Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Tillfredsställande

Bedömargruppen anser att lärosätet i sin styrning och organisation har ett välutvecklat och ändamålsenligt kvalitetssystem som säkerställer kvaliteten i utbildningarna. Samtliga bedömningsgrunder i bedömningsområdet är uppfyllda.

Styrkor:

• Verksamhetsplaneringsprocessen och styrdokumentet Prioriterad verksamhetsutveckling ger goda förutsättningar för en ändamålsenlig processorientering, holistisk syn på strategisk planering samt prioritering av verksamheten och uppföljningen.
• Matrisorganisationen för grundutbildningen med beställare och utförare ger en tydlighet i kvalitetsarbetet och en möjlighet att följa upp kvaliteten i utbildningarna, både när det gäller behov av åtgärder och uppföljning av genomförda åtgärder.
• Kvalitetsarbetet sker i många olika forum som möjliggör en bred delaktighet.

Utvecklingsområden:

• Utveckla helheten i kvalitetssystemet för forskarutbildningen, inklusive uppföljningen av forskarutbildningen.
• Förtydliga arbetsordningen för forskarutbildningen.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har ett välutvecklat och ändamålsenligt kvalitetssystem med hög ambitionsnivå. I huvudsak etablerades systemet 2013, men bygger på en lång erfarenhet av kvalitetsarbete. Bedömargruppen anser att lärosätets kvalitetssystem säkerställer kvaliteten i utbildningarna och att det relaterar till lärosätets övergripande mål och strategier.

Kvalitetssystemet utgår ifrån lärosätets vision Chalmers – för en hållbar framtid som konkretiseras i Prioriterad verksamhetsutveckling (PVU) 2019–2021. Verksamhetsplaneringsprocessen (VP-processen) integrerar kvalitetssystemet med de övergripande målen för verksamheten liksom de övergripande strategierna. I VP-processen diskuteras förutsättningar för utbildningarna (kompetensförsörjning, bemanning, arbetsmiljö, jämställdhet och infrastruktur, med mera). Lärosätets avsikt är att VP-dialogen ska bidra till att kunskap sprids och en samsyn bildas kring målen på ledningsnivå och i tvärgående led i organisationen. Bedömargruppen tolkar VP-processerna som ett viktigt verktyg för att bidra till att säkerställa att kvalitetssystemet relaterar till lärosätets övergripande mål och strategier.

Av självvärderingen framgår att lärosätets kvalitetssystem har två delar: ett kvalitetssystem för grundutbildning och ett för forskarutbildning. De två delarna har olika karaktär. Enligt lärosätet har detta sin grund i att systemet för forskarutbildningen är nyare och därmed inte lika genomarbetat, samt att lärosätet valt olika sätt att organisera grundutbildningen och forskarutbildningen.

Kvalitetssystemet för grundutbildning, Utbildning i världsklass, är en del i Prioriterad verksamhetsutveckling och bygger på studentens väg genom utbildningen från rekrytering till examen och alumn, samt delar upp målen i delmål och nyckeltal. Bedömargruppen ser positivt på att lärosätet kopplar mål och delmål till olika delar av studentens väg genom utbildningen, eftersom det ger bra möjligheter att ha ett kvalitetsarbete som relaterar väl till verksamheten.

Kvalitetssystemet för grundutbildningen präglas även av att lärosätet har organiserat grundutbildningen i en beställar- och utförarorganisation där "överenskommelsen" är central. Bedömargruppen ser positivt på att beställar- och utförarorganisationen fungerar stabiliserande och kvalitetsdrivande samtidigt som gruppen ser en potentiell utmaning i att arbetet med att skapa en sammanhållen kvalitetskultur eventuellt kan påverkas negativt av ett transaktionssystem. Utbildningsprogrammen beställer kurser och institutionerna där alla lärare har sin anställning levererar kurser. Institutionernas utbildningsuppdrag kravställs, förhandlas, formuleras och resurssätts i "överenskommelsen". Detta processorienterade och cykliska arbetssätt beskrivs utförligt i självvärderingen, men var delvis svårt att förstå i alla detaljer, exempelvis när det gäller ansvarsfördelning samt tillgång, styrning och kontroll över resurser. Under platsbesöken fick bedömargruppen en tydligare bild av systemet och därmed större förståelse av hur de olika arbetssätt som tillämpas för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna hänger ihop i en sorts matris. Däribland kan nämnas systematiska dialoger mellan formella grupperingar med ansvar för utbildningarnas kvalitet, kollegial granskning (examinerande seminarier, interna och i vissa fall externa programutvärderingar, med mera) samt systematisk insamling och analys av kvalitetsdata (till exempel genom alumnenkät och kursvärderingsprocessen).

Kvalitetssystemet för forskarutbildningen, Forskarutbildning av högsta kvalitet, ligger under målet "Excellent forskning" och beskrivs i självvärderingen som att det bygger på doktorandens väg. Bedömargruppen ser dock detta som inte riktigt lika väl genomarbetat och inte heller lika tydligt kopplat till Prioriterad verksamhetsutveckling jämfört med systemet för grundutbildningen. Enligt självvärderingen beror detta på att kvalitetssystemet för forskarutbildningen delvis är under utveckling och att forskarutbildningen i hög grad är individualiserad. Platsbesöken visar att mycket av kvalitetsarbetet i forskarutbildningen sker kopplat till respektive forskarutbildningsämne (forskarskola) och till doktorandernas individuella studieplaner som bygger på de olika specifika forskningsprojekt som utgör stommen i deras forskarutbildning. Bedömargruppen vill betona att det är viktigt för lärosätet att arbeta vidare med helheten i kvalitetssystemet för forskarutbildningen.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy (både för grundutbildning och forskarutbildning) som är offentlig. Den finns publicerad offentligt på lärosätets webbplats. Kvalitetssäkringspolicyn är en del av den strategiska styrningen. Policyn utgår från visionen med övergripande mål samt dokumentet Prioriterad verksamhetsutveckling som innehåller konkretiserade mål för de tre kommande åren. Institutionerna formar strategiska handlingsplaner utifrån den prioriterade verksamhetsutvecklingen. För grundutbildningen präglas systemet av att lärosätets utbildning är organiserad i en beställar- och utförarorganisation med överenskommelser mellan institutionerna och utbildningsområden samt dialoger om verksamhetsplanering mellan ledningen och institutionerna (och liknande dialoger för andra delar). För forskarutbildningen har kvalitetspolicyn relativt nyligen blivit en integrerad del av kvalitetssystemet och är därför inte helt implementerad i alla led. Bedömargruppen ser det som viktigt att fortsätta utveckla denna del.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Lärosätets ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet finns beskriven och tydliggjord i de underlag som bedömargruppen tagit del av. Det finns tydliga roller och uppdrag för de flesta centrala funktioner och tydliga principer för delegering.

Organiseringen är motiverad utifrån kvalitetshänsyn och genomförs i linje med de principer och riktlinjer som finns i styrdokument, arbetsordning och delegationsordning. I den matrisorganisation som tillämpas i grundutbildningen med beställare (programmen) och utförare (institutionerna) har institutionerna ansvar för att leverera kurser och för kompetensförsörjning (lärare). Vicerektor för utbildning och livslångt lärande har det övergripande ansvaret. Utbildningsområdesledare ansvarar för samordning och koordinering mot gemensamma mål och har ansvar för studenternas fysiska miljö. De programansvariga beställer kurser och har ansvar att säkra kurskvaliteten, bland annat genom kursvärderingar. De programansvariga ansvarar även för studenternas psykosociala arbetsmiljö. Viceprefekten ansvarar för att kursutbudet och pedagogiken kvalitetssäkras och utvecklas inom institutionens resurser. Examinatorerna ansvarar för att kurserna håller beställd kvalitet och når bestämda mål. Utanför detta finns chefen för enheten Marknad som ansvarar för att organisera och följa upp studentrekrytering och alumni-relationer, chefen för Student- och utbildningsavdelningen som ansvarar för studievägledning, utbildningsstöd, studentstöd samt antagnings- och examensprocesser, chefen för enheten Stöd till utbildningsutveckling som ansvarar för internationella avtal och relationer, kvalitetssamordning, arbetslivssamverkan och pedagogiska frågor samt chefen för Serviceavdelningen som ansvarar för schema, tentamen och undervisningslokaler. Bedömargruppen ser det som en styrka att det är många funktioner och personer inblandade i kvalitetsarbetet.

När det gäller forskarutbildning är det vicerektor för forskning och forskarutbildning som har det övergripande ansvaret, och det innefattar exempelvis mål och processer. Här ingår att leda Forskarutbildningsnämnden, där institutionerna representeras av pro- eller viceprefekt för forskarutbildning och där doktorander finns representerade. Pro- och viceprefekt för forskarutbildning ansvarar för organiserandet av forskarutbildningen på varje institution. Vid lärosätet organiseras forskarutbildningen i forskarskolor. Det finns några institutions- och ämnesövergripande forskarskolor, men varje forskarskola motsvaras av ett forskarutbildningsämne. Varje forskarskola har en studierektor som ansvarar för att följa upp forskarutbildningen och doktoranderna minst en gång per år. Uppföljningen sker genom uppföljning av doktorandernas individuella studieplaner. Studierektorerna ansvarar även för kurs- och seminarieverksamheten. Vid en forskarskola finns flera examinatorer som säkerställer att varje enskild doktorands forskarutbildning uppfyller kvalitetskraven på forskningsuppgifter och övriga moment samt godkänner de individuella studieplanerna. Handledarna ansvarar för att handleda och se till att de individuella studieplanerna följs. Detta beskrivs i Arbetsordning för forskarutbildning. I studentinlagan framkom kritik mot dokumentet och platsbesöken bekräftade att det verkar finnas olika varianter, tolkningar och tillämpningar av arbetsordningen på olika institutioner och i olika forskarskolor samt att detta kan skapa otydlighet och osäkerhet. Därför rekommenderar bedömargruppen lärosätet att fortsätta arbetet med att tydliggöra detta.

Vid läsning av lärosätets självvärdering hade bedömargruppen svårigheter att förstå relationerna mellan institutionernas forskning (genomförandet och organiseringen av forskningen, dvs. forskarutbildningsämnenas forskningsöverbyggnad) och forskarskolorna. Det verkade som om forskarskolorna var organisatoriskt frikopplade från forskargrupperna. Vem som har ansvaret för kvaliteten i forskningen och för uppföljningen av den framkommer inte tydligt i underlagen. Även gränsdragningen mellan kollegiets ansvar och linjechefernas ansvar är otydligt beskriven. Vid platsbesöken framkom en något klarare bild, och de intervjuade såg inte några problem med lärosätets ansvarsfördelning inom forskarutbildningen och när det gäller uppföljning och säkerställande av kvaliteten i forskningen lutar sig lärosätet mot forskarsamhällets ordinarie peer-review-system. Trots beskrivna utvecklingsområden anser bedömargruppen att bedömningsgrunden är uppfylld.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Bedömargruppen noterar att processer för bred delaktighet, engagemang och ansvar är väl beskrivet i självvärderingen, framför allt för grundutbildningen, vilket också bekräftas vid platsbesöken. Trots en något vagare bild av forskarutbildningen, uppfattar bedömargruppen att bedömningsgrunden är uppfylld. Lärosätet lyfter fram överenskommelsearbetet som en central aktivitet och även kursvärderingsarbetet. Det arbetet som sker inom kursvärderingsprocessen, programråden och överenskommelsearbetet i beställar- och utförarorganisationen anser bedömargruppen vara goda exempel på hur både studenter och lärare uppmuntras till att delta i kvalitetsarbetet. Lärosätet betonar att kårobligatoriet och ersättningen till studenter som medverkar i kursnämnderna är en viktig förutsättning för att studenterna ska kunna ta en aktiv del i kvalitetsarbetet. Lärosätet har några pågående stora stiftelsesatsningar CHAIR, GENIE och TRACKS som syftar till att bidra till en kultur med öppenhet och möjlighet. Till viss del är dessa satsningar svar på problem och förslag som kommit från studenter, vilket bedömargruppen ser positivt på.

I självvärderingen och vid platsbesöken framkom många exempel på insatser som syftar till att uppmuntra medarbetare till delaktighet och ansvarstagande, däribland en gemensam introduktion för alla nyanställda på lärosätet, seminarium med rektor som hålls två gånger per år och kvalitetskonferenser. Det finns även flera forum och enheter som arbetar med kvalitetsfrågor, exempelvis studierektorsgrupp, forskarutbildningsnämnd och handledarforum. Sedan 2013 genomförs årligen en medarbetarenkät. Data inhämtas från alla medarbetare, inklusive doktorander. Resultatet används för att förbättra arbetsmiljön. Lärosätet strävar efter ett medvetet medarbetarskap och ett arbetsklimat som kännetecknas av öppenhet, delaktighet, respekt och mångfald, inspirerande miljöer och att det ska finnas förutsättningar för kreativitet, engagemang och nyfikenhet. Ett möjligt utvecklingsområde som bedömargruppen såg är oklarheter i processen för kollegialt inflytande. Här finns en stor potential för delaktighet, engagemang och ansvar men bedömargruppen fick inte någon utvecklad bild av hur lärosätet systematiskt arbetar med detta.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

VP-dialogerna är instrumentet som används för att koppla samman kvalitetssystemets resultat med strategisk styrning och utveckling av kvalitetssystemet. Kvalitetssystemet används på så vis för att lärosätet ska arbeta mot de mål som är formulerade i verksamhetsplanerna. I samtalen om överenskommelser används kursvärderingar och kursutbudsprocessen som underlag. Utvecklingen av kvalitetssystemet görs ibland i form av formella uppföljnings- eller utvärderingsprojekt. Ett exempel är att lärosätet arbetar med att ta fram en gemensam modell för extern programutvärdering. Ett annat exempel är intern utvärdering av forskarskolor. Det senare resulterade bland annat i att individuella studieplaner kommer att digitaliseras. En elektronisk plattform för de individuella studieplanerna har beretts i forskarutbildningsnämnden och ett verktyg för detta är under utveckling och ska implementeras under 2020. Just nu pågår arbete med ett beslutsstödsystem som ska möjliggöra en samlad bild av relevant information (med så lite manuell hantering som möjligt) och som ska ligga till grund för kvalitetsbedömningar och åtgärder.

Sammantaget anser bedömargruppen att de olika processer som beskrivs i självvärderingen redovisar väl fungerande cykliska processer med utvärdering – analys – åtgärder – uppföljning. Bedömargruppen ser dock några frågetecken i processen för uppföljningen inom forskarutbildningen och de effekter resultatet av utvärderingar där har för utvecklingen av forskarskolorna.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Uppfylld

Lärosätet har en kommunikationspolicy som anger mål och ansvariga. Den ordinarie ansvarsstrukturen används för att sprida information och bedömargruppen anser att detta sker på ett ändamålsenligt sätt. Styrelsen får årligen information som ligger till grund för beslut om utbildningsutbud. Dessutom kommunicerar lärosätet information som genereras av kvalitetssystemet med tre grupper av intressenter: studenter/doktorander, medarbetare och externa parter.

Resultat från kursvärderingar och protokoll från kursnämnder och programråd kan ses av studenterna via studentportalen. Förändringar i kurser som har genomförts som ett resultat av kursvärderingar rapporteras i kursernas kurs-PM. Kurs-PM tillgängliggörs för studenterna via lärplattformen. Externa parter får informationen via programråd och institutionsråd. Intranätet är den huvudsakliga kanalen till medarbetarna. Resultaten som kvalitetssystemet genererar kommuniceras till medarbetare bland annat via beslutsstödsystemet QlikView där olika moduler finns. För grundutbildningen omfattas information om antagning och studieuppföljning från antagningssystem och Ladok samt kursutvärderingar. För forskarutbildning ges bland annat information om antagning, aktiva forskarstuderande, examen och generic and transferable skills-kurser. Det finns även stöd för institutioner om exempelvis ekonomi. Vid platsbesöken framkom att QlikView inte alltid fungerar bra i praktiken. Bedömargruppen menar att detta är något som behöver utvecklas. Ett utvecklingsområde är även informationstexter på engelska.