Styrning och organisation

Bedömningsområde 1: Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Bedömargruppen anser att lärosätets kvalitetssystem är ambitiöst uppbyggt utifrån dels erfarenheter, dels den nya organisationens visioner och mål för verksamheten. Eftersom systemet är ungt har det inte till alla delar kunnat genomföras ännu, men bedömargruppen uppfattar kvalitetssystemet som ändamålsenligt och transparent, och att det har förutsättningar att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och i lärosätets övriga verksamhet. Vid Röda Korsets högskola råder en stolt kvalitetskultur som genomsyrar både styrdokumenten och intervjuerna vid platsbesöken.

Bedömargruppen anser att en tydlig ansvarsfördelning är en viktig förutsättning för ett systematiskt kvalitetsarbete. Den nya organisationen framstår i sin nuvarande form inte helt till fördel för kvalitetsarbetet. Även om lärosätet i det här fallet menar att dess litenhet garanterar att organisationen fungerar, så menar bedömargruppen att en tydligare ansvarsfördelning skulle minska sårbarheten, öka transparensen och bidra till ett effektivare resursutnyttjande Detta är lärosätet medvetet om och har redan efter 1,5 år utvärderat organisationen och ett utvecklingsarbete för en mer ändamålsenlig ansvarsfördelning har tagit vid. Lärosätet beskriver systematiska processer för utvärdering, utveckling och återkoppling, och intervjuerna vid platsbesöken vittnar om en engagerad personal och studentkår. Lärosätet visar genom utvärderingen av organisationen och andra åtgärder, som paus i en del av utbildningsverksamheten på avancerad nivå och genomgripande förändringar av sjuksköterskeprogrammet, prov på att lärosätet tar tillvara de resultat som utvärdering av verksamheten visar.

Sammantaget lyfter bedömargruppen fram följande styrkor inom bedömningsområdet styrning och organisation:

• Kvalitetssystemet genomsyras av lärosätets övergripande mål och strategier, vilket gör det till ett fungerande verktyg i lärosätets strategiska arbete.
• Lärosätets kvalitetsarbete är känt i hela verksamheten och kvalitetskulturen avspeglas i det dagliga arbetet och beslutsfattandet.
• Lärosätet har utvecklat systematiska processer och ett tydligt årshjul för uppföljning av kvalitetsarbetet.
• Lärosätet följer upp resultat och slutsatser som genereras genom kvalitetsarbetet, och lärosätets ledning är väl informerad om och aktiv i kvalitetsarbetet.

• Lärosätets organisation och ansvarsfördelningen mellan ett rikligt antal roller och befattningar i oklar arbetsfördelning bör förtydligas och förenklas utifrån lärosätets storlek och uppdrag.
• En framskrivning av hur de värderingar som lärosätet vill bygga arbetet på ska synas i det dagliga arbetet och kan förtydliga kvalitetsarbetet.
• Kvalitetsrådets ansvar, uppgifter och arbetssätt i lärosätets kvalitetsarbete är oklart och bör förtydligas.
• Systematisk dokumentation av arbetet behöver utvecklas, för bättre insyn i beslutsfattandet och som stöd för det dagliga arbetet.
• Personalens och de studerandes direkta och systematiska tillgång till de beslutande organens verksamhet och beslut skulle kunna bidra till en högre grad av delaktighet och engagemang.
• Personalens arbetsbeskrivningar och uppgifter bör ses över, så att arbetsprocesserna fungerar även vid personalbyte.
• Den avancerade nivån inom utbildningsverksamheten bör i högre grad integreras i kvalitetssystemet.
• Den internationella studerandegruppens tillgång på information bör säkerställas för att möjliggöra deras engagemang och delaktighet i kvalitetssäkringsarbetet.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Lärosätet uppger i sin självvärdering att arbetet med att bygga upp ett centraliserat systematiskt kvalitetssäkringssystem påbörjades under hösten 2015, samtidigt som en ny organisation och arbetsordning för ledningsstrukturen vid lärosätet fastställdes. Förändringarna medförde behov av att granska organisationen och ansvarsfördelningen samt gå igenom flera interna styrdokument. Organisationsstrukturen förändrades ytterligare under 2017 då den hälsovetenskapliga institutionen bildades. Även det administrativa stödet har anpassats för att bättre passa utbildnings- och forskningsverksamhetens behov och högskoleförvaltningen omorganiserades i oktober 2018.

Lärosätet konstaterar i självvärderingen att man bedrev ett kvalitetsarbete även före 2015, om än inte lika systematiskt som i dag, och att dessa erfarenheter har bidragit till utformningen av det nuvarande kvalitetssystemet. I intervjuerna betonas betydelsen av ett systematiskt kvalitetsarbete för lärosätet och att arbetet med lärosätets kvalitetssystem har varit gynnsamt, eftersom man ser att systemtänkandet bidrar till en förbättrad verksamhet och bättre målmedvetenhet.

Kvalitetssäkringssystemet för lärosätet bygger på ett-, tre- och sexårscykler, där kurser och utbildningsprogram följs upp genom intern och extern granskning. Den externa granskningen består dels av kollegial granskning av examensarbeten vart tredje år tillsammans med två andra lärosäten, dels av UKÄ:s granskningar vart sjätte år. En gång om året granskar utbildningsnämnden alla program och styrdokument som rör utbildningarna. I dokumentet som beskriver lärosätets kvalitetspolicy uppges att lärosätets kvalitetsarbete utgår från ESG:s tio standarder (Policy för kvalitetssäkring vid Röda Korsets högskola). Kvalitetsarbetet konkretiseras i Handlingsplan för kvalitetsarbete vid Röda korsets högskola 2017–2022. I dokumentet beskrivs varje mål för kvalitetssäkringen med fokus på mål, genomförande, uppföljning och återkoppling, med tydlig koppling till ESG. Handlingsplanen ska följas upp i styrkort och dokumenteras i en årlig kvalitetsrapport. Kvalitetssamordnaren har ansvar för uppföljning och analys av resultaten.

Lärosätet har kommit olika långt i genomförandet av cyklerna, men av Kvalitetsrapport för 2018 framgår att man gjort en utvärdering inom ettårs-cykeln med systematisk redovisning av uppnådda mål och flera definierade utvecklingsområden Ett gott exempel är arbetet med att ta fram en gemensam enkät för kursvärderingar med standardiserade frågor och en processbeskrivning för kurs- och programutvärdering, vilket även beskrivs i självvärderingen. Kvalitetsuppföljningen innebär att rektor får återkoppling och att åtgärderna arbetas in i nästa års verksamhetsplan. Bedömargruppen upplever att dokumentation och intervjuer i samband med platsbesöken visar att kvalitetsarbete sker, exempelvis det arbete lärosätet har startat med anledning av UKÄ:s granskning av hållbar utveckling. Dessutom stärks bedömarnas tilltro till lärosätets förmåga att utföra genomgripande utvecklingsarbete av genomförda förändringar av sjuksköterskeprogrammet och specialistsjuksköterskeprogrammen under de senaste åren, bland annat med utgångspunkt de utbildningsutvärderingar som dåvarande Högskoleverket genomfört. Den planerade granskningen av examensarbeten inleds under 2019 och formerna för detta håller på att utvecklas.

Bedömargruppen uppfattar att kvalitetssystemet genomsyras av lärosätets övergripande mål och strategier och har en tydlig koppling till ESG. Detta bekräftas av styrelsens engagemang, delaktighet och involvering i lärosätets operativa kvalitetsarbete. Det bekräftas också under det andra platsbesöket när både personal och studerande återger hur de arbetar med lärosätets profilområden. Bedömargruppen anser att det inte är tydligt i dokumentationen hur tidigare kvalitetsarbete och granskningar vid lärosätet har bidragit till utvecklingen av det nya kvalitetssäkringssystemet, men att intervjuerna vid särskilt det andra platsbesöket klarlägger och konkretiserar utvecklingsarbetets olika skeden. Kvalitetsrådet ska vara ett samverkande och rådgivande organ för kvalitetsfrågor, men bedömargruppen kan inte med tydlighet se rådets funktion, varken utifrån dokument eller utifrån intervjuer. Bedömargruppen uppfattar att kvalitetsrådet i dagsläget fungerar mer som en intressegrupp än ett verktyg i kvalitetssystemet. Även lärosätet uttrycker vid platsbesök två ett behov av att se över kvalitetsrådets roll, vilket bedömargruppen ser som positivt.

1.2 Lärosätet har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Lärosätet har en policy för kvalitetssäkring. I dokumentet beskrivs lärosätets kvalitetssäkringssystem för verksamheten och dess strävan i relation till kvalitetsarbetet. Genom kvalitetssäkringssystemet önskar lärosätet säkra att kvalitetsutvecklingen är målinriktad och systematisk. Kvalitetsarbetet uppges vara särskilt viktigt för att lärosätet ska kunna möta de utmaningar som finns inom hälsa, vård och välfärd utifrån ett globalt perspektiv. Särskilt beaktas frågor om utsatthet och ojämlikhet. Kvalitetssäkringssystemet gäller enligt självvärderingen utbildning och forskning, men systemet och uppföljningen behandlar även administration och ekonomiuppföljning. Värdeorden för systemet är respekt, tillit och samarbete. Lärosätet strävar efter att värdeorden ska genomsyra lärosätets arbete. Samtidigt ska systemet enligt lärosätet även bidra till kvalitetsutveckling inom jämställdhet/jämlikhet, hållbar utveckling och internationalisering.

Bedömargruppen konstaterar att i beskrivningen av lärosätets kvalitetskultur och kvalitetssäkringssystem framkommer det inte på vilket sätt man tagit fram de värderingar man vill bygga arbetet på och hur värderingarna syns i det dagliga arbetet, men att ambitionen är hög och uppfattas som trovärdig. Detta bekräftas i intervjuerna och dokumentet som beskriver kvalitetssäkringssystemet och handlingsplanen framstår som väl kända inom organisationen och ligger till grund för beslut på olika nivåer. Bedömargruppen upplever att både personalens och de studerandes inlägg vid platsbesöken avspeglar den kvalitetskultur som lärosätet beskriver. Lärosätets engagemang i kvalitetsarbetet styrks även av externa intressenter. I intervjuerna vid bedömargruppens platsbesök framkommer flera exempel på att lärosätets profil är viktig både i det dagliga arbetet och beslutsfattandet samt vid t.ex. rekrytering av studerande och personal. Intervjuerna visar också att värdegrunden är välkänd av både anställda och studenter.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Inte uppfylld

Lärosätets styrelse har det yttersta ansvaret för uppföljningen av kvalitetsarbetet, medan ledningsgruppen ansvarar för kvalitetssäkring på en övergripande nivå och är rådgivande till rektorn som fattar beslut. I övrigt beskriver dokumentet Organisation och arbetsordning för ledningsstrukturen vid Röda Korsets högskola hur lärosätet är organiserat, uppdragen inom ledningsstrukturen och var beslut fattas inom organisationen. Rektors delegationsordning för Röda Korsets högskola (beskriver var beslut fattas och beslutsmandat.

Lärosätet genomförde en utredning av organisationsstrukturen 2015, som ledde till en organisationsförändring med bl.a. sammanslagning av den akademiska verksamheten till en institution. Målet var att anpassa och utveckla verksamheten i relation till lärosätets resurser och kunskapsmiljöer. I självvärderingen beskriver lärosätet den nya organisationen och ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet. Olika nivåer och funktioner inom organisationen är delaktiga och ansvariga för uppföljningen av kvalitetsarbetet. Prorektor är dessutom kvalitetssamordnare och ansvarar för kvalitetsarbetet, kvalitetssäkringen och den årliga uppföljningen av kvalitetsarbetet vid lärosätet. Prorektors kvalitetsarbete ska inkludera både lärosätets interna arbete och samverkan med externa kvalitetsaktörer.

I beskrivningen av organisationsförändringen i självvärderingen saknas en beskrivning av på vilka grunder man fattade beslut om hur den nya organisationen skulle utformas. I intervjuerna beskriver lärosätet utvecklingen som en process som skedde utifrån verksamheten som uppfattades vara för spretig. Bedömargruppen uppfattar att organisationen, ansvarsfördelningen och hur arbetet dokumenteras är något oklar. Det är otydligt hur, och i vilka former, möten mellan dekanerna, prorektor och rektor sker och var dokumentation från möten finns. Även intervjuerna vid bedömargruppens båda platsbesök ger en blandad bild av om lärosätets personal vet vilken ansvarsfördelning som gäller och vilken person eller funktion som beslutar om vad.

Lärosätet har många olika befattningar av chefskaraktär. Lärosätet har också många olika formella och icke-formella organ som akademiskt råd, programråd, kvalitetsråd, ämneskollegier och beredningsgrupper. Bedömargruppen ställer sig tveksam till om lärosätets organisation är ändamålsenligt utformad med beaktande av lärosätets verksamhet och storlek. Bedömargruppen uppfattar även en viss diskrepans mellan hur ansvarsfördelningen beskrivs i dokumenten och hur rollerna ser ut i den dagliga verksamheten. Eftersom lärosätets personresurser är begränsade, har en del personer i ansvarsställning en mångfasetterad arbetsbild, i vissa fall med flera funktioner, och det blir otydligt vilket ansvar och funktion den enskilda personen har i olika sammanhang. Under intervjuerna under det första platsbesöket konstaterades t.ex. att valet av kvalitetssamordnare visar att lärosätet anser att kvalitetsarbetet är mycket viktigt. Samtidigt konstaterar man att en stor del av kvalitetsansvaret ligger på dekannivå (för utbildning) genom att utbildningsnämnden bereder rektorsbesluten.

Bedömargruppen konstaterar att det finns behov av att analysera personalens arbetsbeskrivningar och uppgifter, något som även lärosätet lyfter fram i intervjuerna under det andra platsbesöket. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att se över arbetsbeskrivningen i den nuvarande personalens uppdrag innan man tillför organisationen fler befattningar och titlar. Lärosätet uppger vid platsbesöken att dess litenhet garanterar att organisationen fungerar, eftersom kommunikationsvägarna är korta. Bedömargruppen utgår från att så är fallet, men systematiskt kvalitetsarbete kan inte vara beroende av enskilda personer, utan ska fungera även vid personbyte eller om verksamhetens omfattning ökar. Otydligheten i ansvarsfördelningen medför i praktiken en sårbarhet som syns till exempel i avsaknad av dokumenterad information om beslut mellan vissa ansvarspersoner på olika nivåer i verksamheten och till övrig personal och studerande.

Bedömargruppen noterar att lärosätet vid intervjuerna uppger sig ha definierat problemet med att organisationsstrukturen inte är helt fungerande och att organisationsförändringen har följts upp under våren 2019. Utvecklingsarbete har inletts och åtgärder för att förbättra ansvarsfördelningen kommer att utföras. Bedömargruppen anser att det är positivt att organisationsförändringen följts upp och att man redan efter en kort tid är beredd till förändringar. Bedömargruppen finner att förutsättningarna för utvecklingsarbetet är goda och att beredskapen till förbättringsarbete tyder på att lärosätet är kontinuerligt självkritiskt till sina egna beslut. Lärosätet visar ett genuint intresse av att förbättra verksamheten.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Lärosätet uppger i självvärderingen att kvalitetssäkringssystemet består av olika delar i form av styrdokument, målstyrning, processorienterat arbetssätt, värdegrundsarbete och årshjul. Dokumenten anger tidpunkter för uppföljning inom verksamheten. Systemet har utgångspunkt i ESG. Kvalitetsarbetet konkretiseras i Handlingsplan för kvalitetsarbete vid Röda Korsets Högskola 2017–2022. I dokumentet beskrivs varje mål för kvalitetssäkringen med fokus på mål, genomförande, uppföljning och återkoppling. Lärosätet hänvisar i dokumenten till användningen av PDCA-modellen (Plan-Do-Check-Act).

Målområdena för de systematiska processer som lärosätet beskriver, t.ex. processen för kurs- och programutveckling, är omfattande och fungerande. Materialet, som är digert och väl beskriver de olika målområdena, bidrar till lärosätets kvalitetskultur. Vid platsbesöken stärktes intrycket av en aktiv, kännbar och god kvalitetskultur.

Bedömargruppen anser att alla processer inte beskrivs i sin helhet och att processbeskrivningarna därför ännu inte fullt ut följer PDCA-modellen. Det blir t.ex. inte alltid tydligt hur data för kvalitetsarbetet samlas in och hur vissa åtgärder kommuniceras till intressenter. Trots detta ser bedömargruppen att lärosätets ambition är , att arbetet är i god utveckling och att t.ex. systematiken för kursutvärderingarna är en helhet. Vid det första platsbesöket uppger lärosätet att man är medveten om att mer systematik behövs, och i det fortsatta utvecklingsarbetet vill man därför förankra systemet ytterligare. Strävan är att man ska kunna följa utvecklingen tydligt i dokumentationen och att det ska finnas en strukturerad uppföljning där studentfokus är viktigt. Bedömargruppen stödjer denna strävan och ser att lärosätet är på god väg vilket gör det troligt att det återstående utvecklingsarbetet kommer att lyckas.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

I självvärderingen ger lärosätet exempel på hur olika nivåer i verksamheten är involverade i kvalitetsarbetet samt hur resultaten av kvalitetssystemet används och leder till förnyelse av delar av kvalitetssystemet.

De resultat som genereras ska följas upp och återkopplas av rektor i form av uppdrag kopplade till verksamhetsplanen. Dokumentet Årshjul för kvalitetsuppföljning uppger alla de uppföljningar som olika enheter ska genomföra under året och som har relevans för kvalitetsarbetet. Informationen förtydligas ytterligare i dokumentet Rektors delegationsordning för Röda Korsets högskola, där det beskrivs vilka uppdrag olika befattningar ansvarar för. Beskrivningarna av uppföljningen av arbetsliv och samverkan, jämställdhet och studentperspektiv i verksamheten framgår enligt bedömargruppen inte tydligt i dokumentet men klarläggs delvis i handlingsplanen för kvalitetsarbete.

Bedömargruppen anser att uppföljningen av resultat och slutsatser som genereras genom kvalitetsarbetet beskrivs väl, från verksamheten till ledningen och styrelsen, och fungerar i praktiken. Detta framgår också av kvalitetsrapporten och i protokoll, och flera exempel ges i självvärderingen och bekräftas i samband med platsbesöken. Bland annat nämns resultat i form av utveckling av kvalitetssystemet för kvalitetssäkringen av förvaltningens stödfunktioner, en ny strategi för kvalitetssäkringsarbetet av VIL och VFU samt beslut om en gemensam enkät och process för program- och kursvärdering.

1.6 Den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Uppfylld

Handlingsplan för kvalitetsarbete vid Röda Korsets högskola 2017–2022 beskriver varje mål för kvalitetssäkringen med fokus på mål, genomförande, uppföljning och återkoppling. Interna och externa intressenter får information vid diverse möten och sammankomster, och personalen har även tillgång till information genom verktyget Teams. Studerande får information om t.ex. kursutvärdering genom verktyget Canvas. Både personal och samtliga studerande får dessutom information om verksamheten via månadsblad, i form av riktad e-post.

I intervjuerna under det första platsbesöket betonades lärosätets litenhet som gör att information till och från kvalitetsarbetet blir en integrerad del i det dagliga arbetet och på alla nivåer på ett naturligt sätt. Både interna och externa intressenter bekräftar i intervjuerna att återkoppling och information uppfattas fungera på ett ändamålsenligt sätt.

Genom intervjuerna i samband med det andra platsbesöket verifierades att en intresseanalys pågår. Bedömargruppen instämmer med att lärosätet i högre grad bör precisera hur åtgärder systematiskt ska kommuniceras till olika intressenter, både internt och externt. Det är inte alltid tydligt hur lärosätet systematiskt rapporterar om de slutsatser man drar och de åtgärder som resultaten föranleder från beslutsfattande organ på olika nivåer till personal och studerande. Bedömargruppen rekommenderar att lärosätet dokumenterar processen även från ledning till verksamhetens olika intressenter.

Lärosätets informationsdelgivning sker på olika sätt främst i bearbetad form, vilket kan vara ändamålsenligt med avseende på spridningen. Men för att i högre grad möjliggöra intressenternas delaktighet rekommenderas lärosätet ombesörja att var och en i organisationen även har direkt tillgång till processbeskrivningarna och beslut om kvalitetsarbetet. Även om lärosätet har systematiska processer som syftar till att uppmuntra till delaktighet, engagemang och ansvar, så behöver processbeskrivningar och beslut i högre grad vara tillgängliga på ett enkelt sätt. Detta berör särskilt studerande på avancerad nivå som inte rör sig på campus i lika hög grad som övriga studenter och personalen. Vidare rekommenderar bedömargruppen att lärosätet i högre grad översätter dokument till engelska för att på ett ännu bättre sätt möjliggöra de internationella studenternas och den internationella personalens engagemang och delaktighet i verksamheten.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att trots vissa svagheter i kommunikationen av den information som genereras av kvalitetssystemet, visar lärosätet genom intervjuerna i samband med de båda platsbesöken att både personal och studerande uppfattar informationshanteringen som systematiskt och tillräcklig, vilket visar att identifierade utvecklingsområden i högre grad framstår som luckor i beskrivningen av systemet än hur det fungerar i verkligheten.