Styrning och organisation

Inte tillfredsställande

Stockholms konstnärliga högskola (SKH) blev resultatet av den politiska ambitionen att slå samman de konstnärliga högskolorna i Stockholm. Ambitionen hörsammades av Dans och Cirkushögskolan, Operahögskolan och Stockholms dramatiska högskola, som därmed också fick stimulansmedel för konstnärlig forskning från regeringen. Sedan samgåendet 2014 har SKH arbetat med att utveckla en stark forskningsmiljö och strävat efter att hålla samman de tidigare starka autonoma lärosätena vid de fyra olika geografiska lägena.

Kvalitetssystemet som började utvecklas efter samgåendet är en del i denna strävan, och bedömargruppen ser en stor potential i att systemet kan få en samlande funktion. De kvalitetsdrivande processer som byggs upp runt kursvärderingarna är positiva, och det finns ett engagemang från personal och studenter som inte bara är riktad mot den egna institutionen utan även mot SKH som helhet. Med tanke på bakgrunden för lärosätet och de utmaningar som en sådan sammanslagning innebär så finner bedömargruppen att SKH är på rätt väg och de organisationsutvecklingar som skett de senaste åren (exempelvis att avveckla dekannivån) är välavvägda och i linje med vad som krävs för att skapa ett lärosäte med den kvalitetskultur som eftersträvas.

Lärosätet har en tydlig organisation med en ändamålsenlig ansvarsfördelning och det var under platsbesöken uppenbart för bedömargruppen att organisationen uppmuntrar till delaktighet. Bedömargruppen menar däremot att systemet inte är tillräckligt beprövat för att bedömas tillfredställande när det gäller styrning och organisation. Det finns också utmaningar i kommunikationen relaterat till kvalitetsarbetet i organisationen.

Styrkor

• Kvalitetssystemet vid SKH är sammanhållet, ambitiöst och har en tydlig metodik genom ett förbättringshjul med de fem faserna planera, genomföra, följa upp, åtgärda och återkoppla.
• Institutionernas arbete med kursvärderingar får en spridning i organisationen genom kursrapporterna.
• Institutionerna arbetar för att stärka studenternas delaktighet och stimulera till engagemang.

Utvecklingsområden

• SKH behöver säkerställa att revidering av styrdokument sker med en tydlig process som påbörjas i rimlig tid.
• SKH behöver ta fram en plan för hur kvalitetspolicyn ska revideras periodiskt och för hur den senaste versionen ska vara offentlig och publicerad.
• SKH behöver utveckla relationen mellan rektor och prefekterna i kvalitetsfrågor och kommunikationsformer.
• SKH behöver utveckla arbetet med att ge internationella medarbetare och studenter möjlighet att vara mer delaktiga.

• SKH behöver utveckla rutiner för hur kvalitetsarbetets resultat och utveckling sprids inom organisationen.

Inte uppfylld

SKH beskriver i självvärderingen hur lärosätet är baserat på en sammanslagning av tre självständiga lärosäten, där det initialt fokuserades på att utveckla en stark konstnärlig forskarmiljö. Parallellt har en organisation utvecklats där fokus har varit att hålla samman lärosätet genom gemensamma mål som formuleras i den strategiska planen. Kvalitetssystemet är en del i denna strävan och systemet har enligt självvärderingen byggts upp över tid. Exempel på detta är programvärderingar som infördes 2015 och ett gemensamt arbete med kursvärderingar från 2017. År 2019 beslutades om en modell för utbildningsutvärdering, som innebär att varje program vid SKH ska genomföra en självvärdering och därefter granskas av en extern bedömargrupp.

Kvalitetssystemet bygger dels på ramar (lagar, styrdokument etc.), dels operativa delar där det systematiska kvalitetsarbetet genomförs genom förbättringshjul med de fem faserna planera, genomföra, följa upp, åtgärda och återkoppla. Faserna beskrivs i Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete och exemplifieras i självvärderingen med olika processer, som framtagandet av nya utbildningar, kursvärderingar och antagningsarbetet. SKH anger vidare strukturerade insamlingsaktiviteter i form av uppföljningar och utvärderingar som sker i olika periodicitet som en del av kvalitetssystemet, där utbildningsutvärdering med extern granskning är en av aktiviteterna. En central process är verksamhetsplanering, där verksamhetsdialoger sker varje termin (i den tidigare organisationen mellan rektor och dekanerna men nu mellan rektor och prefekterna).

SKH beskriver det som en styrka att systemet är gemensamt för hela lärosätet, vilket bedömargruppen håller med om. Utifrån de två platsbesöken kan bedömargruppen konstatera att institutionerna har ett nära samarbete och inspireras av varandra när det exempelvis gäller praxis för Riktlinjer för kursvärderingar, vilket bedömargruppen bedömer är en styrka.

Lärosätet beskriver i självvärderingen att verksamheten utgår ifrån Strategisk plan för Stockholms konstnärliga högskola 2016-2019. Vidare står det i självvärderingen att en ny strategisk plan för perioden 2020-2023 ska fastställas under våren 2020. Det finns en god ambition att förankra den strategiska planen i verksamheten, men samtidigt är det en brist att lärosätet inte har initierat processen med revidering i tid. Bedömargruppen menar att systematiska processer för hantering av styrdokument behövs för att säkerställa relationen mellan de strategiska planerna och verksamhetens styrning och att ett styrdokument ska vara fastställt i god tid innan det ska börja gälla. Även kvalitetspolicyn saknades som vi beskriver mer i nästa kapitel. Vid platsbesöken framgick att anledningen till att revideringen av dessa dokument försenats berodde på förändringar i beslutsordningen. Av självvärderingen och platsbesöken är det bedömargruppens intryck att det saknas en samordning av de centrala styrdokumenten vid lärosätet, och därför är det inte tydligt för bedömargruppen hur kvalitetssystemet relaterar till övergripande mål och strategier.

Bedömargruppen menar att en viktig förutsättning för att styrdokument ska få avsedd effekt är att de är uppdaterade och kända i organisationen. Bedömargruppen rekommenderar därför SKH att se över processen för revidering av styrdokument och strategiska dokument, för att ge dem större vikt i kvalitetssystemet. Bedömargruppen föreslår också att rutinerna dokumenteras skriftligt, så att SKH får ett helhetsgrepp om styrning och uppföljning av verksamheten.

Bedömningsgrunden anses inte uppfylld. SKH:s kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det fungerar särskilt väl relaterat till kursvärderingar. Men pilotomgången med utbildningsutvärderingarna är ännu inte är avslutad, så bedömargruppen kan inte bedöma hur den delen fungerar. Bedömargruppen anser att det finns brister som är kopplade till övergripande mål och strategier där systemet ännu inte har implementerats.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Inte uppfylld

SKH beskriver i självvärderingen att kvalitetspolicyn har reviderats under 2019. Målet var att rektor skulle fastställa den i december. Vid platsbesöken framkom att dokumentet inte hade revideras i tid på grund av en ny beslutsordning och vikten av en tydlig förankring i organisationen. Bedömargruppen konstaterar att trots att revideringen beslutades i mars 2020, är det fortfarande den gamla kvalitetspolicyn som är publicerad på webbplatsen.

Eftersom kvalitetspolicyn enligt Riktlinjer för systematiska kvalitetsarbetet är en ram för kvalitetsarbetet vid SKH, så bör lärosätet säkerställa att den aktuella versionen är publicerad och offentliggjord.

Enligt självvärderingen så spelar kvalitetspolicyn en viktig roll för kvalitetssystemet men vid platsbesöken fick bedömargruppen ingen förklaring till varför den senaste versionen inte var publicerad. Bedömargruppen ser därför inte att den har en del i den strategiska styrningen eftersom den inte har behandlas som ett viktigt styrdokument.

Bedömningsgrunden anses inte uppfylld. Kvalitetspolicyn som skulle ha beslutats i december enligt självvärderingen finns fortfarande inte publicerad på webbplatsen och bedömargruppen kan därför inte se att bedömningsgrunden är uppfylld.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Ansvarsfördelningen definieras i Arbetsordning för Stockholms konstnärliga högskola, som även innehåller besluts- och delegationsordningen vid SKH. Ansvaret för kvalitetsarbetet ligger hos rektor, verksamhetscheferna och den kollegialt sammansatta nämnden för utbildning och forskning (NUF). NUF har tre lokala utskott (de tidigare högskolorna) och ett forskarutbildningsutskott. Utskotten bereder bland annat kursplaner för beslut i NUF. Under platsbesöken intervjuades olika grupperingar (ledning, prefekter, ledamöter i NUF, lärare, studenter, ansvariga för forskning och forskarutbildning) om sin inblandning i kvalitetssystemet och bedömargruppen bedömer på basis av underlaget att ansvarsfördelningen fungerar och är ändamålsenlig.

Verksamhetsdialogerna mellan rektor och prefekterna är den huvudsakliga källan för högskoleledningen att få vetskap om verksamhetsnära frågor. Bedömargruppen har av platsbesöken fått intrycket att de sju institutionernas ledningar stödjer varandra och att relationen mellan institutionerna och forskningscentrum fungerar bra. Vidare finns det en tät kontakt mellan NUF:s beredningar vid institutionerna, vilket bedömargruppen anser stärker kvalitetsarbetet. Under platsbesöken fann bedömargruppen att vetskapen från den centrala ledningen om institutionernas kvalitetsarbete var bristande – även i en decentraliserad verksamhet måste rektor känna till verksamhetsnära kvalitetsfrågor. Med tanke på att SKH är ett relativt litet lärosäte så borde det vara möjligt med ett närmare samarbete mellan institutionerna och rektor. Bedömargruppen anser att ansvarsfördelningen mellan rektor och prefekt bör ses över och att det finns ett utvecklingsområde för relationen mellan rektor och institutionerna. Bedömargruppen rekommenderar SKH att se över hur rektor kan få en tätare kontakt med kvalitetsarbetet vid institutionerna.

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Ansvarsfördelningen som definieras i arbetsordningen vid SKH är enligt bedömargruppen ändamålsenlig och tydligt definierad, men behöver utvecklas när det gäller relationerna mellan rektor och prefekt.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld.

I självvärderingen beskriver SKH hur kvalitetssystemet ska vila på en kvalitetskultur. Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete vid Stockholms konstnärliga högskola beskriver den kvalitetskulturen, där både studenter och medarbetare ska uppleva en miljö som möjliggör kreativitet, konstnärligt risktagande och positivt förändringsarbete. Kulturen ska vara förankrad i hela verksamheten. Lärosätet lyfter också fram arbetet med att ta fram den strategiska planen som ett exempel på hur alla uppmuntras till delaktighet. Framför allt är det genom olika möten som detta engagemang stimuleras, och genom informationsbrev ska transparens nås. Vid platsbesöken framgick det att dessa informationsbrev som skrivs på svenska och engelska fyllde en viktig funktion samt når personal och studenter. För icke svensktalande personal och studenter finns det samtidigt andra delar som försvårar delaktighet, engagemang och ansvar, exempelvis intranätet som i huvudsak finns på svenska.

Under platsbesökets intervjuer blev det tydligt för bedömargruppen att SKH uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar, vilket är en styrka. Exempel på forum för delaktighet är rektors månatliga möten med all personal, och forskningsseminarierna fungerar allt mer som samlande för hela lärosätets forskningsverksamhet. Studenterna beskrev också hur nära de samarbetade med olika personalgrupper på institutionerna och att de uppmuntrades att engagera sig i skolans utveckling. Med tanke på förutsättningarna för SKH som beskrevs i självvärderingen så uppfattar bedömargruppen att delaktigheten i gemensamma aktiviteter, som forskningsseminarierna, har bidragit till en känsla av gemenskap över institutionsgränserna, vilket bedömargruppen ser som en styrka och som exempel på hur lärosätet arbetar systematisk med att stärka institutionen som helhet.

Bedömargruppen rekommenderar SKH att arbeta vidare på det systematiska arbetet med att stärka delaktigheten för lärare och studenter som inte behärskar svenska språket. Detta är särskilt viktigt att åtgärda med tanke på att intranätet är i huvudsak enspråkigt samtidigt som delar av SKH:s verksamhet är internationell.

Bedömningsgrunden anses uppfylld. SKH arbetar systematiskt med att stärka delaktigheten i lärosätets utveckling. Bedömargruppen vill särskilt framhålla forskningsseminarierna som positiva.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld.

Som framgår av Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete ska kvalitetssystemet följas upp genom en kvalitetsredovisning som redovisas för styrelsen, rektor, NUF och förvaltningens ledningsgrupp en gång per år. Vidare ska de verk­samhets­ansvariga och kvalitetssamordnaren ansvara för att genomföra åtgärder och åter­kopp­la till berörda. Systemet bygger enligt självvärderingen på ett förbättringshjul med fem faser: planera – genomföra – följa upp – åtgärda – återkoppla. I fasen följa upp används strukturerade insamlingsaktiviteter, till exempel kursvärderingar, uppföljning av nyckeltal, programvärderingar, studiemiljöundersökningar och utbildningsutvärderingar med extern granskning.

I självvärderingen beskriver SKH metoden med förbättringshjulet som ett utvecklingsområde. Under platsbesöken blev det tydligt för bedömargruppen att delar av detta fungerade väl. Exempelvis arbetar institutionerna på ett systematiskt sätt med kursvärderingar som är kopplade till kursutveckling med systematisk återkoppling till berörda målgrupper. Med tanke på att kvalitetssystemet har byggts upp över tid och delar har lagts till som ännu inte implementerats så är bedömargruppen enig med SKH om att det är ett utvecklingsområde hur resultat från de strukturerade insamlingsaktiviteterna ska tas om hand, återkopplas och följas upp.

Men mycket av det övriga kvalitetsarbetet är under utveckling och systemet kan inte sägas ha varit färdigt under vår bedömningsperiod. I självvärderingen beskriver lärosätet att de verksamhetsdialoger som genomförs varje termin mellan rektor och prefekt ingår i verksamhetsplaneringen. Verksamhetsdialogerna är en av de strukturerade insamlingsaktiviteter som används i följa upp-fasen i förbättringshjulet, och är ett forum för dialog där flera personer och funktioner från organisationen är inbjudna. Verksamhetsdialogerna, där rektors ledning möter verksamhetsföreträdarna (prefekt och medarbetare från institutionen samt studentrepresentanter), är centrala för relationen mellan kvalitetsarbetet och den strategiska styrningen. Bedömargruppen ser det som positivt att regelbundet föra en dialog och överlåta till verksamhetsansvariga att forma kvalitetsarbetet vid institutionerna och forskningsmiljöerna, men bedömargruppen kan inte bedöma hur effektiva dessa dialoger i sin nuvarande form är eftersom de är nya och ett område för utveckling.

Bedömargruppen rekommenderar SKH att förtydliga hur ramarna för kvalitetssystemet kontinuerligt följs upp, åtgärdas och återkopplas, samt på vilket sätt kvalitetssystemet stödjer den strategiska styrningen.

Bedömningsgrunden anses inte uppfylld. SKH arbetar med resultaten och slutsatserna i kvalitetsarbetet av utbildningarna, men det är inte tydligt för bedömargruppen hur dessa tas tillvara i den strategiska styrningen.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld.

Ramen för kommunikationsarbetet utgörs av Kommunikationspolicy för Stockholms konstnärliga högskola som fastställdes av rektor i september 2019. I den policyn framgår bland annat vilka målgrupperna är för den högskolegemensamma kommunikationen (både externa och interna). Vid ett av platsbesöken fick bedömargruppen ta del av det nyligen beslutade dokumentet Kommunikationsstrategi för kvalitetsarbetet vid SKH 2020–2021 som specifikt relaterar till information och kommunikation som är relaterade till kvalitetsfrågor. Vidare konstaterar lärosätet att en kommunikationsplan för kvalitetsarbetet är under utveckling.

Den nya kommunikationsstrategin 2020–2021 kommer att hjälpa SKH med det viktiga kommunikationsarbetet. Strategin har som mål att öka kunskapen om kvalitetsarbete och identifiera nyckelpersoner som är ansvariga för detta. Strategin identifierar också vem som är ansvarig for att kommunicera vidare kvalitetsrelaterade beslut, planer och granskningsresultat. Här sägs också att en webbsida för kvalitetsarbete ska färdigställas och hållas uppdaterad även om intranätet också kommer att användas. Webbsidan har utvecklats positivt under tiden för vår granskning. Där finns nu dokument relaterade till kvalitetsarbetet: styr- och stöddokument, generell information om uppföljningar och utvärderingar, information om UKÄ:s granskning och självvärdering, information om projekt inom SKH:s kvalitetssystem. Det ser bedömargruppen som positivt.

Bedömargruppen rekommenderar SKH att utveckla webbsidan för kvalitetsarbetet enligt kommunikationsstrategin för kvalitetsarbetet och särskilt beaktat den information som genereras ur kvalitetssystemet som i dag saknas helt.

Bedömningsgrunden anses inte uppfylld. Trots att det finns goda intentioner med kommunikationsarbetet för kvalitetsområdet vid SKH, så menar bedömargruppen att arbetet med att kommunicera resultaten som genereras ur systemet brister. De dokument som är avsedda att styra kommunikationen om kvalitetsarbetet är relativt nyligen fastställda och har inte hunnit implementeras ännu.