Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Styrkor

• I lärosätets kvalitetssäkringspolicy nämns ambitioner och mål i överensstämmelse med European Standards and Guidelines (ESG) och ramar i övrigt. Centrala begrepp och styrande dokument förklaras.
• Inom lärosätet har olika parter stor förståelse och engagemang för sina ansvarsområden och uppgifter.
• Institutionerna inbjuder till delaktighet. Varje institution har olika former av systematik i sina möten där berörda parter uppmuntras till medverkan.

Utvecklingsområden

• Organisationen finns på plats, men själva styrningen går inte alltid att avläsa utifrån dokumentationen. Ersta Sköndal Bräcke högskola (ESH) tycks ha ett nystartat och outvecklat kvalitetsarbete med hög grad av delegering till institutionsnivå och liten grad av formaliserad dokumentation av uppföljning.
• Lärosätets kvalitetssystem bör beskrivas i mer specifika termer och kvalitetsarbetet definieras genom gemensamma processer, rutiner och formaliserad dokumentation
• Strategierna och kvalitetsarbetet bör ta större hänsyn till ESH:s expansion och organisationens tillagande komplexitet.
• Lärosätet bör på en övergripande nivå jobba systematiskt för att skapa delaktighet.
• Lärosätet bör säkerställa att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen.
• Rapporteringen till ledningen av kvalitetsarbetets resultat bör formaliseras.
• Den information som genereras av kvalitetssystemet bör mer systematiskt och ändamålsenligt kommuniceras till relevanta intressenter.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Den strategiska planen för 2017–2022 anger vision, mål och strategier för de olika verksamheterna inom organisationen. Lärosätet visar ett bra samband mellan mål för utbildningskvalitet enligt beskrivningen i Ägardirektiv, Strategisk plan och i underliggande strategier samt i sin självvärdering. Bedömargruppen anser däremot att målen i strategin måste konkretiseras för kvalitetsarbetet. Det är svårt att se hur kvalitetsarbetet de facto är kopplat till strategin och visionen.

Utvecklingen av det pedagogiska arbetet och utbildningen beskrivs i Pedagogisk Plattform. Mot bakgrund av Strategisk plan, Forskningsstrategi och Pedagogisk Plattform har lärosätet formulerat en högskolegemensam verksamhetsplan. I den identifieras ett antal fokusområden, delmål och uppdrag som ska utföras för att uppnå de övergripande målen för högskolan. Bedömargruppen menar att det samband som ESH beskriver mellan utbildning och forskning, att utbildning och forskning ska berika varandra är särskilt positivt. Målen måste däremot operationaliseras med hjälp av kvalitetsindikatorer/nyckeltal för att kunna följas upp med kvalitetssäkring, kvalitetsutveckling och strategisk styrning av verksamheten.

I självvärderingen presenteras de olika styrinstrument som användes, men den säger lite om hur det praktiska arbetet mellan dessa förverkligas, utförs och fungerar.

I Programmet för systematiskt kvalitetsarbete (PSK) nämns både kvalitetspolicyn och systemet för kvalitetsarbete. Här beskriver ESH mycket kortfattat att det systematiska kvalitetsarbetet har hämtat inspiration från Demings PDCA-cykel. Lärosätets eget kvalitetsarbete ingår i två olika cykler – en ettårig och en två-/treårig cykel:

• En årlig cykel som består av verksamhetsplanering och uppföljning. Inom utbildningsområdet genomförs bl.a. kurs- och programutvärderingar löpande under året. Resultatet skal återkopplas till studenter, doktorander, institutionsstyrelse/institutionsledning och akademiskt kollegium (AK).
• Den andra tidscykeln genomförs med 2 till 3 års mellanrum planeras och genomförs större uppföljningar såsom student- och medarbetarundersökningar, genomgång och revidering av utbildningsplaner (UP) och allmänna studieplaner (ASP) samt andra styrdokument inom utbildningsområdet.

PSK innehåller ingen översikt av gemensamma processer för kvalitetssäkring eller kvalitetsindikatorer/nyckeltal. Rutiner och arbetssätt för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling är heller inte angivna. Återkopplingen till den strategiska styrningen finns i den schematiska beskrivningen. För bedömargruppen är det, även efter platsbesöken, oklart hur ledningen i praktiken använder kvalitetsarbetet och resultaten av det till strategisk styrning av lärosätet som helhet. Bedömargruppen menar att införandet av obligatoriska gemensamma processer och kvalitetsindikatorer/nyckeltal som institutionerna ska hantera för sitt kvalitetsarbete (inhämtning av information, analys och utveckling), skulle kunna stärka den gemensamma utbildningskvaliteten på lärosätet.

Enligt PSK ska kvalitetsarbetet samordnas av ett kvalitetsråd. Rådet som bildades 2016, enligt rektors beslut om inrättande av kvalitetsråd 2016-12-20, har representanter från högskolans alla verksamheter samt studenter, doktorander och facklig aktiva. Ansvaret för att organisera och bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete ligger sedan på de respektive institutionerna och/eller enheterna.

Även om ESH nyligen fusionerades med Bräcke och har en växande studentpopulation, har stor vikt hittills lagt på en informell kommunikationskultur. Mycket tyder på att detta förändras, åtminstone enligt ESH:s önskan om att formalisera vissa rutiner för inhämtning av dokumentation. Det är till exempel positivt att det, från och med 2019, ska införas tvååriga verksamhetsplaner som ska följas upp varje år i aktivitetsplanerna. Enligt bedömargruppen kan det främja en flexibel, långsiktig planering och ge en bättre utfallsanalys, men då bör den årliga rapporteringen vara väl dokumenterad, detaljerad och innehålla framåtblickande reflektioner.

Bedömargruppen anser att lärosätets kvalitetssystem är bra som utgångspunkt, men det beskrivs i generella termer som lämnar mycket ansvar till kollegierna och institutionerna själva. Några av de aktiviteter som ESH beskriver i sin självvärdering kunde med fördel ha varit beskrivna i kvalitetssystemet, för att göra den till ett bättre arbetsredskap för alla parter. En alltför liten del av kvalitetsarbetet definieras genom gemensamma processer, rutiner och formaliserad dokumentation. Det är oklart hur kvalitetssystemet relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Lärosätet har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Medan den tidigare bedömningsgrunden krävde att lärosätet ska ha ett kvalitetssystem, fordras det i den här bedömningsgrunden att lärosätet ska ha en kvalitetssäkringspolicy. PSK beskriver både policyn och systemet, och det är särskilt utifrån kapitlet Högskolans syn på kvalitet, centrala begrepp, mål och styrning som en bedömning av lärosätets kvalitetssäkringspolicy kan göras. Lärosätets kvalitetssäkringspolicy tar upp ambitioner, mål, överensstämmelse med ESG och ramar i övrigt. Centrala begrepp och styrande dokument förklaras.

Utöver PSK finns Handlingsplan för systematiskt kvalitetsarbete 2018–2022. Den innehåller mål och uppdrag som ska följas upp varje år (och själva handlingsplanen ska även den vara föremål för uppföljning, utvärdering och revision). Både PSK och handlingsplanen är nyligen framtagna, och det är därmed omöjligt för bedömargruppen att bedöma om de är operationellt förankrade inom organisationen.

Vidare ifrågasätter bedömargruppen varför inte kvalitetsrådet finns med i figuren. Förklaringen som gavs vid platsbesöken var att kvalitetsrådet inte är ett beslutande organ, utan bara samordnande. Bedömargruppen anser att det hade varit lämpligt att ge kvalitetsrådet en lite mer framskjuten plats i organisationsschemat, eftersom det har en mycket central roll i kvalitetsarbetet genom att det både samordnar och analyserar information från de olika institutionerna på ESH samt stimulerar till vidare utveckling.

Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

I PSK fastställs att det övergripande ansvaret för kvalitetsarbetet ligger hos rektorn och ledningsgruppen. Vid ESH har rektorn delegerat uppgiftsansvaret för kvalitetssäkringen och utvecklingen av forskarutbildningen samt uppgiftansvaret för högskolegemensamma frågor inom forskning till Akademiskt kollegium. På motsvarande sätt har rektorn delegerat uppgiftsansvaret för det pedagogiska utvecklingsarbetet och kvalitetsarbetet för utbildning på grundnivå och avancerad nivå till Pedagogiskt kollegium.

Kvalitetsrådet har ett uppdrag att samordna och stödja kvalitetsarbetet på samtliga nivåer och områden, och det är ansvarigt för att ta fram utvärderingsunderlag till rektorn och UKÄ. Kvalitetsrådet är rådgivande, men inte beslutsfattande. Kvalitetsrådet består enligt uppgift av personer som ska representera "samtliga kollegier/institutioner/enheter samt student-/doktorandrepresentanter". Lärarna ska göra kursanalyser och diskutera i lärarlag. De skriver sedan en rapport till institutionsstyrelsen som en del av aktivitetsplanen. Kvalitetsrådet ansvarar för att samla alla aktivitetsplaner, identifiera svagheter och vidarebefordra förslag på förbättringar till rektorn.

En utmaning för lärosätet är hur begreppen "delegera" och "ansvar" beskrivs. Delegeringen måste innebära ansvar för att genomföra vissa uppdrag samt att dokumentera och rapportera om dessa. Några rutiner för och innehåll i sådan rapportering framgår inte av underlagen.

Kollegier, institutioner, enheter, råd och nämnder har själva ansvar för både kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling inom sina respektive verksamhetsområden. Ansvarsfördelningen för utbildning på grund- och avancerad nivå är att respektive prefekt är ansvarig och har stödfunktioner för att säkerställa kvaliteten för respektive utbildningsprogram. För forskarutbildningen har ansvaret för kvalitetsarbetet delegerats till Akademiskt kollegium, som i sin tur har delegerat kvalitetsarbetet vidare till ämnesföreträdare inom respektive forskningsområde. Pedagogiska kollegiet ansvarar för gemensamma utbildningsfrågor (beslutar om utbildningsplaner, styrdokument, kvalitetsarbete och pedagogiskt utvecklingsarbete). Institutionens styrelse beslutar om kursplaner. Vid kvalitetsrådets inrättande skapades förutsättningar för övergripande kvalitetsarbete, vilket bedömargruppen anser vara positivt. Men, eftersom PSK fastställdes först i september 2018 , är ansvarsfördelningen ny och ännu otestad i sin helhet.

Vid platsbesöken bekräftades att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet fungerar enligt beskrivningen. Pedagogiskt kollegium har en överordnad roll för grundutbildningarnas utbildningskvalitet, medan kvalitetsrådet initierar och samordnar. Bedömargruppen menar däremot att ESH bör vara uppmärksam på om gränsdragningen mellan dessa organ bidrar till ett effektivt och fullständigt kvalitetsarbete.

Trots vissa brister är det ändå bedömargruppens helhetsintryck att lärosätet har en tydligt definierad ansvarsfördelning för sitt kvalitetsarbete. Kvalitetssystemet och organisationen är däremot så nyligt antagna att det är omöjligt att bedöma hur ändamålsenliga de är. Därmed är bara det ena ledet i detta bedömningsunderlag uppfyllt. Vid platsbesöken framkom att parterna hade stor förståelse och engagemang för sina ansvar och uppgifter, vilket stärker slutsatsen att bedömningsgrunden är uppfyllt i tillräckligt stor utsträckning.

Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Lärosätet ger i självvärderingen exempel på systematiska processer på övergripande nivå – kvalitetsaspekter och kvalitetsarbete diskuteras regelbundet i AK, PK, nämnder och rektors råd. Det ger även exempel på systematiska processer på institutionsnivå – uppstartsdagar, pedagogiskt forum, regelbundna möten i ämnesgrupper och i programgrupper samt veckomöten på temat pedagogiska utmaningar. Det finns stor variation, men mötena tycks ske med regelbundenhet och har god potential att vara inkluderande. Medarbetardagen är ett evenemang som bedömargruppen tolkar som systematiskt, eftersom det anordnas en gång om året.

Lärosätet anordnar också rektorsfrukostar, dialogmöten och workshoppar som ett sätt att engagera hela högskolan. Dessa aktiviteter är mer av ad hoc-karaktär än systematiska aktiviteter, men de är ändå bra för transparens och för att stimulera till engagemang.

I självvärderingen beskrivs hur varje institution har olika former av systematik i sina möten där berörda parter uppmuntras till delaktighet, exempelvis årliga eller terminsvisa uppstartsdagar. Institutionerna arrangerar enligt uppgift under intervjuerna regelbundet möten för lärarna, som till sitt innehåll är anpassade till vad som behöver diskuteras. Inom forskarutbildningen förefaller systematik finnas i och med regelbundna möten med både ämnesföreträdare samt doktorander och studierektor. Det finns även en klar mötesagenda om förbättringsarbete inom forskarutbildningen.

Det står vidare i självvärderingen att en kvalitetsdag där studenter och doktorander bjöds in arrangerades 2018 och att ytterligare en ska ordnas av kvalitetsrådet i november 2019. Detta kan anses uppmuntra till engagemang och delaktighet för dessa grupper. Bedömargruppen rekommenderar att detta blir en årligen återkommande aktivitet för diskussion och problematiseringar om kvalitet och resonemang om hur effekter av jämförelser och rankning kan mätas.

Självvärderingen presenterar vissa institutionsbaserade verksamheter som exempel på hur lärosätet systematiskt arbetar för att skapa delaktighet, men den bedömer inte vad som skulle kunna betraktas som tillfredsställande delaktighet. ESH bör arbeta för att diskussionerna ska upplevas relevanta och effektiva när det gäller de teman och indikatorer som högskolan och studenterna prioriterar. ESH måste också se till att dokumentera diskussionerna skriftligt på ett ändamålsenligt sätt och dokumentera hur resultaten av kvalitetsarbetet påverkar åtgärderna för kvalitetsutveckling.

Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Sammanställning av resultat och slutsatser beskrivs i självvärderingen som en del av verksamhetsstyrningsprocessen. Verksamheten dokumenteras genom årsredovisning, verksamhetsuppföljning samt kurs- och programutvärderingar. Utveckling och förbättringsarbete tas om hand av kvalitetsrådet som ger förslag till kvalitetsutvecklingsprogram. Efter dialog ska dessa bli en del av den årliga kvalitetsplanen.

Resultatet och slutsatserna tas tillvara uppåt i organisationen genom att verksamhetsplansuppföljningen appliceras på det systematiska kvalitetsarbetet av kvalitetsrådet. Kvalitetsrådet agerar stöd för de olika instansernas kvalitetsarbete, eftersom respektive institution, kollegium och liknande har ansvar för sitt eget kvalitetsarbete. Kvalitetsrådet föreslår både revision av kommande verksamhetsplan och eventuell revidering av den systematiska kvalitetsplanen i sin helhet.

Hur lärosätet i praktiken säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen framgår i liten grad av de samlade underlagen. Bedömargruppen anser likväl att modellen är rimlig och genomtänkt, men menar att det är svårt att bedöma utifrån självvärderingen och platsbesöken om den fungerar.

Bedömargruppen noterar att det, framför allt under samtalen vid det andra platsbesöket, blev tydligt att berörd personal på olika nivåer överlag har god insikt i vad som behöver förbättras för att kvalitetsarbetet med utvärderingar, återkoppling och dokumentation ska kunna anses vara systematiskt på en högskoleövergripande nivå. Vidare blev det tydligt för bedömargruppen att en majoritet av personalen har ett stort engagemang i kvalitetssäkringsarbetet, och att de är motiverade att fortsätta att bidra till byggandet av lärosätets kvalitetskultur. Detta är mycket positivt.

Den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får/får inte en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld

I självvärderingen lyfter lärosätet fram dels den interna kommunikationen i form av den interna webbplatsen för all personal och läroplattformen, It’s Learning, för studenterna, dels olika möten, workshoppar och seminarier. På en övergripande nivå är det kvalitetsrådet som ansvarar för att information om det systematiska kvalitetsarbetet når ut och att resultaten återkopplas och följs upp.

Institutioner, nämnder och kollegier har ansvar att kommunicera och återkoppla resultaten av det kvalitetsarbete som gjorts inom deras respektive områden. Kommunikationen görs digitalt, men även på möten med till exempel program- och ämnesgrupper samt vid seminarier och föreläsningar. Det finns ingen övergripande kommunikationsplan för kvalitetsarbetet i sin helhet, lärosätet arbetar områdesspecifik kommunikationsplanering där formen beror på t ex målgrupp och sammanhang.

Utöver ovan nämnda kommunikationsforum beskrivs spontana samtal och diskussioner i korridorer som en källa till informationsspridning (i självvärderingen). Även gemensamma personalrum, klassrum och bibliotek beskrivs som platser där resultaten av kvalitetsarbetet kommuniceras. En svaghet med dessa sammanhang är att de saknar övergripande struktur, en systematisk modell för hur specifikt kvalitetsarbete synliggörs, följs upp och kommuniceras. Här finns heller inga sätt att kontrollera hur väl detta fungerar, eftersom hela kvalitetssystemet i sin modell och aktörsfördelning är så ny. Bedömargruppen frågar sig om informationen sprids på ett ändamålsenligt sätt när exempelvis naturliga diskussioner i korridoren utan inbördes mötesordning anses vara en grund för att sprida kvalitetsarbetet.

ESH visar inte på ett tillfredsställande sätt hur informationen som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt till relevanta intressenter. Bedömargruppen rekommenderar att ESH sätter sig in i de anvisningar som är kopplade till ESG-standarden 1.7 Information management. Den kommer vara till hjälp i arbetet med att ta fram en tillfredsställande informationshantering.