Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande.

Lärosätet har nyligen genomgått en omorganisation och har därefter på förhållandevis kort tid tagit fram och beslutat om de grundläggande delarna i sitt kvalitetssäkringssystem. Den ledningsmodell från Swedish Institute for Quality som lärosätet tillämpar beslutades av den gemensamma koncernledningen för lärosätet och Sophiahemmets sjukhus år 2018. Den dokumentation som visar lärosätets tillämpning av modellen, liksom övrig dokumentation kring ledning och styrning, bedöms vara i god ordning och påvisar en god systematik i kvalitetsarbetets organisation och struktur. Det återstår dock utvecklingsarbete inom området regelbunden granskning av utbildningar på grundnivå och avancerad nivå, och beläggen för att de resultat och slutsatser som kvalitetssystemet genererar tas tillvara är vid tiden för granskningen inte tillräckliga. Lärosätet har examensrätt för utbildning på forskarnivå sedan 2017, men har ännu inte antagit några doktorander. Bedömargruppen har därför inte kunnat granska kvalitetssäkring av utbildning på forskarnivå, och konstaterar att det återstår en del utvecklingsarbete inom detta område.

Bedömargruppen anser att lärosätet har följande styrkor inom bedömningsområdet Styrning och organisation:

• Ett kvalitetssystem som innefattar såväl utbildningar som stödjande verksamheter
• Systematik i uppföljningen av kvalitetskulturen, innefattande delaktighet och engagemang

Bedömargruppen identifierar följande utvecklingsområden inom bedömningsområdet Styrning och organisation:

• Utveckling av modellerna för intern och extern kollegial regelbunden granskning (3-årscyklerna) av utbildningar på grundnivå och avancerad nivå
• Utveckling av former för uppföljning och granskning av utbildning på forskarnivå
• Samlad dokumentation av kvalitetssystemet
• Förstärkning av lärosätets stöd för studenternas engagemang och delaktighet
• Tydliggörande av de formella strukturerna för spridning av information inom organisationen

Bedömningar av bedömningsgrunder:

Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet

Inte uppfylld.

Efter att en ny organisation för lärosätet etablerats under 2017 beslutade styrelsen för Sophiahemmet Ideell Förening under 2018 om att tillämpa ett kvalitetssäkringssystem som utgår från en modell utformat av Swedish Institute for Quality (SIQ Managementmodell) för all verksamhet inom föreningen, inklusive verksamheten vid Sophiahemmets Högskola. Centrala delar i denna modell ges rubrikerna Systematiken, Strukturen och Kulturen. Systematiken består i identifiering av 13 olika områden för det systematiska kvalitetsarbetet och på utvärderingar i 1- och 3-årscykler (9 områden i 1-årscykel och 4 i 3-årscykel). Strukturen består i tillämpning av Demings cykel med delstegen Plan, Do, Check och Act (PDCA) för ständig förbättring, och dess koppling till verksamhetsstyrningen. Kulturen syftar till att ge en bra grund för engagerade ledare och motiverade medarbetare och studenter, och anges bygga på en decentraliserad organisation med delegerad ledningsstruktur med korta beslutsvägar och kollegial delaktighet på alla nivåer. Standarder och riktlinjer för kvalitetssäkring inom det europeiska området för högre utbildning (ESG) är grunden för strukturen i lärosätets kvalitetssäkringspolicy. Utvärderingar i 1-årscykler, som för utbildningar motsvarar kontinuerlig uppföljning enligt ESG, sker internt och bygger i huvudsak på utvärderingar av utbildningsprogram och kurser, samt på programansvarigas analyser av bland annat måluppfyllelse och progression. Utvärderingar i 3- årscykler, som för utbildningar motsvarar regelbunden granskning enligt ESG, avses ske kollegialt både internt och externt. Den externa delen avses bygga på bland annat granskning av godkända examensarbeten av hög kvalitet och göras i samarbete med Röda Korsets Högskola och Ersta Sköndal Bräcke Högskola. Former för intern kollegial granskning i 3-årscykeln är under utveckling. Bedömargruppen vill framhålla vikten av att de regelbundna granskningarna utgår från ett bredare underlag än examensarbeten.

I samband med platsbesök redovisades exempel på utvärderingar av utbildningar och analyser i 1-årscyklerna, och här finner bedömargruppen belägg för att nödvändiga delar i systemet är på plats. Interna och externa granskningar i 3-årscykler på grundnivå och avancerad nivå bedöms dock vara områden där det fortfarande återstår betydande utvecklingsarbete och utprovning. Bedömargruppen konstaterar också att det återstår betydande utvecklingsarbete för utbildning på forskarnivå, trots att antagning pågår. Viss planering för utbildning på forskarnivå redovisas i självvärderingen. Utan dokumenterade metoder för regelbunden granskning på plats kan bedömargruppen inte se kvalitetssystemet som tillräckligt uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i lärosätets utbildningar.

Den modell för kvalitetssäkring som lärosätet har beslutat är etablerad för kvalitetsarbete i tjänsteorganisationer och innefattar explicit bland annat ständig förbättring, delaktighet och engagemang. Det är bedömargruppens uppfattning att modellen korresponderar väl med etablerad god praxis för kvalitetsarbete inom europeisk högre utbildning, och att den ger goda förutsättningar för att säkerställa kvaliteten i den här aktuella verksamheten. Kvalitetssystemets relation till lärosätets övergripande mål och strategier framgår framför allt av de Handlingsplaner för det övergripande kvalitetsarbetet 2018 och 2019 som ingick i underlaget. Relationen mellan kvalitetssystem, lärosätets mål och strategier, och verksamhetsstyrningen förtydligades vid platsbesöken.

Med så pass mycket återstående arbete med utveckling och utprovning av former för regelbunden granskning av utbildningar (3-årscyklerna) finner bedömargruppen att denna bedömningsgrund inte är uppfylld.

Lärosätet har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld.

Lärosätet redovisar en nyligen beslutad kvalitetssäkringspolicy som är strukturerad i enlighet med de kriterier som anges i ESG. Kvalitetsarbetets relation till den strategiska styrningen framgår inte explicit i kvalitetssäkringspolicyn, men är beskriven i självvärderingen och i Handlingsplaner för det övergripande kvalitetsarbetet 2018 och 2019. Kopplingen till den strategiska styrningen bekräftades vid det första platsbesöket, där ledningsgruppens roll i verksamhetsstyrningen och rektors rapportering till verkställande direktör och styrelsen förtydligades. Bedömargruppen finner dock att kvalitetssäkringspolicyn har karaktär av avsiktsförklaring, med begränsad information om lärosätets strukturer och processer för kvalitetsarbete och kopplingen till den strategiska styrningen. Bedömargruppen noterar också att viktiga permanenta delar av kvalitetssystemet beskrivs i de årliga handlingsplanerna för det övergripande kvalitetsarbetet. En mer samlad dokumentation av kvalitetssystemet skulle troligen ge bättre överblickbarhet.

Bedömargruppen finner denna bedömningsgrund uppfylld, men rekommenderar lärosätet att se över dokumentationen av kvalitetssystemet.

Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld.

Bedömargruppen konstaterar att två beslutade dokument: Organisation, struktur och arbetsordning för ledningsarbetet vid Sophiahemmets Högskola och Rektors delegationsordning för Sophiahemmets Högskola beskriver ansvarsfördelningen. Bedömargruppen menar att dessa dokument ger tillräckligt väldefinierad beskrivning av ansvarsområden och befogenheter för de olika funktionerna i organisationen, och även att det råder rimlig korrespondens mellan ansvar och befogenheter. Detta intryck bekräftades vid platsbesöken. Vad gäller ändamålsenlighet ser bedömargruppen en viss risk för att uppdelningen av ansvaren för utbildning på grundnivå och avancerad nivå respektive forskning och utbildning på forskarnivå på två nämnder kan äventyra r kopplingen mellan forskning och utbildning, men noterade vid platsbesöken att lärosätet uppmärksammat detta och avser förstärka kommunikationen mellan de båda nämnderna. Bedömargruppen rekommenderar att detta fullföljs, och även att lärosätet är uppmärksamt på den formella organisationens dimensionering i förhållande till verksamhetens omfattning i det fortsatta arbetet. Bedömargruppen noterar även att dokumentationen behöver kompletteras med ansvarsfördelning och delegation rörande utbildning på forskarnivå, och rekommenderar att detta görs i samband med den pågående utvecklingen av regelverk för utbildning på forskarnivå som nämns i självvärderingen.

Bedömargruppen finner denna bedömningsgrund uppfylld. I utveckling av regelverk för utbildning på forskarnivå behöver arbetsordning och delegationsordning stämmas av.

Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld.

Det ramverk för kvalitetsarbetet som lärosätet beslutat innefattar explicit systematik, och bedöms ge goda förutsättningar för utveckling av systematik i processer som är viktiga för utbildningarnas kvalitet. Lärosätets organisation, med den delegering och de kollegiala organ som beskrivs i självvärderingen, bedöms ge goda förutsättningar för en kvalitetskultur som kännetecknas av delaktighet, engagemang och ansvar. Bedömargruppen noterar att utbildnings- och forskningsnämnderna är rådgivande organ för dekanernas beslutsfattande. Platsbesöken ger belägg för god delaktighet, engagemang och ansvarstagande i nämndernas arbete, och för att kvalitetsmodellens och organisationens förutsättningar för kvalitetskultur har tillvaratagits väl. Utöver de båda nämnderna finns en rad mötesfora som ger goda möjligheter för kommunikation och delaktighet. Lärosätet har även initierat en systematisk belysning av kvalitetskulturen i den enkätundersökning för mätning av kvalitetskultur som redovisas i underlaget, vilket bedömargruppen ser som ett gott exempel. Studenter är representerade i nämnder och råd, och i studentinlagan anges att studentrepresentanterna har samma möjligheter att komma till tals som övriga ledamöter. När det gäller att uppmuntra delaktighet och engagemang ser dock bedömgruppen att lärosätet kunde göra mer för att uppmuntra och underlätta studenternas deltagande, bland annat genom att säkerställa att utbildningarnas uppläggningar är förenliga med studenters engagemang i nämnder, råd och andra aktiviteter. När lärosätet antar egna doktorander är det viktigt att även deras engagemang och delaktighet stöds aktivt.

Bedömargruppen finner denna bedömningsgrund uppfylld, men rekommenderar starkt att lärosätet från ledningshåll markerar vikten av studenternas engagemang, och att lärosätet arbetar aktivt för att stödja studenternas medverkan.

Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld.

De processer som beskrivs i självvärderingen och övriga underlag bedöms ge goda förutsättningar för att resultat och slutsatser från kvalitetssystemet kan omsättas i beslut om utveckling av verksamheten. Det första platsbesöket bekräftade denna bedömning. I fördjupningsspåret undersökte bedömargruppen hur förutsättningarna för systematik i utvärdering, och förbättringsarbete av utbildningsprogram tas till vara och hur systematiken fungerar. Som beskrivs i självvärderingen ger årlig utvärdering av utbildningsprogrammen underlag för utbildningsrapporter som kan ligga till grund för ställningstaganden om programmens innehåll, deras genomförande och för lärosätets årliga kvalitetsredovisning. Bedömargruppen har tagit del av utbildningsrapporter för sjuksköterskeprogrammet och för specialistsjuksköterskeprogrammet inriktning kognitiv funktionsnedsättning för 2018, Kvalitetsredovisning för 2018 samt Handlingsplan för det övergripande kvalitetsarbetet 2019. Utbildningsrapporterna belyser ett antal områden som både berör den aktuella utformningen av utbildningen (relation mellan kursmål och nationella examensmål illustrerat med målmatris, progression, studentcentrerat lärande, undervisning och bedömning, forskningsanknytning, arbetslivsanknytning och samverkan) och områden som är specifika för det genomförda programtillfället (programvärdering och kursvärderingar, områden för utveckling och utformning av handlingsplan). Det är bedömargruppens uppfattning att för båda programmen är delar som berör utbildningens utformning och dess genomförande väl beskrivna och analyserade. Platsbesöken gav stöd för att identifierade brister hanterades på den utbildningsnära nivån. När det gäller 3-årscykeln återstår utveckling av modellerna för intern och extern kollegial granskning och någon granskning är ännu inte genomförd. Det finns därför inte belägg för att resultaten av dessa tas till vara.

Sammantaget finner bedömargruppen att det inte finns tillräckliga belägg för att resultat och slutsatser från hela kvalitetssystemet tas systematiskt tillvara och finner därför att bedömningsgrunden inte är uppfylld.

Den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Uppfylld.

I självvärderingen anges behov att stärka de interna kommunikationskanalerna. En koncerngemensam kommunikationsdirektör har både Sophiahemmets sjukhus och lärosätet som ansvarsområde. Bedömargruppen fick vid platsbesöken intrycket att man för intern kommunikation i rätt stor omfattning förlitar sig på informella interna kanaler, som uppgavs fungera väl eftersom organisationen är förhållandevis liten. Kommunikation med externa intressenter stöds av en intressentkartläggning som redovisas i självvärderingen. Vid platsbesöken berättade lärosätet även om pågående utveckling av den externt tillgängliga webbsidan, och bedömargruppen noterar att betydande utvecklingsarbete har genomförts och implementerats under utvärderingens gång (vårterminen 2019). Sammanfattande information om den kontinuerliga uppföljningen av utbildningar i form av kvalitetsredovisning är nu tillgänglig externt, liksom en handlingsplan för det övergripande kvalitetsarbetet. När det gäller spridning i organisationen delar bedömargruppen den bedömning som görs i självvärderingen och rekommenderar tydliggörande av strukturer och ansvarsfördelning för intern kommunikation för att säkerställa systematik. När det gäller kommunikationen med externa intressenter ser bedömargruppen goda förutsättningar med den webbplats som nu byggs upp, och att uppföljning gentemot intressentkartläggningen troligen behöver ingå i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Bedömargruppen finner denna bedömningsgrund uppfylld, men rekommenderar tydliggörande av även de formella strukturerna för spridning av information inom organisationen.