Styrning och organisation

Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

/Inte tillfredsställande

Lärosätet anger i självvärderingen att kvalitetssäkringssystemet för forskning består av forskningsprocessen, verksamhetsprocessen och regelbunden granskning. Forskningsprocessen är det kvalitetssäkringsarbete som bedrivs i forskningsmiljöerna, t.ex. seminarier, kollegial granskning av artiklar och ansökningar, publicering och konferenser. Styrning och organisation av den delen i kvalitetssäkringssystemet är delegerat till fakultetsstyrelserna via arbetsordningen. Även om det finns en rad aktiviteter med bäring på säkring av forskningskvalitet, så saknas ett fastställt kvalitetssystem i den delen av kvalitetssäkringssystemet.

Verksamhetsprocessen är en beskrivning den ordinarie processen för styrning och ledning av verksamheten, där det ingår ett "ramverk" för forskningsprocessen. Den delen i kvalitetssäkringssystemet tycks fungera tillfredsställande, men lärosätet samlar in en stor mängd information i de här processerna. Bedömargruppen ställer sig frågande till om all information används effektivt i relation till det omfattande arbete som det innebär. Den tredje komponenten i kvalitetssäkringssystemet, regelbunden granskning, består också den av en rad aktiviteter, men det finns ingen tydlig fastställd beskrivning av hur den ingår i kvalitetssäkringssystemet.

Styrkor:

· Forskningsprocessen är delegerad till fakultetsstyrelsen via arbetsordningen och ger fakultetsstyrelserna ett ansvar för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av forskningen.

· Styrdokument som kvalitetspolicy och policy för intern styrning och kontroll finns på plats. Processen för intern styrning och kontroll är väl fungerande och bidrar i kvalitetssystemet för forskning.

· Det finns forum för kollegialt inflytande i alla delar av organisationen.

· Arbetet med visioner och strategier är väl fungerande.

· Det finns fungerande system för att samla in information från interna och externa källor. Rektorn har gett anvisningar att regelbunden granskning av forskningskvaliteten ska genomföras vid fakulteterna och har också meddelat att en övergripande kvalitetsgranskning av forskningen och forskningsmiljöerna vid lärosätet ska genomföras inom några år.

Utvecklingsområden:

· Lärosätet behöver fastställa ett tydligt kvalitetssystem för forskning vid lärosätet. Som det är beskrivet finns olika komponenter, men det saknas en beskrivning av hur de olika komponenterna hänger ihop.

· Lärosätet behöver förtydliga ansvarsfördelning på ledningsnivå (ledningsgrupp, forskningsråd, kvalitetsutskott, forskarutbildningsutskott och rådet för utbildning och lärande).

· Lärosätet behöver förstärka det aktiva akademiska ledarskapet. Den styrning och organisation av kvalitetsarbetet som fakultetsstyrelserna ansvarar för är olika i olika delar i organisationen och bygger mycket på indikatorstyrning.

· Lärosätet behöver förtydliga vem som ansvarar för att bygga upp den akademiska kvalitetskulturen i de olika forskningsmiljöerna.

· Lärosätet behöver säkerställa att inte frågor om forskningskvalitet hamnar i skymundan eftersom lärosätet inkluderar kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av forskning i den ordinarie processen för styrning (baserat på verksamhetsplaner, verksamhetsberättelser och dialoger).

· Lärosätet behöver utvärdera om arbetet med att fylla i olika mallar för verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning är förenligt med ett effektivt resursutnyttjande.

· Lärosätet behöver utöka studenternas och doktorandernas involvering i kvalitetsarbetet för forskning.

1. Lärosätet har ett fastställt kvalitetssystem där ansvars- och rollfördelning avseende kvalitetsarbetet beskrivs, liksom principer och konkreta arbetsformer för säkring och utveckling av kvalitet i forskningen.

Inte uppfylld

Motivering

Enligt lärosätets självvärdering bygger kvalitetssystem för forskning på en decentraliserad grundsyn där ett grundläggande ansvar ligger hos den forskarutbildade medarbetaren som ska bidra till den kvalitetskultur som ska genomsyra verksamheten. Utgångspunkten är Magna Charta Universitatis, SUHF:s nationella ramverk samt lagar och förordningar. Forskningsprocessen hänvisar till den kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring som sker i kärnverksamheten utifrån akademiska värden och kollegiala arbetsformer. Verksamhetsprocessen är integrerad i universitetets ordinarie verksamhetsstyrning. I beskrivningen av den regelbundna granskningen ger lärosätet exempel från verksamhetsplaneringsprocessen, uppdrag från rektorn till fakulteterna, utvärdering av strategiska satsningar med mera.

Ansvars- och rollfördelningen för kvalitetsarbetet i forskningsprocessen regleras av Arbetsordning vid Linnéuniversitetet och Rektors besluts- och delegationsordning, där det framgår att ansvaret för kvalitetsarbetet för forskningsprocessen är delegerat till fakulteterna. Det är på fakultetsnivån som ansvaret för att skapa en kvalitetskultur ligger. Ansvars- och rollfördelningen för verksamhetsprocessen regleras av Linnéuniversitetets kvalitetspolicy och Policy för intern styrning och kontroll.

Ansvars- och rollfördelning för regelbunden granskning regleras även den delvis av samma styrdokument som verksamhetsprocessen, men styrelsen och rektorn kan fatta särskilda beslut, t.ex. genom riktade uppdrag till fakultetsstyrelserna eller riktade universitetsövergripande granskningar.

De konkreta arbetsformer för säkring och utveckling av kvalitet i forskningen bygger mycket på universitetets ordinarie arbete med ledning och styrning som beskrivs i kvalitetspolicyn och Processbeskrivning för arbetet med intern styrning och kontroll. Kvalitetsarbetet utförs genom dialoger varje vår och höst mellan universitetsledningen och fakulteterna respektive mellan fakulteterna och institutionerna. Verksamheten tar fram en verksamhetsberättelse i december, som utvärderas i relation till målen i början av året och sammanställs i Årsrapport för intern styrning och kontroll och universitetets årsredovisning. Underlaget diskuteras i vårens dialoger som sedan ligger till grund för nästkommande års beslut om verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar som översätts i förslag till verksamhetsplaner. Nyckeln i kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling är alltså den här processen, och internrevisionen har en viktig roll.

Det förefaller som att styrning och organisation av kvalitetssäkringen av verksamhetsprocessen finns på plats, ett intryck som stärks av Årsrapport för intern styrning och kontroll 2018 och de exempel på särskilda granskningar som har gjorts i internrevisionens regi. Verksamhetsprocessen med dess vår- och höstdialoger är den konkreta arbetsformen för att utveckla och säkra kvalitet i forskningen. Rektorn och universitetsledningen deltar i dialogerna, och därigenom säkras att ledningen har god insikt i kvalitetsarbetet.

Till stöd för rektorn har nyligen ett forskningsråd inrättats. Rådet består av prorektorn och dekanerna, och har alltså en liknande sammansättning som rektorns ledningsgrupp. Rådets uppdrag är att

· initiera, bevaka och bereda fakultetsöverskridande strategiska forskningsfrågor

· bevaka och aktivt stödja forskningens internationalisering och synliggörande

· initiera och stödja åtgärder som syftar till kvalitetssäkring, kvalitetsutveckling och utvärdering av universitetets forskning, vilket inkluderar forskningsetiska perspektiv

· verka för effektiv samordning och utveckling av universitetets forskning för infrastruktur, finansiering och kompetensförsörjning.

Forskningsrådet påbörjade sitt arbete 2019, men det saknas en beskrivning av vilka frågor som rådet har arbetat med och hur rådets arbete dockas in i verksamhetsprocessen. Vid intervjuerna framgick att forskningsrådets roll och arbetsformer ännu inte hunnit ta form. Bedömargruppen anser att det nyskapade forskningsrådet kan bidra till en tydligare fokusering på forskningsfrågor, men organisationen tycks ännu inte ha satt sig och rollerna mellan rektorns ledningsgrupp, forskningsrådet, kvalitetsutskottet och forskarutbildningsutskottet är inte helt klara. Bedömargruppen föreslår att lärosätet förtydligar ansvaret för roller och mandat i de organen.

Verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner följer omfattande mallar som fakulteterna noggrant fyller i. Verksamhetsrapporterna granskas av internrevisionen som avger en rapport till ledningen och styrelsen, där risker och kritiska faktorer belyses. En viktig komponent i systemet är dialoger på vår och höst mellan universitetsledningen och fakultetsledningarna. Med tanke på den stora mängden information som finns i de underlag som ska diskuteras, så är bedömargruppen litet frågande till hur mycket av forskningsfrågorna som hinns med i dialogerna. I samband med intervjuerna framkom att universitetsledningen är medveten om detta problem. Möjligen kan det nyskapade forskningsrådet också bidra till en tydligare fokusering på forskningsfrågor.

I rektorns Anvisningar för fakulteternas fördelning av forskningsmedel framgår att fördelningen ska utgå från individuella forskningsprestationer, som i sin tur baseras på externa anslag och bibliometri. I sina anvisningar till fakulteterna har rektor specificerat att

· fördelningsmodellen ska bidra till forskning av hög kvalitet som samspelar med skapandet av kompletta akademiska miljöer och dynamiska kunskapsmiljöer

· fördelningsmodellen ska utvärderas och vara en viktig komponent i universitetets kvalitetssystem för forskning

· fakulteten minst vart tredje år ska genomföra en extern utvärdering av forskarnas prestationer med fokus på forskningens kvalitet och omfattning

· fördelningen ska ske på jämlika villkor oberoende av kön eller andra diskrimineringsgrunder (innan beslut om fördelning av forskningsmedel fattas ska en analys genomföras baserat på kön)

· fakulteten ska redogöra för hur verksamheten inom forskarutbildningen kvalitetssäkras.

Det finns alltså ett underlag för principer och för säkring och utveckling av kvalitet i forskningsprocessen. Punkterna ovan följs till viss del upp i de årliga verksamhetsdialogerna och i arbetet med intern styrning och kontroll. Uppföljningen behandlas mera utförligt under bedömningsområde 3 och 4. Bedömargruppen vill ifrågasätta om indikatorstyrning (bibliometriska indikatorer och externa anslag) är tillräckligt för att säkra och förbättra forskningskvaliteten och bidrar till en förbättrad "kvalitetskultur" i de enskilda forskningsmiljöerna. Omfördelningseffekterna av denna styrning är dessutom begränsad och tycks inte ha lett till ökad konkurrenskraft om externa anslag.

Vid den externa utvärdering som gjordes 2017 påpekades att flera av forsknings- och forskarutbildningsmiljöerna vid Linnéuniversitetet var små och inte kunde garantera en tillräckligt god forskningsmiljö för medarbetare och doktorander. Utvärderingen pekade också på att det fanns många men ganska små institutioner vid lärosätet. I samband med intervjuerna framkom att lärosätet med styrelsen och rektorn i spetsen avser att försöka avhjälpa detta genom att skapa Kunskapsmiljö Linné. Tanken, enligt rektorn, är att det ska finnas tillräckligt goda forskningsmiljöer inom dessa kunskapsmiljöer för att knyta forskningen bättre till både forskarutbildningen och utbildningen på grundnivå och avancerad nivå. Hittills har tre stycken Kunskapsmiljö Linné etablerats.

Bedömargruppen anser att detta är ett lovvärt initiativ och en möjlighet för ledningen att beakta förslagen i utvärderingen från 2017 utan att i första rummet genomföra större organisatoriska förändringar. Detta är säkert klokt. Bedömargruppen fann däremot att begreppet inte riktigt satt sig i organisationen och bland medarbetarna samt att målen med Kunskapsmiljö Linné inte hade kommunicerats på ett tydligt sätt till verksamheten. Dessutom verkar det som om de resurser som har avsatts till dessa miljöer och den arbetstid som koordinatorerna har till sitt förfogande för att utveckla verksamheten är alltför begränsade, för att åstadkomma de resultat som styrelsen och rektorn förväntar sig.

Bedömargruppen finner att det finns luckor i kvalitetssystemet för forskning vid lärosätet. Det finns en fastställd kvalitetspolicy och en mängd aktiviteter som har bäring på säkring och utveckling av forskningskvalitet. Men lärosätet påpekar själv i sin självvärdering att "ett utvecklingsarbete under kommande år är att knyta samman de olika delarna inom kvalitetssäkringssystemet avseende forskning till ett gemensamt kvalitetssystem". Bedömargruppens slutsats är alltså att det utöver beskrivningarna av verksamhetsprocessen inte finns något gemensamt fastställt kvalitetssystem för forskning vid lärosätet. Den slutsatsen bekräftades i samband med intervjuerna, där det framgick att medarbetarna vid lärosätet hade olika bilder av hur lärosätet säkrade och utvecklade kvaliteten i forskningen.

2. Kvalitetsarbetet understödjer det strategiska arbetet på alla nivåer och engagerar såväl ledning som medarbetare. Kvalitetsarbetet bidrar till att lärosätets resurser används effektivt.

Inte uppfylld

Motivering

Som en konsekvens av sammanslagningen mellan högskolan i Kalmar och Växjö universitetet utarbetade lärosätet strategi- och visionsdokumentet Linnéuniversitetet - en resa in i framtiden - strategi 2010-2015. Detta strategidokument fastslogs av något som kallas organisationskommittén, men ska enligt dåvarande rektorns förord "ha vuxit fram genom en lång och gedigen process". Nästa strategi- och visionsdokument, En fortsatt resa in i framtiden - visioner och strategi 2015-2020 är en vidareutveckling av det första strategidokumentet. I sitt förord till detta dokument skriver rektorn: "Därför har vi mobiliserat medarbetare och studenter och fått hjälp av externa experter och personer med god omvärldskunskap". Universitetsstyrelsen beslutade hösten 2019 om en ny vision - Vision 2030. Vi sätter kunskap i rörelse för en hållbar samhällsutveckling. Enligt självvärderingen har mer än 1 000 medarbetare varit engagerade i att ta fram den senaste visionen.

Det är tydligt att både studenter och medarbetare har varit engagerade och erbjudits att påverka strategiarbetet. Bedömargruppens bedömning av självvärderingen är att arbetet med att ta fram strategier och visioner är återkommande och detta arbete är ett gott exempel på hur lärosätet systematiskt utvecklar strategier för att säkra och utveckla hela verksamheten inklusive forskningens kvalitet.

I Årsrapport för intern styrning och kontroll 2018 (dnr:2019/394-1.2.4) beskrivs uppföljningen av hur lärosätet har arbetat för att nå de strategiska målen. Genom detta arbete kan fokus läggas på kritiska frågor. Bedömargruppen kan dock konstatera att trots många års arbete för att nå de strategiska målen med ungefär liknande arbetsinsatser, så har andelen externa medel i relation till den totala forskningsfinansieringen inte ökat. Så även om systemet är på plats, kanske det inte i alla delar kan visa på att systemet bidrar till att lärosätets resurser används effektivt. Ett positivt tecken är dock att anslag från Vetenskapsrådet har ökat de senaste åren som ett mått på god forskningskvalitet.

Lärosätet är sannolikt unikt i det att lärare och forskare enligt fastställda mallar fyller i forskningsaktiviteter och forskningsplaner varje år. Informationen används litet olika vid de olika fakulteterna (se även bedömningsområde 3.1). Med informationen som bakgrund kan medarbetarna, institutionsledning och fakultetsstyrelserna följa upp hur forskningen utvecklas. På så sätt är medarbetarna engagerade i kvalitetssäkringsprocessen. Utöver den här individbaserade modellen finns kollegiala forum på de olika fakulteterna, t.ex. forskningsrådet vid fakulteten för konst och humaniora (Dnr 2018/296-1-1-1.) och ett forskningskollegium på fakulteten för samhällsvetenskap, som är ett beredande organ för dekanen och fakultetsstyrelsen som ansvarar både för forskningsutvecklingen och forskarutbildningen vid fakulteten. Dessa forum är alltså exempel på hur medarbetare längre ut i organisationen engageras i kvalitetsarbetet.

På central nivå är Tankesmedja Linné, som ska ge ett löpande kunskapsbaserat stöd för universitetets utveckling, och ett professorskollegium exempel på kollegiala forum för strategisk utveckling. Professorskollegiet träffas två gånger per år och växlar mellan Kalmar och Växjö. Vid det senaste kollegiet diskuterades kvalitetssystem för forskning. I kollegiets digitala nyhetsbrev förde en grupp fram att "När vi träffas såhär och jämför hur vi arbetar med forskningskvalitet blir det tydligt hur olika det görs är på olika fakulteter", medan en annan grupp lyfte fram att "allt kan inte stöpas i samma form". Det pågår alltså en kollegial diskussion om kvalitetssystemet för forskning. Vid intervjuerna framgick att alla institutioner och även fakulteterna har forum där det finns möjlighet att föra en kollegial diskussion om frågor som rör forskningskvalitet och forskningsstrategier även om forumen ser olika ut inom organisationen. Bedömargruppen anser att de här kollegiala forumen är viktiga för kvalitetssäkringen av forskningen och att sådana forum finns på plats på lärosätet.

I student- och doktorandinlagan nämns att representation är en av de mest prioriterade frågorna för studenterna, där de beskriver situationen som problematisk (s. 1 och s. 6). Studenterna har på pappret goda möjligheter att representera och påverka, men det tycks inte fungera i praktiken. I självvärderingen saknas en specificering av hur yngre forskare och doktorander - och även studenter - är involverade i kvalitetsarbetet. Även om studenterna har varit engagerade i visions- och strategiarbetet, så verkar de vara mindre engagerade i det mer dagliga kvalitetsarbetet inom verksamhetsprocessen. Studentinlagan antyder att studenterna inte är representerade i alla forum där de borde finnas med. Den synpunkten stärks också av tomma poster för doktorand- och studentrepresentanter i olika forskningsråd på fakulteterna. I samband med intervjuerna framkom att det finns ett behov av att öka studenternas och doktorandernas engagemang för gemensamma frågor om att säkra och utveckla forskningsmiljöernas kvalitet.

Bedömargruppens slutsats är att det finns ett system där ledning och medarbetare (med visst frågetecken för studenter och doktorander) deltar i kvalitetsarbetet och att dessa system bidrar till det strategiska arbetet. Även om systemen finns på plats så är det mer tveksamt om de bidrar till ett effektivt resursutnyttjande, eftersom lärosätet inte riktigt når de övergripande mål som satts upp för forskningen. Bedömargruppen rekommenderar en ökad systematik i arbetssättet från ledningen via fakulteterna till institutionerna och olika centrum för kvalitetsarbetets roll i det strategiska arbetet. Det skulle sannolikt leda till ett effektivare resursutnyttjande.

3. Lärosätet säkerställer att det kontinuerligt samlar in, analyserar och använder information med bäring på forskningens kvalitet och relevans, som underlag för kvalitetsutveckling, strategiska beslut och prioriteringar.

Uppfylld

Motivering:

Lärosätets självvärdering beskriver ett antal aktiviteter som kopplas till bedömningsområdet. Bibliometriska data och data om externa anslag samlas in via Diva, ett system som samlar in information från flera databaser. Data om bibliometri och externa anslag används som underlag för att fördela fakultetsanslag både på universitetsövergripande nivå samt på fakultets- och institutionsnivå. Enligt rektorns uppdrag till fakulteterna ska det ske en extern kollegial granskning av forskningskvaliteten på fakultetsnivå minst vart tredje år. Detta diskuteras under bedömningsområde 3, liksom uppföljningen av strategiska satsningar och den övergripande utvärdering av forskningens förutsättningar som genomfördes 2017. Lärosätet genomför också regelbundet uppföljning av studenternas och doktorandernas upplevelser av utbildningen via Linnébarometern och Doktorandbarometern, men det är oklart om undersökningarna har någon koppling till kvalitet i forskningen. Regelbunden kvalitetssäkring av forskarutbildningen enligt UKÄ:s granskningar.

Fakulteterna samlar också in detaljerad information om den enskilde medarbetarens forskningsprestationer och forskningsplaner samt information om andra aktiviteter som är relaterade till samverkansuppdragen. Även verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser innehåller mycket systematiserad information med bäring på forskningens kvalitet, vilket har beskrivits under avsnitt 1.1. Uppenbarligen läggs ganska mycket arbete ner på att förse fakulteter, institutioner och ledning med data och information, men det saknas en övergripande systematik i hur all information ska användas. Rektorn uppger vid intervjuerna att det finns planer på att försöka utveckla systemen så att informationen används mer rationellt.

Sammanfattningsvis finner bedömargruppen att lärosätet har system för att samla in stora mängder information som används i kvalitetsarbetet. Dels arbetar man med systemet Flora, där data samlas in från externa och interna källor för publikationer och externa anslag. Även verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner innehåller mycket information som analyseras och används i kvalitetssäkringsarbetet. Lärosätet genomför enkätundersökningar riktade mot medarbetare, doktorander och studenter, liksom utvärderingar av olika strategiska satsningar. Bedömningsgrunden är uppfylld, men bedömargruppen anser att det finns utrymme för att mer effektivt använda informationen. Bedömargruppen föreslår att lärosätet gör en värdering av hur resurskrävande systemet är jämfört med hur informationen kommer till användning.