Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Lärosätets arbete för systematisk säkring och utveckling av kvalitet är enligt självvärderingen uppdelat i tre huvudområden: utbildning på grund- och avancerad nivå, utbildning på forskarnivå samt övriga områden som inkluderar samverkan, internationalisering, student- och doktorandinflytande, lika villkor, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Aktiviteterna inom kvalitetsarbetet är uppbyggda kring årscykler, där det kontinuerliga och systematiska interna kvalitetsarbetet huvudsakligen sker i ett-, två- och tre-årscykler. Lärosätet har i dagsläget inte några återkommande egeninitierad externa granskningsinslag i kvalitetssystemet, med undantag för den nu pågående externa utvärderingen av forskarutbildningen.

Lärosätets kvalitetssystem har till stor del processer och rutiner för att, fullt utvecklat, kunna säkra kvaliteten för de två första områdena, utbildning på grund- och avancerad nivå samt utbildning på forskarnivå. De områden av systemet som funnits sedan tidigare, uppföljning av kurser och program utifrån vissa faktorer, finns till stora delar beskrivna och förankrade i organisationen. Här finns också, till viss del, exempel på att lärosätet har genomfört åtgärder baserade på resultat som har genererats av kvalitetssäkringsarbetet. I det nya kvalitetssystemet, som är mer omfattande, finns en rad cykler som ännu inte genomförts och där det inte finns tydliga beskrivningar av hur kvalitetssäkringsarbetet ska ske, hur informationen ska tas om hand och hur den ska kommuniceras till organisationen. Det finns en kvalitetspolicy som tillsammans med kvalitetssystemet har en tydlig koppling till lärosätets strategi. För att vara ett relativt litet lärosäte med en institution och en gemensam förvaltning upplever bedömargruppen ändå att det är ett alltför komplext system för kvalitetssäkring och föreslår nedan möjliga utvecklingsområden.

Ett utvecklingsområde som bedömargrupper ser är att renodla och förenkla systemet. Ett sätt att göra detta skulle kunna vara att cykler, såsom internationalisering, samverkan och lika villkor, inkluderas i cykler för kvalitetssäkring och uppföljning av kurser och program för såväl utbildning på grund- och avancerad nivå som för utbildning på forskarnivå. Ytterligare utvecklingsområden är att tydliggöra ansvarsfördelningen för de cykler som ännu inte genomförts och för vissa processer inom kurs- och programuppföljning samt att säkerställa att information om kvalitetssystemet, och återkoppling av genererade resultat, är ändamålsenlig och når fram till samtliga berörda intressenter.

Bedömargruppen vill också starkt rekommendera egeninitierad extern utvärdering av de utbildningar som inte utvärderas av UKÄ, detta som ett komplement till det kontinuerliga inre uppföljningsarbetet som sker vid lärosätet.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Lärosätet har ett kvalitetssystem inom högre utbildning där strukturer, rutiner och processer för att säkra kvaliteten i utbildningarna finns beskrivna. Där finns även en visualisering som visar att lärosätet tänker utifrån en ständigt pågående förbättringscykel där kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling är integrerad. Aktiviteterna i systemet, som också visualiseras genom årscykler, ska stödja verksamheten i att ta sig mot de mål som formuleras i lärosätets vision samt utbildnings- och forskningsstrategier. Det systematiska kvalitetssäkringsarbetet är integrerat med högskolans övergripande system för verksamhetsstyrning. Åtgärder som kvalitetsarbetet resulterar i ingår enligt självvärderingen i lärosätets verksamhetsplanering på ledningsnivå och återfinns i kommande års verksamhetsplan. Planen beslutas av högskolestyrelsen.

Lärosätets kvalitetssystem är nytt och anses av både ledning och övrig personal som ett mer sammanhängande system än det föregående systemet. Det har tidigare funnits kvalitetsdrivande insatser och olika parallella system för att säkra kvaliteten, men inte någon helhet som är mer systematiskt uppbyggd. Bedömargruppen upplever systemet som ambitiöst och till vissa delar väl komplext med många olika riktlinjer och dokument att förhålla sig till. En övergripande struktur för hur de olika delarna hänger ihop hade varit önskvärt för att förbättra möjligheten till förståelse.

Vissa delar av systemet, cykler rörande internationalisering, samverkan och lika villkor, är hittills oprövade och det finns inga tydliga planer och instruktioner för hur dessa ska genomföras, följas upp och eventuellt åtgärdas. Varken i självvärderingen eller vid platsbesöken fann bedömargruppen tillräckligt med exempel på att dessa cykler fungerar i praktiken. Bedömargruppen har också svårt att utifrån dokumenten och platsbesöken se hur cyklerna hänger ihop med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av övrig utbildningsverksamhet. Om dessa cykler även fortsättningsvis ska ske som separata cykler behöver det tas fram en beskrivning hur dessa områden integrerar med cyklerna för kurs- och programuppföljning. Inom de delar där det tidigare har funnits ett systematiskt kvalitetsarbete, som kurs- och programverksamheten, finns ett fungerande system och ett antal exempel på att dessa processer fungerar.

Som framgick vid platsbesöken upplever man det som "en stor utmaning, kanske den största, att hålla vid det som nu tagits fram." Det kan även bedömargruppen se som en utmaning och noterar samtidigt att det finns utvecklingsområden för kvalitetssystemet som skulle effektivisera och renodla det. Ett sådant utvecklingsområde skulle kunna vara att inkludera vissa av de tre- och femåriga cyklerna, exempelvis internationalisering, samverkan och lika villkor (jämställdhet) i kurs- och programuppföljningscykeln (ettåriga och treåriga) för såväl utbildningar på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Genom att lyfta in frågor om internationalisering, samverkan och jämställdhet i kurs- och programvärderingar får lärosätet möjlighet att dels inhämta studenternas synpunkter om dessa områden på ett systematiskt sätt, dels inhämta synpunkter och analyser från den kursansvarige, examinatorn och utbildningsledaren. Därefter kan grundutbildningsnämnden diskutera och åtgärda eventuella områden, som andra delar i kurs- och programuppföljningen. Dessa områden skulle då få en tydligare koppling till lärosätets utbildningsverksamhet och kvalitetssäkringsarbete.

Någon uppföljning av kvalitetssystemet har ännu inte genomförts, vilket är högskolestyrelsens ansvar och uppgift. Vid platsbesöken diskuterades vid några tillfällen ett utvecklingsområde, nämligen en egeninitierad extern granskning av utbildningsprogram. En sådan granskning skulle vara ett bra komplement till lärosätets kontinuerliga uppföljningsarbete och en möjlighet att bygga vidare på den nu pågående externa utvärderingen av forskarutbildningen (mer om detta i bedömningsområdet Utformning, genomförande och resultat). Likaså kom en diskussion om riktlinjer för kvalitetssäkring av examina, huvudområde och ämne upp vid platsbesöken. Den processen är ännu inte genomförd och bedömargruppen fick inga svar på vad processen förväntas tillföra och om den egentligen behövs.

Bedömargruppen ser trots nämnda utvecklingsområden förutsättningar för att systemet, fullt utvecklat, ska kunna säkerställa kvaliteten i utbildningarna vid lärosätet.

Lärosätet har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Ja, det finns en policy som utgör en del av den strategiska styrningen.

Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Inte uppfylld

I dokumentet System för kvalitetsarbete inom högre utbildning framgår vem som är ansvarig för varje kvalitetscykel. Grundutbildningsnämnden och forsknings- och forskarutbildningsnämnden är ytterst ansvariga för stora delar av kvalitetssäkringen för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Cyklerna för kvalitetssäkring och uppföljning av kurser, program, examina och ämne liknar varandra för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarutbildningsnivå och tar utgångspunkt i samma dokument. Ansvaret för kvalitetssäkring och utveckling av övriga områden är inte lika tydligt. Vissa cykler, som samverkan, studentinflytande samt kompetensförsörjning och kompetensutveckling har fler än en ansvarig.

Ansvaret för lärosätets kvalitetsarbete finns beskrivet på olika sätt i ett antal olika dokument. Inledningen av dokumentet System för kvalitetsarbete inom högre utbildning beskriver en ansvarsfördelning som utgår från roller eller funktioner, till skillnad från cyklerna som bygger på verksamhet och aktiviteter. Ansvarsfördelningen för cyklerna skiljer sig åt, nämnderna har ansvaret för samtliga cykler gällande kurs- och programuppföljning medan rektor, prefekt och förvaltningschef ansvarar för största delen av övriga cykler. I självvärderingen framgår att ledningsrådet anser sig ha ett kollektivt ägarskap för kvalitetsfrågor, och rådet tar upp frågor om specifika satsningar inom utbildning och forskning, behov av revideringar av högskoleövergripande styrdokument, kompetensförsörjning och frågor om studie- och doktorandmiljö. I ledningsrådet finns inte någon student- eller doktorandrepresentant.

Kvalitetsrådet är inrättat för att skapa en enhetlig hantering av kvalitetsfrågor och som beredningsinstans i samband med kvalitetsgranskningar av högskolans verksamhet. I kvalitetsrådet ingår däremot inte rektor som är ensam ansvarig för exempelvis lika villkor och internationalisering, enligt dokumentet System för kvalitetsarbete av högre utbildning. På liknande sätt finns inte nämnderna med i den systematiska kvalitetscykeln för samverkan, som ses som en viktig del av utbildningsprogrammen. Bedömargruppen har också svårt att hitta tydliga beskrivningar i lärosätets dokumentation av vem som är ansvarig och leder kvalitetsrådet samt om det förs protokoll eller minnesanteckningar vid möten. Av platsbesöken framgick att också personalen kände viss tveksamhet om detta.

Genom det stora antalet dokument om kvalitetsarbete, kvalitetssäkring, uppföljning och utveckling samt dess ansvarsfördelning framstår det systematiska arbetet som mer komplext än bedömargruppen anser att det skulle behöva göra. Det är också svårt att veta om ansvarsfördelningen är ändamålsenlig eftersom flera av cyklerna ännu inte är genomförda och de flesta av dokumenten där kvalitetsarbete och ansvarsfördelning framgår är relativt nyskrivna. Systemet har arbetats fram med stöd från kollegiet, nämnderna och kvalitetsrådet och många anställda har en funktion i något eller några råd och nämnder. Detta är en styrka och något positivt. Det är samtidigt viktigt att vara uppmärksam på att vissa anställda sitter med i många olika konstellationer och arbetsbelastningen kan vara en riskfaktor. Även inne i cyklerna för kurs- och programuppföljning finns en viss tveksamhet när det gäller ansvariga för återkoppling av analyser och resultat till studenter och berörd personal. Detta gäller exempelvis i samband med programråd, självvärderingar, kursanalyser, kursrapporter och programvärderingar.

Ett utvecklingsområde, som anknyter till den första bedömningsgrunden ovan, är att se över möjligheter till effektivisering och förenkling av kvalitetssystemet och dess ansvariga för cykler inom samverkan, internationalisering och lika villkor. Lika viktigt är det att tydliggöra ansvar för återkoppling inom kurs- och programuppföljningen. Lärosätet bör också överväga möjligheten att låta tvåårscykeln för kvalitetssäkring av examina, huvudområde och ämne ingå i cyklerna för kurs- och programuppföljning.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att det blir otydligt var det övergripande ansvaret för olika delar av kvalitetsarbetet och kvalitetssäkringen ligger, eftersom det finns ett antal olika råd, grupper och nämnder med liknande ansvar, men där delvis olika ledamöter sitter med. Det finns också en viss otydlighet i uppdelningen av ansvarsuppgifter inom cyklerna för kurs- och programuppföljning. För övriga cykler som ännu inte är genomförda är det svårt att se en ändamålsenlig ansvarsfördelning och en koppling till övriga cykler.

Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Lärosätets dokument System för kvalitetsarbete inom högre utbildning presenteras på lärosätets externa webbplats, både i text och visuellt. Där finns även tillgång till samtliga beslutade dokument. System för kvalitetsarbete inom högre utbildning presenteras varje år på institutionsmöten, där all undervisande personal deltar. Där ges även information om hur systemet relaterar till övriga strategiska dokument, vilka förändringar som gjorts, samt resultat och åtgärder som är kopplade till genomförda aktiviteter.

Grundutbildningsnämnden och forskar- och forskarutbildningsnämnden, som båda har ett stort ansvar för kvalitetssäkringsarbetet, består av valda ledamöter från kollegiet, externa representanter samt studenter och doktorander. Nämnderna får kontinuerligt redovisningar från de diskussioner som förts i programråden om kurs- och programvärderingar, analyser samt resultat och åtgärder från dessa värderingar. Detta sker både för utbildningarna på grundnivå och avancerad nivå i grundutbildningsnämnden samt för forskarutbildningen i forskar- och forskarutbildningsnämnden. Bedömargruppen upplever att stora delar av lärarkåren är involverade i utvärderingsprocesserna, programråden, doktorandseminarierna, handledarkollegiet med flera. Cyklerna för kurs- och programvärdering samt analyser och åtgärder kopplade till detta arbete har en tradition vid lärosätet och är kända för de anställda. Här finns det systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos både personal samt studenter och doktorander.

När det gäller cykler för övriga områden är dessa till stora delar inte genomförda. Det finns därför begränsad information om genomförande, resultat, analys och åtgärder samt delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander. Mål- och utvecklingssamtal genomförs kontinuerligt där en dialog förs om högskolans övergripande mål i relation till lärarens egna mål. Personalen får möjlighet att diskutera sina ambitioner att delta i olika arbetsuppgifter och roller samt sina önskemål om kompetensutveckling med mera.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att lärosätet på olika sätt uppmuntrar och inbjuder personalen till engagemang och delaktighet i olika konstellationer, samt informerar om vad som är aktuellt och väsentligt för respektive grupp i olika forum.

Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Lärosätets dokument System för kvalitetsarbete inom högre utbildning presenteras på lärosätets externa webbplats, både i text och visuellt. Där finns även tillgång till samtliga beslutade dokument. System för kvalitetsarbete inom högre utbildning presenteras varje år på institutionsmöten, där all undervisande personal deltar. Där ges även information om hur systemet relaterar till övriga strategiska dokument, vilka förändringar som gjorts, samt resultat och åtgärder som är kopplade till genomförda aktiviteter.

Grundutbildningsnämnden och forskar- och forskarutbildningsnämnden, som båda har ett stort ansvar för kvalitetssäkringsarbetet, består av valda ledamöter från kollegiet, externa representanter samt studenter och doktorander. Nämnderna får kontinuerligt redovisningar från de diskussioner som förts i programråden om kurs- och programvärderingar, analyser samt resultat och åtgärder från dessa värderingar. Detta sker både för utbildningarna på grundnivå och avancerad nivå i grundutbildningsnämnden samt för forskarutbildningen i forskar- och forskarutbildningsnämnden. Bedömargruppen upplever att stora delar av lärarkåren är involverade i utvärderingsprocesserna, programråden, doktorandseminarierna, handledarkollegiet med flera. Cyklerna för kurs- och programvärdering samt analyser och åtgärder kopplade till detta arbete har en tradition vid lärosätet och är kända för de anställda. Här finns det systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos både personal samt studenter och doktorander.

När det gäller cykler för övriga områden är dessa till stora delar inte genomförda. Det finns därför begränsad information om genomförande, resultat, analys och åtgärder samt delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander. Mål- och utvecklingssamtal genomförs kontinuerligt där en dialog förs om högskolans övergripande mål i relation till lärarens egna mål. Personalen får möjlighet att diskutera sina ambitioner att delta i olika arbetsuppgifter och roller samt sina önskemål om kompetensutveckling med mera.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att lärosätet på olika sätt uppmuntrar och inbjuder personalen till engagemang och delaktighet i olika konstellationer, samt informerar om vad som är aktuellt och väsentligt för respektive grupp i olika forum.

Den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får/får inte en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld

Beskrivningar av kvalitetssystemet och tillhörande cykler och processer finns på lärosätets externa webbplats. Där finns även strategiska planer och dokument för övergripande styrning. Av självvärderingen framgår att information som genereras av kvalitetssystemet ges fortlöpande till personal via nyhets- och rektorsbrev på den externa webbplatsen. Informationen i dessa brev är av mer allmän karaktär, och bedömargruppen ser inte att det i någon större utsträckning förekommer information som genererats från kvalitetssystemet. I självvärderingen framgår också att protokoll från grundutbildningsnämnden och forskar- och forskarutbildningsnämnden samt kontinuerliga prefektbrev publiceras på intranätet och här har bedömargruppen tagit del av dokumentation om protokoll från grundutbildningsnämnden.

Av dokumentationen framgår att studenterna ska få tillgång till vissa underlag, redovisningar och rapporter, via intranätet. Det gäller framför allt kvalitetssäkring av examina, huvudområde och ämne (som ännu inte genomförts) samt kvalitetssäkring av program (där det genomförs programvärderingar med avgångsstudenter). Via platsbesöken har bedömargruppen inte kunnat verifiera att studenterna systematiskt får del av detta material. När det gäller kursvärderingar har dessa hittills genomförts på olika sätt, skriftligt (digitalt och på papper) samt muntligt beroende på vad den kursansvarige har bedömt som lämpligast. I år har detta styrts upp av lärosätet och en digital kursvärdering går automatiskt ut till studenterna. Resultat från kursvärderingen har publicerats på lärosätets lärplattform av den kursansvarige. Det finns ingen systematisk uppföljning av om dessa publiceras eller inte. Ett utvecklingsarbete pågår och framöver kommer resultaten av kursvärderingen automatiskt läggas ut på lärplattformen. Den kursansvarige ansvarar för att skriva en självvärdering och skicka till examinatorn, men den förmedlas inte till studenterna. Examinatorn gör en kursanalys med stöd av delkursernas självvärderingar och skriver en kursrapport som skickas till utbildningsledaren. Vissa examinatorer publicerar kursrapporten på lärplattformen men det framgår av platsbesöken att det inte sker systematiskt. Bedömargruppen anser att studenter som genomfört kursvärderingen bör få återkoppling från den kursansvarige eller examinatorn. I återkopplingen bör det framgå den kursansvarige eller examinatorns respons på de synpunkter som studenterna gett samt eventuella åtgärdsförslag och möjlig implementering. Examinatorn eller den delkursansvarige informerar muntligt kommande studentgrupp vid kursens start om vad som stod i kursanalysen och vilka eventuella förändringar som gjorts.

Utbildningsledare och representanter för studenterna i de olika årskurserna på respektive program träffas i programråd. Minnesanteckningar skrivs och förmedlas till studenterna i vissa råd, men sker inte systematiskt för samtliga utbildningsprogram.

Programvärderingar sker med avgångsstudenter och analyseras av utbildningsledaren. Inte heller här framgår det av dokumentationen eller platsbesöken om resultat och analys av värderingen publiceras för de studenterna som har deltagit i värderingen, eller för studenter i lägre årskurser.

Bedömargruppen kan inte heller finna en systematisk dialog eller skriftlig dokumentation från utbildningsledare till examinatorer och delkursansvariga för de rapporter som har presenterats vid grundutbildningsnämndens möten eller institutionsledningsmöten. Om det finns brister och förändringar ska göras, informeras den examinator och delkursansvariga som berörs. Det framgick vid platsbesöket att programråd (samma namn som de för utbildningsledare och studenter) sker mellan utbildningsledare och examinatorer, men det är inte tydligt vad syftet eller målet är. Inte heller är det tydligt hur programrådets diskussioner dokumenteras och kommuniceras till relevanta intressenter.

För de delar av kvalitetssystemets cykler som ännu inte är genomförda finns inga exempel på eller beskrivningar av hur information och resultat ska kommuniceras till relevanta intressenter.

Sammantaget finner bedömargruppen att lärosätet har en ambition att sprida information inom organisationen, men det sker inte för alla delar av verksamheten. Informationen behöver därför systematiseras och ändamålsenligheten förtydligas.