Styrning och organisation

Bedömningsområde: Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet:

Inte tillfredsställande

Det finns flera styrkor i Försvarshögskolans kvalitetsarbete. Det synes råda en god dynamik mellan lärare och studenter, och det finns även tecken på ett gott kollegialt samarbete. I dessa avseenden verkar det utbildningsnära kvalitetsarbetet fungera väl. Försvarshögskolan har även på kort tid utvecklat ambitiösa instrument för sitt lärosätesövergripande kvalitetsarbete. Det återstår dock att implementera dessa mer effektivt och att vid behov modifiera dem. Försvarshögskolan har redan visat förmåga att kunna modifiera sitt kvalitetsarbete vid behov. En styrka i kvalitetsarbetet är att kriterierna för beslut om inrättande av utbildning och utvärdering av utbildning är desamma, vilket i sig är positivt och kan ge en god dynamik i utvecklingen av dessa kriterier. Det är också positivt att Forsknings- och utbildningsnämnden (FoUN) nu utvecklat mallar för de åtgärdsplaner som ska åtfölja Försvarshögskolans utvärderingar. Det ger bättre förutsättningar för att effektiva åtgärder vidtas samt för FoUN:s uppföljning av åtgärderna.

Bedömargruppen kan trots detta inte ge bedömningsområdet omdömet tillfredsställande, av tre huvudsakliga skäl. För det första anser bedömargruppen att väsentliga delar av Försvarshögskolans system ännu inte har implementerats i tillräcklig utsträckning för att det ska gå att avgöra om systemet är tillfredsställande. Det andra huvudskälet är de problem som uppkommit i samband med den första implementeringen av det av FoUN organiserade systemet för utbildningsutvärderingar. På detta viktiga område syns väl den problematik som uppmärksammas i Försvarshögskolans självvärdering – brister i sambandet mellan det utbildningsnära och det lärosätesövergripande kvalitetsarbetet, vilket i sin tur medför att möjligheterna för lärosätets ledning att veta hur det utbildningsnära kvalitetsarbetet fungerar har klara brister. Det tredje huvudskälet är de brister bedömargruppen uppmärksammat i Försvarshögskolans kvalitetssäkringspolicy.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

• Försvarshögskolans kvalitetssäkringspolicy behöver utvecklas så att den inkluderar såväl beskrivningar av allmänna mål och principer för kvalitetsarbetet som beskrivningar av de medel som ingår i kvalitetssystemet.
• I samband med översynen av arbetet med de av FoUN organiserade utvärderingarna bör frågan om personalens kunskap om och engagemang i det lärosätesövergripande kvalitetsarbetet uppmärksammas. Därvid bör prövas om problemen kan förklaras av brister i ledningsarbete, information, utformningen av utvärderingarna eller av andra orsaker.
• FoUN bör följa upp att den antagna mallen för åtgärdsplaner får avsedd effekt.
• I samband med översynen av de av FoUN organiserade utvärderingarna bör frågan om ansvar för information kring resultat och åtgärdsplaner uppmärksammas.
• Försvarshögskolan bör utveckla en modell för hur information om det lärosätesgemensamma kvalitetsarbetet kan riktas direkt till lärosätets studenter.
• Systematiken i återkoppling mellan olika nivåer i organisationen, såväl i linjen som mellan linjen och kollegiet, behöver utvecklas.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Försvarshögskolan har en tvåhundraårig historia av militär utbildning. Inom det akademiska utbildningsväsendet är det ett ungt lärosäte, som har fått lägga stor möda på att bygga upp de strukturer som sedan länge finns på äldre akademiska lärosäten. Till exempel har lärosätet arbetat med att etablera en akademisk ämnesstruktur, en för akademiska förhållanden lämplig ledningsstruktur och inte minst en tillräcklig kompetensbas av akademiskt utbildad personal. Därtill har arbetet med att få ytterligare examenstillstånd tagit stor tid och kraft. Som det uttrycks i självvärderingen har Försvarshögskolan lagt kraft på verksamhetsutveckling, och arbetet med kvalitetssäkringssystemet har kommit därefter. Nu vill lärosätet vända på det förhållandet, det vill säga strävan är att kvalitetssystemet ska driva verksamhetsutvecklingen.

Försvarshögskolan har ett antal beslutade rutiner och riktlinjer för kvalitetsarbetet som rör utbildningsverksamheten, vilka med fördel skulle kunna ingå i en sammanhållen beskrivning av lärosätets kvalitetssystem för utbildning. I självvärderingen nämns ett antal delar av lärosätets kvalitetsarbete såsom kursvärderingar och utbildningsutvärderingar, tertialuppföljningar, ämnes- och programråd och högskolepedagogisk utveckling. Det finns dock inget sammanhållet styrdokument där det systematiska kvalitetsarbetets struktur presenteras på ett sätt som bedömargruppen anser lämpar sig för information och styrning.

Lärosätet har utformat ett antal välformulerade och tydliga styrdokument som vart och ett har central betydelse i ett kvalitetssystem – regler för inrättande, uppföljning och avveckling av utbildning samt regler och modell för utvärdering av utbildning. Dessa instrument ger i teorin förutsättningar för att bedriva ett gott kvalitetsarbete på lärosätesnivå. Utvärderingarna har hittills haft formen av självvärderingar, och Försvarshögskolan har ännu inte kommit igång med utvärderingar med extern medverkan.

Försvarshögskolan har hittills endast begränsade erfarenheter av utvärderingsverksamheten, och de erfarenheterna är inte utan brister, enligt vad bedömargruppen uppfattat i Försvarshögskolans självvärdering och vid intervjuer. Vid intervjuerna med de som praktiskt arbetar med officersprogrammet förekom åsikten att arbetet med programmens självvärdering och åtgärdsplan varit ett delvis störande moment i det lokala kvalitetsarbetet. En av institutionerna valde dessutom att inte delta i arbetet med utvärderingen av officersprogrammet. Samtidigt har bedömargruppen uppfattat att de som praktiskt arbetar med kandidatprogrammet i statsvetenskap/militärhistoria, i stor utsträckning undgått att uppmärksamma programsjälvvärdering och åtgärdsplan för sina respektive utbildningar. Bedömargruppens uppfattning är därför att alla institutioner inte fullt ut följt lärosätets riktlinjer för att utvärdera utbildning och att det saknas ett systematiskt förhållningssätt till utvärderingarna. Exakt vad som här behöver förbättras – ledningsarbete, information, utformningen av utvärderingarna/självvärderingarna eller något annat – behöver man reflektera över inom lärosätet. Bedömargruppens observationer bekräftar dock vad som redan sägs i Försvarshögskolans självvärdering: "Systematiken är /…/ ännu outvecklad när det gäller kopplingen mellan det centrala och det utbildningsnära kvalitetsarbetet." Detta är en allvarlig brist i ett kvalitetssystem eftersom det är genom detta samband som lärosätets ledning får kunskap om det utbildningsnära kvalitetsarbetets funktion och resultat, och vid behov kan vidta åtgärder.

Kvalitetssystemet måste ha prövats i verkligheten för att kunna bedömas. Även om de komponenter i kvalitetssystemet som beskrivs i Försvarshögskolans självvärdering är rimliga i olika avseenden, så är det största problemet för bedömningen att centrala komponenter i stor utsträckning ännu är relativt oprövade, och i några fall visar på brister när de har prövats. Lärosätet har heller inte i tillräcklig utsträckning kunnat visa på sin förmåga att förädla och justera sitt system, utifrån de resultat som dess komponenter genererat.

Ett kvalitetssystems kvalitet avgörs av hur väl det samspelar med den organisation och de medarbetare som det ska verka för. Olika kvalitetssystem kan i detta avseende vara ändamålsenliga för sitt syfte ("Fit for purpose"). Försöker man bedöma modellers rimlighet även när de är oprövade, ser man inte hur organisation och medarbetare faktiskt klarar att använda dessa och huruvida de genererar den information som krävs för att de ska vara kvalitetsdrivande. Man kan därför inte heller se hur lärosätet klarar att utveckla sina modeller mot bakgrund av de erfarenheter som den praktiska tillämpningen ger.

Det finns flera tecken på ett gott utbildningsnära kvalitetsarbete, men eftersom sambandet med det lärosätesövergripande arbetet brister är det svårt både för lärosätets ledning och för bedömargruppen att fullt ut bedöma det arbetet. Det saknas i dagsläget en helhet i Försvarshögskolans kvalitetssystem, med övergripande och utbildningsnära delar som kopplas ihop med varandra på ett ändamålsenligt sätt. Därför anser bedömargruppen att Försvarshögskolans kvalitetssystem är otillräckligt när det gäller att ha ett kvalitetssystem för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna.

1.2 Lärosätet har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är en del av den strategiska styrningen.

Inte uppfylld

Försvarshögskolan har en beslutad kvalitetssäkringspolicy, som antogs i november 2018 för att motsvara kriteriet i denna bedömningsgrund. Det fanns även tidigare ett policydokument, men under intervju beskrev lärosätets ledning att kvaliteten på det dokumentet inte bedömdes vara tillräckligt god, varför det ersattes med det som nu gäller.

Bedömargruppen instämmer i den bedömning som lärosätets ledning har gjort att också den nuvarande kvalitetssäkringspolicyn behöver utvecklas. En kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande dokument, kan för att vara vägledande för kvalitetsarbetet behöva innehålla såväl beskrivningar av allmänna mål och principer för kvalitetsarbetet, som beskrivningar av det mångfacetterade medel som själva kvalitetssystemet utgör. Den beskrivningen av kvalitetssäkringssystemet saknas dock i Försvarshögskolans policy, och bör således infogas på lämplig konkretionsnivå. Översynen av dokumentet bör även omfatta mål och principer för att säkerställa att dessa passar ihop med det kvalitetssäkringssystem man beskriver.

Det är av naturliga skäl svårt att bedöma om policyn i nuvarande tappning har hunnit bli en del av den strategiska styrningen eller fått effekt på skolans verksamhet. Däremot anser bedömargruppen att innehållet är så pass otillräckligt att det inte tydligt kan bidra till lärosätets strategiska styrning. Bedömargruppen ser dock positivt på att lärosätet själva har uppmärksammat och är medvetna om bristerna i policyn.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Inte uppfylld

Även om lärosätets övergripande kvalitetsansvar synes vara tydligt formulerat i självvärderingen finns problem med hur det faktiskt praktiseras. Som redan nämnts finns brister i förverkligandet av det definierade kvalitetsansvaret när det gäller relationen mellan det lärosätesövergripande och det utbildningsnära kvalitetsarbetet. Lärosätets ledning har ett övergripande ansvar, och behöver instrument för att kunna axla detta. Ett sådant instrument kan vara en övergripande nämnd, ett annat kan vara ett utvärderingssystem. Det måste givetvis också finnas ett utbildningsnära ansvar för att utveckla och bedriva utbildning med hög kvalitet. Relationen mellan dessa delar måste fungera väl för att man säkert ska kunna veta att kvalitetsansvaret är både tydligt och ändamålsenligt fördelat.

Under intervjuerna har kritik uttryckts mot relationen mellan kollegiala organ och linjeorganisationen. Linjeorganisationen, bland annat institutionschefer och enhetschefer, uppfattar att den trots sitt kvalitetsansvar tappar kontrollen över sakfrågor när de kollegiala organen blir sakägare. De kollegiala organen saknar i sin tur kontroll över de resurser som behövs för att genomföra fattade beslut. På institutionsnivå försöker man bemästra denna problematik genom att införa institutionsråd. När relationsproblemet avser organ på olika organisationsnivåer inom lärosätet tillkommer nivåproblematiken, till exempel vad gäller relationen mellan FoUN som kollegialt organ på central nivå och linjechefer på institutionsnivå. Lärosätet anger i självvärderingen att det på central nivå finns ett behov av att utveckla systematiken i återkopplingen mellan olika nivåer, vilket även vid intervjuerna bekräftats vara ett problem.

Sammanfattningsvis visar bristerna i sambandet mellan det lärosätesövergripande och det utbildningsnära kvalitetsarbetet, och relationen mellan linjefunktioner och kollegiala funktioner, att Försvarshögskolan behöver överväga om ansvarsfördelningen är både tydlig och ändamålsenlig. Även om den befinns vara det är ett utvecklingsområde att skapa en systematisk återkoppling mellan olika nivåer i organisationen, både i linjen och mellan linjen och kollegiet, för att undvika de problem som nämnts ovan. Lärosätet kan även framöver behöva följa upp hur införandet av institutionsråden påverkar kvalitetsarbetet.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

I Försvarshögskolans självvärdering beskrivs olika aktiviteter där ett viktigt syfte just är att uppmuntra till delaktighet, engagemang och ansvar. Det beskrivs också hur personal och studenter i olika sammanhang är delaktiga i det reguljära arbetet kring utbildningsverksamheten. Avgörande för ett positivt gensvar är dock inte att aktiviteter genomförs, eller att personal och studenter görs delaktiga i olika formella sammanhang. Positivt engagemang och ansvar är en funktion av att personal och studenter deltar, samt uppfattar att de aktiviteter som ingår i det systematiska kvalitetsarbetet är meningsfulla och intressanta.

Platsbesöken visar på ett gott engagemang när det gäller det utbildningsnära kvalitetsarbetet, och att deltaga i det utbildningsnära kvalitetsarbetet upplevs som meningsfullt. Men medarbetarna har bara i begränsad utsträckning ännu tagit till sig det lärosätesgemensamma arbetet. Det är svårt att avgöra vad det beror på, men troligen spelar de skilda kulturerna med civila och militära traditioner en roll för att lärosätet som helhet ska uppfattas som en gemensam angelägenhet. Då blir det särskilt viktigt med plattformar för samarbete och utbyte av erfarenheter. För att nämna några exempel: I ambitionen att "akademisera" de militära utbildningarna kan de traditionellt akademiska ämnena ha mycket att bidra med, och de militära programmen bör kunna bidra med sina erfarenheter från sitt kvalitetsarbete med fungerande system för studentinflytande. Interna samarbeten kan ge synergieffekter, och genom att nyttja dem mer kan lärosätet stärka känslan för andra gemensamma frågor, såsom kvalitetssystemet. Ett utvecklingsområde är att utveckla formerna för att sprida goda exempel och byta erfarenheter mellan utbildningar och verksamheter.

Studenterna uppger både vid intervjuer och i studentinlagan att de känner sig välkomna till de forum som de bjuds in till, men att de får fler förfrågningar än vad de med sina begränsade resurser har möjlighet att tacka ja till. Delaktighet i diskussioner, beslutsfattande och implementering genom representation i exempelvis ämnesråd tycks välfungerande. Upplevda brister i lärosätets arbete med åtgärder och implementering kan dock verka hämmande för studenterna. Denna fråga berörs vidare i genomgången av bedömningsområdet studentperspektiv.

Det finns brister i engagemanget i det lärosätesövergripande kvalitetsarbetet, men bedömargruppens bild är att engagemanget är starkt på utbildningsnära nivå. Bedömargruppen anser alltså att lärosätets processer för att uppmuntra till delaktighet, engagemang och ansvar verkar fungera väl där det individuella engagemanget får störst effekt, vilket inte minst avspeglats i det engagemang för kvalitetsfrågor som personal och studenter gett uttryck för vid platsbesöken.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Enligt självvärderingen har Försvarshögskolan olika typer av rutiner för uppföljning och utvärdering. En av rektors tertialuppföljningar utvecklas nu mot att alltmer bli en uppföljning av kvalitetsarbetet, och FoUN har ansvaret för att genomföra utvärderingar av all utbildning vart tredje år. En del av dessa utvärderingar ska genomföras av externa bedömare, medan andra består av självvärderingar av utbildningarna med åtföljande åtgärdsplaner som fastställs av FoUN. Uppföljningar och utvärderingar ska knytas till kriterierna för att inrätta utbildningar, vilket är bra och naturligt.

Studenterna pekar på att deras samspel med lärarna i allmänhet är gott, och att de är villiga att göra förändringar som är baserade på studenters synpunkter. Skulle lärarna uppfatta att en förändring inte är motiverad försöker de förklara varför. Mellan lärarna finns också en fungerande kollegial diskussion kring utbildning, liksom ett väl fungerande samspel mellan olika aktörer som lokalt är involverade i att leda och genomföra utbildningar. I dessa avseenden anser bedömargruppen att det utbildningsnära kvalitetsarbetet fungerar väl.

Formen för åtgärdsplaner är ett hinder för att de utvärderingar som görs ska kunna bli underlag för strategisk styrning och kvalitetsarbete. Flera av de åtgärdsplaner som bedömargruppen tagit del av är allmänt hållna utan vare sig tidsättning eller uppgift om ansvarig. De är alltså inte tillräckligt konkreta för att bedömargruppen ska kunna bedöma om kvalitetsarbetet får några faktiska konsekvenser. En mall för åtgärdsplaner har nu utvecklats av FoUN, vilken kan ge skärpa åt det kommande arbetet med åtgärdsplaner och FoUN:s uppföljning av dessa planer. Först när åtgärdsplanerna får konkretion kan FoUN utföra denna uppgift effektivt, och lärosätet kan då bättre säkerställa att resultat och slutsatser tillvaratas.

Försvarshögskolans kvalitetssystem är ungt, och får fortfarande sägas vara i ett uppbyggnadsskede. Likväl visar man i självvärderingen att man gjort några korrigeringar utifrån vunna erfarenheter, till exempel vad gäller utvärderingarnas periodicitet. Att det finns en sådan beredskap är positivt, och när systemet har tillämpats i några år kan det vara moget att ses över som helhet.

1.6 Den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld

I självvärderingen beskrivs en struktur för att sprida information som genereras av kvalitetssystemet, men den strukturen visar sig inte vara tillräcklig. I självvärderingen beskrivs nämligen också hur centrala aktörer i organisationsenheterna inte kände till framtagna åtgärdsplaner efter pilotomgången av de egna utbildningsutvärderingarna, och därmed arbetade de inte efter dem. Det betraktar bedömargruppen som anmärkningsvärt.

Informationsspridning har både en strukturell och en kulturell sida. Försvarshögskolan behöver etablera en god struktur för informationskanaler och utformning av information, men det behöver också finnas en kultur av intresse för att målgruppen ska vilja och kunna tillgodogöra sig informationen. Härvidlag finns en intressant koppling till den bedömningsgrund som avser delaktighet, engagemang och ansvar. Som redan nämnts i bedömningsgrunden som rör systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar, är det bedömargruppens uppfattning att det finns ett engagemang kring utbildningsnära kvalitetsarbetet. En utveckling av systematiken och strukturen för information har däri en kulturell bas att luta sig mot.

Återkopplingen av kursvärderingar brister emellanåt, men intervjuerna visar att studenterna i allmänhet får bra information och återkoppling om resultat av kursvärderingar och om vidtagna åtgärder. När det gäller den mer generella informationen inom lärosätet finns ett problem. Studentkåren får genom sitt deltagande i lärosätets olika organ mängder av information, men har svårt att sålla och sprida vidare relevant information till studenterna. Studentkåren efterlyser därför bättre information om kvalitetsarbetet som är riktad till de studenter som inte är kåraktiva. Bedömargruppen delar kårens uppfattning. Ett utvecklingsområde är med andra ord att se till att samtliga studenter får tillgång till relevant information, oavsett kårtillhörighet.

Bedömningen av denna bedömningsgrund hänger ihop med bedömargruppens slutsatser kring systemets struktur i allmänhet, som tas upp i den första bedömningsgrunden om systemets uppbyggnad. Det är tydligt att det finns goda exempel från det utbildningsnära arbetet och lärosätet har även lyft åtgärder som man gjort och planerar att göra. Lärosätet saknar dock en tydlig systematik och struktur för hur man säkerställer att information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt, till relevanta intressenter, och får spridning inom organisationen.