Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Sammantaget är det bedömargruppens uppfattning att lärosätets kvalitetssystem delvis är i en uppbyggnadsfas och att det i nuläget inte är fullt utbyggt för att säkra kvaliteten i utbildningarna. Bedömningsområdet styrning och organisation bedöms därför inte som tillfredsställande. Vissa delar saknas, till exempel processer för mer djupgående regelbundna granskningar av utbildningsprogram. Det finns i grunden en god struktur och ambition i form av en cyklisk förbättringsprocess, men den följs inte i alla delar. Faserna planera och genomföra tycks fungera väl, men faserna följa upp samt återkoppla och förbättra behöver utvecklas ytterligare. Lärosätet har på ett övergripande plan en god struktur för ansvarsfördelningen. Man strävar efter delaktighet, engagemang och breddat ansvar, men det kan utvecklas till att bli mer systematiskt. På ett teoretiskt plan finns det en god ambition att säkra utbildningarnas kvalitet genom kvalitetssystemets cykliska utformning. Lärosätet samlar in data och kommunicerar på olika sätt, men lärosätet behöver utveckla hur man tar tillvara resultaten och till viss del kommunicerar dessa på ett ändamålsenligt och systematiskt sätt. Återkopplingen av utbildningsuppdraget har en svag relation till lärosätets övergripande mål och strategier. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att utveckla den i grunden goda strukturen och den ambition som finns för att utveckla kvalitetssystemet i dess fulla potential.

Bedömargruppen har identifierat följande styrkor:

• Lärosätet har ambitionen att ha ett sammanhållet kvalitetssystem som ser lika ut på alla nivåer och inkluderar utbildning på grundnivå, avancerad nivå, utbildning på forskarnivå och forskning samt det gemensamma stödet.
• Förbättringsprocessen är cyklisk och systematisk samt baseras på faserna planera, genomföra, följa upp samt återkoppla och förbättra.
• Det finns gemensamma verktyg, metoder och processorienterade arbetssätt för kvalitetssäkring.
• Kollegial granskning och lärande möjliggör transparens och förståelse mellan olika verksamheter.
• Den övergripande kvalitetssäkringspolicyn med underliggande dokument beskriver det systematiska kvalitetsarbetet för utbildning på grundnivå, avancerad nivå och utbildning på forskarnivå.
• Det finns definierade centrala kvalitetsbegrepp och termer, vilket är positivt eftersom det kan hjälpa hela lärosätet till en gemensam bild av lärosätets kvalitetsarbete.
• På ett övergripande plan verkar det som att lärosätet har en god struktur för ansvarsfördelningen.
• Lärosätet har utvecklade kanaler för informationsspridning.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

• Utveckla integration av kvalitetsarbete och verksamhetsplanering samt implementera systematiken i hela organisationen.
• Utveckla regelbundna och systematiska djupgående granskningar av utbildningsprogrammen i deras helhet.
• Genomför den cykliska och systematiska förbättringsprocessen fullt ut genom att utveckla faserna följa upp samt återkoppla och förbättra.
• Utveckla en tydligare koppling mellan resultat som genereras av kvalitetssystemet och den strategiska styrningen.
• Sprid metoden kollegial granskning och lärande även till forskarutbildning och forskning.
• Utveckla systematiken för all personal att vara delaktiga, visa engagemang och ta ansvar.
• Ta fram en tydlig struktur för utveckling av kvalitetssystemet i dess helhet.
• Inför kompetensutveckling, för olika funktioner vid lärosätet, om hur man arbetar processorienterat, kvalitetssäkert och med god återkoppling avseende kommunikation av den information som genereras av kvalitetssystemet.
• Skapa en samlad intern och extern kommunikationsstrategi.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Motivering:

Karolinska Institutet (lärosätet) är ett medicinskt universitet med visionen att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Lärosätet bedriver utbildning på samtliga nivåer och har cirka 6 000 helårsstudenter, cirka 2 800 studenter i uppdragsutbildning och 84 studenter i kompletteringsutbildning. Vidare finns drygt 2 000 aktiva doktorander, vilket motsvarar 1 600 på heltid. Vid lärosätet finns drygt 5 000 medarbetare.

I självvärderingen framgår att målet med lärosätets kvalitetssystem är att säkra och utveckla verksamheten genom att koppla samman kvalitetsarbetet med verksamhetsplaneringen, vilket tar avstamp i en årscykel. Tidigare både externa och interna granskningar har varit vägledande i arbetet. Vidare framgår att lärosätets kvalitetssystem bygger på tre övergripande principer:

• ett sammanhållet och gemensamt system som syftar till helhetssyn, att alla bidrar och att samsyn råder om vad kvalitet är
• en cyklisk och systematisk förbättringsprocess som baseras på faserna planera, genomföra, följa upp samt återkoppla och förbättra
• gemensamma verktyg och metoder.

En ny ledningsorganisation, som trädde i kraft 1 januari 2019, syftar bland annat till att tydliggöra ansvar och befogenheter, öka kollegialt inflytande och minska antalet befattningshavare som rapporterar direkt till rektor. Vid platsbesöken framkom att den nya organisationen även behövdes för att lärosätets ledning dels skulle få en bättre översikt av verksamheten, dels för att komma tillrätta med den obalans som funnits mellan forskning och grundutbildning. Det sammanhållna kvalitetssystemet inkluderar forskning, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt det gemensamma stödet. Självvärderingen beskriver att lärosätet håller på att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet inom universitetsförvaltningen som står för en stor del av det gemensamma stödet. Detta bekräftades vid platsbesöken, där det uppgavs att det gemensamma stödet inte kommit så långt med kvalitetsuppföljning. Ambitionen är att bygga upp ett system även inom detta område som liknar det som gäller för utbildning och forskning. Bedömargruppens uppfattning är att lärosätets kvalitetssystem på en övergripande nivå är tydligt beskrivet i självvärderingen och det finns en god ambition att hålla samman de olika delarna på olika nivåer.

I dokumentet Systematiskt kvalitetsarbete inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå beskriver lärosätet att de grundläggande principerna för utbildningsutvärderingar bygger på kontinuerlig uppföljning och granskning för att säkerställa att studenterna uppnår uppsatta mål och att utbildningarna motsvarar studenternas och samhällets behov. Modellen är cyklisk och bygger på resultat och analys av utvärderingar som genomförs på övergripande nivå, institutions- och programnivå samt kursnivå. Institutionernas och programmens kvalitetsarbete sammanställs varje år i en kvalitetsplan, vilken även inkluderar en aktivitetsplan. Många uppföljningar genomförs på olika sätt i utbildningsprogrammen, till exempel nybörjarenkäter, kursvärderingar, enkäter för verksamhetsförlagd utbildning och examensenkäter som analyserar den upplevda kvaliteten utifrån flera perspektiv. Även indikatorer såsom söktryck och internationella utbyten beaktas. Dessutom genomförs studentbarometer, avnämarundersökningar och alumnundersökningar. Kompletterande tematiska utvärderingar kan ske. De flesta utbildningsprogram deltar i nationella nätverk där det sker ett utbyte genom kollegial granskning. Initiativet för dessa ligger dock på programnivå och det finns inget system för programutvärderingar vid lärosätet.

Vid platsbesöken bekräftades ovanstående, och det framkom att några mer djupgående regelbundna utbildningsutvärderingar inte har genomförts av lärosätet sedan Universitetskanslersämbetets utbildningsutvärderingar 2011–2014. Någon mer regelbunden djupgående granskning av utbildningsprogrammen i deras helhet genomförs inte, och det gavs ingen information vid platsbesöken om att det finns en sådan planering framöver. Bedömargruppen konstaterar att utvärderingen av utbildningen i nuläget huvudsakligen baseras på studenternas och avnämarnas uppfattning om utbildningen, eftersom det saknas en djupgående granskning av utbildningsprogrammen. Vid platsbesöken gavs inte, på ett övertygande sätt, en beskrivning av hur lärosätet med rådande kvalitetssystem säkerställer kvaliteten i utbildningarna. Det är bedömargruppens rekommendation att lärosätet utvecklar djupgående och regelbundna granskningar av utbildningsprogram.

Självvärderingen beskriver att lärosätets ambition är att samordna kvalitetsarbetet med verksamhetsplanerings- och uppföljningsprocesser som är under utformning i relation till den nya ledningsorganisationen. För att nå den ambitionen används verksamhetsplaner, kvalitetsplaner och aktivitetsplaner för kvalitetsutveckling. Ett resultat av arbetet är införandet av strategiska professurer med pedagogisk tyngdpunkt. Bedömargruppen uppfattar detta som ett positivt exempel som syftar till att säkerställa en forskningsanknuten utbildning av hög kvalitet. Varje år sker återrapportering av utbildningsuppdraget, med kvalitetsplanen som grund, från institutionen till kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå.

Det är bedömargruppens uppfattning att kvalitetssystemets uppbyggnad delvis är i ett inledningsskede och vissa delar saknas, till exempel processer för mer djupgående regelbundna granskningar av utbildningsprogram. Lärosätets cykliska och systematiska förbättringsprocess tycks fungera väl när det gäller faserna planera och genomföra. När det gäller faserna att följa upp samt återkoppla och förbättra framgår det inte på ett övertygande sätt att lärosätet arbetar systematiskt med dessa faser. Visserligen följs mycket upp, men kopplingen är svag mellan alla uppföljningar till fasen återkoppla och förbättra, liksom till kopplingen till övergripande mål och strategier samt slutligen återkopplingen tillbaka till organisationen. Mot den bakgrunden menar bedömargruppen att lärosätets kvalitetssystem inte fullt ut är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och relationen till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet är svag. Som påpekats ovan är det bedömargruppens rekommendation att lärosätet utvecklar djupgående och regelbundna granskningar av utbildningsprogram för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Motivering:

Enligt självvärderingen består lärosätets kvalitetssäkringspolicy av dokumentet Sammanhållet kvalitetssystem vid KI, riktlinjer. Dokumentet beskriver lärosätets syn på kvalitetsarbetet, de cykliska förbättringsprocesserna och de gemensamma verktygen för kvalitetssäkring. Här definieras även centrala kvalitetsbegrepp och termer, vilket bedömargruppen uppfattar positivt eftersom det kan hjälpa hela lärosätet till en gemensam bild av lärosätets kvalitetsarbete. Dokumentet är fastställt av rektor, publicerat och kommuniceras återkommande i relevanta ledningsforum inom lärosätet. Det framgår dock inte klart vilken systematik som finns i kommunikationen i dessa forum. Dessutom finns underliggande dokument som beskriver hur det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas för utbildning på samtliga nivåer, Systematiskt kvalitetsarbete inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå och Systematiskt kvalitetsarbete inom utbildning på forskarnivå. Dokumenten har fastställts under våren 2019. De ersätter tidigare styrdokument och har anpassats till den nya ledningsorganisationen. Lärosätet har initierat ett utvecklingsarbete, som syftar till att säkra att kvalitetssystemet och den verksamhetsplaneringsmodell som nu utformas blir integrerade och bidrar till hög kvalitet och måluppfyllelse för utbildning.

Kvalitetssäkringspolicyn utvecklades som en del av Strategi 2018 i och med framtagandet av slutrapporten om lärosätets sammanhållna kvalitetssystem. I slutrapporten gavs tydliga uppdrag till olika delar i organisationen för att införa kvalitetssystemet. Parallellt med detta arbete startade arbetet med en ny ledningsorganisation och utformning av Strategi 2030. För att det sammanhållna kvalitetssystemet ska kunna integreras i den nya strategiska styrningen har rapporten omarbetats till Sammanhållet kvalitetssystem vid KI, riktlinjer i linje med den nya ledningsorganisationen och Strategi 2030. Vid platsbesöken framkom att koppling mellan kvalitetssäkringspolicyn och Strategi 2030 ännu inte fullt ut har förverkligats. Det är bedömargruppens uppfattning att lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy som är offentlig, men att kopplingen till den strategiska styrningen kan utvecklas.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Motivering:

I självvärderingen beskrivs att lärosätet från 1 januari 2019 har en ny ledningsorganisation som innefattar ansvar för kvalitet och kvalitetsarbete, vilket regleras i Rektors besluts- och delegationsordning. Konsistoriet fattar med ledning av kvalitetsarbetets resultat strategiska beslut och beslut om utveckling av verksamheten. Rektor har det övergripande ansvaret för att lärosätets verksamhet håller hög kvalitet. Universitetsdirektören ansvarar särskilt för administrationens kvalitet, medan fakultetsnämnden ansvarar för kvaliteten i utbildning, forskning och samverkan med det omgivande samhället. Fakultetsnämnden beslutar om budgetram och strategiska mål. Nämndens kvalitetsarbete stöds av tre kommittéer, vars uppgift är att bereda ärenden, kontrollera kvaliteten och verkställa beslut inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning. Vid lärosätet finns en samordningsgrupp för kvalitetsarbetet vars främsta roll är att bereda beslut om kvalitetssystemet och samordna externa kvalitetsgranskningar. Dekaner och prefekter samarbetar vid införandet av lärosätets beslut om kvalitetsarbete. Dekanerna ansvarar för samordning och effektivisering av verksamheten inom respektive institutionsgrupp. Prefekterna har det yttersta ansvaret för kvalitetsarbetet inom sina institutioner. Dessutom konstaterar lärosätet att samtliga medarbetare har ett kvalitetsansvar.

Bedömargruppen uppmanar lärosätet att fortsätta det pågående arbetet med att ta fram en verksamhetsplan för hela lärosätet samt utveckla en ny cyklisk planeringsprocess och tydliggöra dekanernas och institutionsgruppernas roll i kvalitetsarbetet. Syftet är bland annat att knyta samman kvalitetssystemet och verksamhetsplaneringen, vilket bedömargruppen menar kan innebära att kvalitetsarbetet vid lärosätet kan stärkas ytterligare.

Externa och interna utredningar har tidigare signalerat att utbildningsuppdraget har varit svåröverskådligt och svårstyrt på institutionsnivå. Detta ledde fram till en omorganisation där institutionernas ansvar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå förtydligades. Kurs- och programansvar vid respektive institution innebär bland annat ansvar för kvaliteten och kvalitetssäkringen av utbildningsprogram. Den organisationen gäller samtliga program, förutom läkarprogrammet och biomedicinprogrammet som kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå ansvarar för. När det gäller utbildning på forskarnivå ligger de flesta beslut på institutionsnivå som har en nämnd för forskarutbildningsfrågor. För att kvalitetssäkra disputationsprocessen finns en central disputationskommitté som arbetar efter en särskild arbets- och delegationsordning. Ansvaret för forskarutbildningskurserna ligger på kommittén för forskarutbildning.

Bedömargruppens uppfattning är att lärosätet på ett övergripande plan har en god struktur för ansvarsfördelningen.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Motivering:

Lärosätet beskriver i självvärderingen att allas delaktighet är avgörande för att kvaliteten ska utvecklas. Detta inkluderar medarbetare, studenter, doktorander, samverkanspartner och externa intressenter. Olika mötesarenor används för att säkerställa delaktighet, engagemang och ansvar. Detta menar bedömargruppen kan vara ett bra sätt att skapa delaktighet och engagemang. Dock framgår det inte, vare sig i självvärderingen eller vid platsbesöken, vilken systematik det finns i och mellan dessa mötesformer samt hur lärosätet tar om hand resultaten från dessa möten. Vidare framgår det inte, vare sig i självvärderingen eller vid platsbesöken, hur övrig personal, dvs. inte lärare, har möjlighet att vara delaktiga, visa engagemang och ta ansvar.

För utbildning på grundnivå och avancerad nivå används en årscykel som tidsmässigt är samordnad med institutionernas verksamhetsuppföljning, där utbildningsuppdraget, parametrar för återrapportering och kvalitetsplan för kommande år ingår. Vidare ingår kursvärderingar, kursråd, studentbarometer och en workshop för kollegial granskning och lärande. Kvalitetsarbetet diskuteras och kommuniceras återkommande i möten med programdirektorn och den grundutbildningsansvariga. För utbildning på forskarnivå är studierektorerna en viktig länk mellan kommittén för utbildning på forskarnivå och institutionerna, genom att bland annat varje termin ha möten med vicerektorn för forskarutbildning och den centrala studierektorn. I dessa möten ges möjlighet till information, synpunkter och önskemål. Vicerektorn för forskarutbildning har varje år även enskilda samtal med studierektorerna. Koordinatorer för forskarutbildningsprogrammen har också regelbundna samtal med ordföranden i kurs- programkommittén (underorgan till kommittén för utbildning på forskarnivå) och den centrala studierektorn. Dessa möten syftar till delaktighet och engagemang. Doktorandernas delaktighet möjliggörs genom deras individuella studieplaner och kursvärderingar. I studentinlagan framförs en oro för att studenternas delaktighet kan påverkas negativt i och med att det varierar avsevärt mellan institutionerna hur studenterna i efterhand kan genomföra obligatoriska moment som de missar på grund av representation i olika grupperingar. Vid platsbesöken framkom att det vid lärosätet finns en medvetenhet om problemet och lärosätet arbetar med frågan.

Bedömargruppens uppfattning är att lärosätet på ett övergripande plan har en god struktur för ansvarsfördelningen. Man strävar efter delaktighet, engagemang och breddat ansvar. Det finns många olika grupperingar för möten men diskussionerna i grupperingar behöver tas tillvara på ett bättre sätt. Bedömargruppens rekommendation är att utveckla detta område med utgångspunkt från den goda övergripande struktur som lärosätet har organiserat.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Motivering:

Lärosätet beskriver i självvärderingen att kvalitetssystemets cykliska förlopp, gemensamma verktyg och ansvarsfördelning är särskilt utformade för att generera användbara utvärderingsresultat till både kvalitetsarbetet och den strategiska styrningen. Institutionerna har kommit olika långt med detta. I självvärderingen och vid platsbesöken framkom inte på ett övertygande sätt hur institutionerna tar tillvara den återkoppling av återrapporteringen av utbildningsuppdraget som ges från kommittén för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Vid platsbesöken framkom inte hur denna del i kvalitetssystemet, det vill säga återkopplingen, relaterar till övergripande mål och strategier.

Ett exempel som ges avser utvärderingsdata om pedagogisk och vetenskaplig kompetens hos lärarna från den årliga återrapporteringen av utbildningsuppdrag. Däremot framgår det inte hur lärosätet avser att ta hand om resultaten. Vid platsbesöken framkom inte, på ett övertygande sätt, hur resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i praktiken.

Lärosätet exemplifierar vidare med att man efter Universitetskanslersämbetets tillsynsgranskning 2018 har kompletterat kvalitetssystemet med tematiska stickprov, för att säkerställa regelefterlevnad, processorienterade arbetssätt och genomförande av systematiskt kvalitetssäkringsarbete. Detta är ett exempel på hur lärosätet arbetar med att utveckla själva kvalitetssystemet. Metoden är ännu inte fullt införd och sker därför inte i nuläget på ett systematiskt sätt. Det framgår inte heller hur man avser att följa upp dessa tematiska stickprov. Vid platsbesöken framkom inga fler exempel som stödjer arbetet med att utveckla kvalitetssystemet.

Det är bedömargruppens uppfattning att lärosätet har goda ambitioner att samla in data på olika sätt genom kvalitetssystemets cykliska utformning. Dock framkommer det inte på ett övertygande sätt hur processerna ser ut för att koppla samman resultaten, som genereras av kvalitetssystemet, till den strategiska styrningen av verksamheten och utvecklingen av kvalitetssystemet på ett systematiskt sätt.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Uppfylld

Motivering:

I självvärderingen definierar lärosätet de målgrupper som är mottagare av de resultat som genereras av kvalitetssystemet på följande sätt. Internt är det alla medarbetare, chefer, studenter och doktorander. Externt kan det variera, men det är huvudsakligen presumtiva studenter, doktorander, avnämare och samverkansparter. Vid lärosätet finns en mängd olika informationskanaler där medarbetare, studenter och doktorander kan hämta information. Fokus för dessa, enligt självvärderingen, tycks vara spridning av information av olika slag som berör kvalitetssystemets struktur. Till exempel beskrivs bland annat att lärosätets medarbetarportal är en primär spridningsväg för styrdokument, processkartor, checklistor, kontaktpersoner och mötestider. Här finns även information om kvalitetssystemets uppbyggnad. Den muntliga dialogen betonas, där resultat och planer för kvalitetsarbetet diskuteras i exempelvis prefektmöten, möten med administrativa chefer, fakultetsnämnden, kommittéer, utbildnings- och forskningsråd, den årliga utbildningskonferensen och lärardagar.

Vidare beskrivs i självvärderingen att kurs- och programwebbar är viktiga kommunikationsvägar till studenter och lärare. Vid platsbesöken framkom att resultat från till exempel kursvärderingar bland annat sker via studenternas Facebooksida eller läggs ut på webben, och studenterna informeras vid nästkommande kursstart. Det är bedömargruppens uppfattning att det finns processer för publicering och kommunikation men ibland är informationen svår att hitta. Vid platsbesöken framkom att frågor av större och mindre karaktär även diskuteras i kursråden. Hur resultaten från dessa möten avspeglas i kursanalysen och kommuniceras framgick inte. Bedömargruppen är positiv till att lärosätet har identifierat ett kompetensutvecklingsbehov hos chefer, forskare, lärare och administratörer för att arbeta mer processorienterat och kvalitetssäkert med återkoppling och förbättring som också kan leda till lärande i organisationen.

Bedömargruppens uppfattning är att lärosätet har en stor mängd informationskanaler som används för informationsspridning. Lärosätet har identifierat ett utvecklingsbehov i syfte att förbättra informationsspridningen. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att fortsätta detta arbete då det kan bidra till att resultaten blir kända för relevanta intressenter.