Styrning och organisation

Tillfredsställande

Lärosätets systematiska kvalitetssäkringsarbete har i sin nuvarande form pågått vid lärosätet sedan 2017. Bedömargruppen uppfattar att arbetet följer en tydlig struktur och systematik, där de verktyg som kvalitetsarbetet bygger på finns implementerade. Vid platsbesöken framkommer det att medarbetarna har god kunskap om formerna för kvalitetsarbetet, och att det finns ett engagemang och en delaktighet både hos lärare och studenter i det pågående utvecklingsarbetet.

Styrkor

• Lärosätets kvalitetssystem är systematiskt uppbyggt och bygger på samverkan mellan undervisande personal, studenter och formella grupperingar inom organisationen.
• Mål, ansvar och tidpunkt för genomförande preciseras tydligt i Tidsplan för kvalitetssäkringsarbete som finns tillgänglig på intranätet.
• Tidsplan för kvalitetssäkringsarbete har en tydlig koppling till både en långsiktig vision samt till Utvecklingsplan 2018–2020 och Kvalitetspolicy vid SMI.
• Lärosätet har en väl utvecklad process för att hantera kursvärderingar, där engagemang och tydligt ansvarstagande finns hos lärare. Dessutom får studenterna goda möjligheter till påverkan.
• Studentinflytandet inom kvalitetssystemet ger studenterna goda möjligheter att delta i arbetet.

Utvecklingsområden

• Lärosätet behöver förtydliga hur formerna för den externa medverkan i sexårscykeln ska genomföras.
• Lärosätet behöver stärka utformningen och hanteringen av personalbarometern och studentbarometern.
• Lärosätet behöver formalisera hanteringen av de resultat som genereras av personalbarometern och studentbarometern, så att de får en tydligare påverkan på kvalitetsarbetet.
• Lärosätet behöver utveckla, formalisera och förankra hanteringen av programmatriser, som anger kursers förhållande till nationella och lokala examensmål, inom organisationen.
• Lärosätet behöver säkerställa timanställda lärares intresse för kvalitetsarbete och engagemang i kvalitetsfrågor.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Stockholms Musikpedagogiska Institut (SMI) bedriver stiftelseverksamheten sedan 1960 och är en enskild utbildningsanordnare som därmed styrs av lagen (1993:792) om tillstånd att utfärda vissa examina.

I självvärderingen framgår att SMI har tillstånd för generell examen på grundnivå inom två ämnesområden – musikpedagogik och logonomi (röst- och talpedagogik). Utbildningsorganisationen är uppdelad i två utbildningsprogram som motsvarar respektive ämnesområde och leds av vardera en utbildningsledare. Inom logonomi erbjuds en högskoleexamen på 120 högskolepoäng (hp). Inom musikpedagogik finns inriktningen instrument/sång, där varje instrumentgrupp presenteras som en profil med en profilansvarig lärare. Inom musikpedagogikprogrammet erbjuds två examina – en kandidatexamen på 180 hp och en högskoleexamen på 120 hp. Sedan hösten 2018 erbjuds även en utbildning utan examen på 90 hp som en del av regeringssatsningen Kulturskoleklivet.

Enligt självvärderingen påbörjade lärosätet 2016 ett arbete med att bygga upp ett systematiskt definierat kvalitetssystem (KS). Detta infördes 2017 i samband med att lärosätet genomgick en omlokalisering och flyttade till Campus Flemingsberg. Omlokaliseringen har påverkat SMI:s framtida inriktning, vision och prioriteringar starkt, och efter att den var genomförd beslutade lärosätet om ett antal styrande dokument som reglerar lärosätets kvalitetsarbete och kvalitetssystem. Systemet består av Tidsplan för kvalitetssäkringsarbete, SMI:s vision 2017–2027, Utvecklingsplan 2018–2020 och Kvalitetspolicy vid SMI. Kvalitetssystemet är även beskrivet i självvärderingen, där det framgår att "SMI:s kvalitetssystem (KS) ska bidra till att bedriva ett målinriktat och systematiskt arbete med kvalitetsutveckling av verksamheten för att högskolan ska kunna möta framtidens utmaningar inom dess huvudämnen". I självvärderingen framgår också att rektorn, styrelsen och underliggande organ som forsknings- och utbildningsnämnden (FUN) aktivt medverkar i kvalitetsarbetet. Lärosätet har ambitionen att ha ett sammanhållet kvalitetssystem som bygger på ett cykliskt förlopp och innehåller momenten granskning, åtgärder, uppföljning och utvärdering. Det cykliska förloppet konkretiserar kvalitetsarbetet i SMI:s tidsplan för kvalitetssäkringsarbete 2018–2028. Tidsplanen är uppbyggd utifrån The Standards and guidelines for quality assurance in the European Higher Education Area (ESG) och innehåller övergripande mål som styrelsen har fastställt.

Tidsplanen för kvalitetssäkringsarbetet anger övergripande mål som har diskuterats i ledningsrådet och utgår ifrån SMI:s vision 2017–2027 som har fastställts av styrelsen. Med styrelsen förs även diskussioner om mer långtgående strategier och kvalitetsarbete, där SMI:s förhållningssätt till kvalitet preciseras i Kvalitetspolicy vid SMI. Kopplat till tidsplanen förs en logg som summerar hur ärenden och beslut har tagits om hand. Både tidsplanen för kvalitetssäkringsarbetet och loggen finns tillgängliga på lärosätets interna webb. Centrala aktörer i lärosätets kvalitetsarbete är rektorn, forsknings- och utbildningsnämnden (FUN – där studentrepresentanter och valda lärare medverkar) och underliggande arbetsgrupper. Dessutom har varje lärare återrapporteringskrav t.ex. på att sammanfatta kursvärderingar.

Vid andra platsbesöket framkom att lärosätets ledning och centrala aktörer i kvalitetsarbetet har en vilja och tanke om att göra lärarna mer delaktiga. För att möta den ambitionen har man formaliserade möten t.ex. i Rådet för profilansvar, som fungerar som ett forum för dialog om det ämnesdidaktiska och konstnärliga innehållet i musikpedagogprogrammets olika profiler. Inom förvaltningsledningen sker regelbundna möten i ledningsrådet, där man diskuterar högskolans övergripande styrdokument och framtagna strategier i förhållande till förvaltningens uppdrag att stödja kärnverksamheten. Ledningen har även regelbundna möten med SMI:s studentkårsstyrelse i s.k. samråd, där man diskuterar studentrelaterade frågor.

SMI:s kvalitetspolicy preciserar att utbildningarna vid högskolan granskas i sexårscykler av FUN enligt modellen Granskning, åtgärder, uppföljning och utvärdering. Granskningarna kompletteras vart sjätte år med en extern granskning av högskolans verksamhet i samverkan med Södertörns högskola (SH). Den första externa granskningen planeras till 2023 och sexårscykeln är alltså inte påbörjad ännu. Till det kommer uppföljningar som genomförs varje år, som personalbarometern, studentbarometern och alumnenkäter.

Bedömargruppen noterar högskolans ambition om att, via FUN, granska utbildningarna i en sexårscykel och vid behov genomföra revideringar utifrån momenten granskning, åtgärder, uppföljning och utvärdering. Bedömargruppen kan inte bedöma sexårscykelns funktionalitet och kvalitetspåverkan utifrån det underlag som bedömargruppen har fått, framför allt tidsplanen, och eftersom processen inte är genomförd. Det finns dessutom en oklarhet i hur samarbetet kommer att bli med den externa parten, dvs. Södertörns högskola.

Bedömargruppen anser trots det att SMI:s kvalitetssystem framstår som ändamålsenligt givet lärosätets storlek och eftersom det är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna. Bedömargruppen anser också att systemet med Tidsplan för kvalitetssäkringsarbete som centralt verktyg preciserar tydliga kvalitetsmål med krav på ansvarstagande, där flera nivåer i organisationen är inkluderade. Systemet bygger dessutom på regelbundna avstämningar både med rektorn och styrelsen samt de kvalitetsfunktioner som hör till. Det är bedömargruppens uppfattning att detta bidrar till och är en god utgångspunkt för strategisk utveckling av verksamheten samt kvalitetskontroll av densamma. Kvalitetssystemet relaterar även till övergripande mål och strategier som lärosätet har fastställt för sin utbildningsverksamhet. Bedömargruppen anser dessutom att det finns välfungerande praktiker och rutiner inom lärarkåren samt dokumenterad uppföljning av kvalitetsarbetet.

Sammantaget är de huvudsakliga aktiviteterna i kvalitetssystemet det granskningsarbete som görs i FUN med underliggande arbetsgrupper, den logg som summerar hur ärenden tas om hand samt de återrapporteringskrav som lärarna har. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

SMI har en fastställd kvalitetspolicy sedan 25 maj 2018, som reviderades 22 november 2019 och tillgängliggjordes på SMI:s webbplats under hösten 2019. Kvalitetspolicyn är enligt självvärderingen kvalitetssäkrande och kvalitetsutvecklande, anger ramarna för kvalitetsarbetet samt följer en plan, där både interna och externa granskningar ingår. Kvalitetspolicyn har dessutom koppling till kapitel 1 i ESG, vilket bedömargruppens ser positivt på. Kvalitetspolicyn förtydligas i tidsplanen för kvalitetssäkringsarbetet, som beskriver olika interna kvalitetssäkringsprocesser. Tidsplanen är tillgänglig på lärosätets intranät för samtliga medarbetare.

Bedömargruppens intryck från platsbesöken är att dokumentet är en del av den strategiska styrningen. Det finns en god kännedom om kvalitetssystemet vid lärosätet samt en förståelse och ett intresse för kvalitetssäkring av utbildningen, där lärarna tycker att kvalitetssystemet är en hjälp för dem att bedriva ett systematiskt arbete. De tycker också att kvalitetsarbetet är en levande fråga och stående punkt på personalmöten samt att de i förekommande fall utvärderar varandras undervisning och för levande diskussioner för utveckling och förbättring.

Utifrån underlagen noterar bedömargruppen att policyn och underliggande styrdokument är reviderade. Därför anser bedömargruppen att det är svårt att verifiera policyns tillämpning under en längre tid. Men utifrån den information om kvalitetspolicyns betydelse för kvalitetsarbetet som enhälligt kom fram vid platsbesöket är det bedömargruppens uppfattning att lärosätet har en offentlig kvalitetssäkringspolicy som stödjer det nödvändiga kvalitetsarbetet och den systematiska kvalitetssäkringen samt är en central komponent i lärosätets strategiska styrning.

Sammantaget anser bedömargruppen att det finns en kvalitetssäkringspolicy som är offentlig och en del av den strategiska styrningen. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

SMI:s ansvarsfördelning för kvalitetsarbete definieras och förtydligas i Tidsplan för kvalitetssäkringsarbete 2018–2028. Ansvarsfördelning är även beskriven i självvärderingen. Ansvarsfördelning förtydligas i underliggande styrdokument, som Arbetsordning för SMI och Stiftelsens stadgar där delegationsordningen är reglerad. Samtliga styrdokument finns tillgängliga digitalt på intranätet, där även alla protokoll anslås. Här anslås även möten för profilansvariga, samråd, ledningsråd m.m. Utöver tillgängliga protokoll, dokument och beslut på webben diskuteras och hanteras ärenden i mötesform i olika sammanhang, t.ex. på personaldagar.

SMI nämner i självvärderingen både styrkor och svagheter i att vara en liten högskola och påpekar att en enkel organisation underlättar samordning och uppföljning av kvalitetsarbetet. Avståndet mellan de olika ledningsnivåerna (styrelsen, direktionen, nämnden) upplevs som litet av medarbetare och studenter. Direktionen består av rektorn, studierektorn och studiesekreterarna.

SMI har ett centraliserat system med få aktörer. Rektor bär visserligen ett stort ansvar och medverkar även i flera beredande och beslutsfattande organ, men bedömargruppen har genom platsbesöken fått intrycket att det kollegiala engagemanget och ansvaret är stort samt att profilansvariga och ämnesgrupper ständigt ger återkoppling. Det finns dessutom ytterligare ansvarsroller, t.ex. kursansvariga, som ansvarar för information till studenter och gästlärare. Vid platsbesöket bekräftades en bild av god kommunikation och regelbunden dialog mellan rektorn och beredande organ, som forsknings- och utbildningsnämnden (FUN). Tidigare har man arbetat med utskott kopplade till FUN som har berett frågor om utbildning och forskning, men utskotten har nu ersatts av arbetsgrupper med tillfälligt riktat ansvar. Bedömargruppen anser att lärosätet bör vara medvetet om, och reflektera över, eventuella komplikationer med rektorns höga grad av operativ närvaro i beredningar och beslut, framför allt om rektorn både är förslagsställare till FUN och därefter beslutsfattare. På ett litet lärosäte som detta kan det vara motiverat, men kvaliteten i processerna och därmed i utbildningen kan öka om man försöker separera olika roller tydligare.

Bedömargruppen anser sammantaget att SMI har en tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet som är skriftligt dokumenterad (t.ex. arbetsordning, delegationsordning, tidsplan för kvalitetsarbete) och vilar på centrala funktioner (t.ex. rektor, FUN, kvalitetssamordnarna). Ansvarsfördelningen förstärks av det arbetssätt som SMI bedriver, där kontaktytorna är tydliga och kontaktvägarna korta och upparbetade. Fördelningen av uppgifter och ansvar framstår som ändamålsenlig. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

SMI beskriver i självvärderingen former och processer inom olika delar av verksamheten som belyser delaktighet, engagemang och ansvar. SMI:s utbildningar är t.ex. uppbyggda så att de fördelar ansvaret för grupper av personal utifrån ämne, profil eller kurs. De processer som beskrivs är både formella, till exempel regelbundna möten i olika rådsformationer, och informella, till exempel samtal i olika formationer och soppluncher.

SMI nämner följande komponenter i kvalitetskulturen: "All verksamhet ska kännetecknas av transparens och likvärdigt bemötande" och "Genom att studenter och anställda reflekterar över andras och sitt eget agerande i relation till kvaliteten i SMI:s verksamhet, stimuleras alla att föreställa sig andras perspektiv och medvetandegöra sitt eget agerande". I självvärderingen framgår följande: "Mycket av SMI:s verksamhetsutvärdering sker muntligen i små grupper mellan aktörer och intressenter. Att kommunicera utvärderingsresultat vidare för extern redovisning eller för kontroll i andra sammanhang är inte alltid enkelt eller självklart."

Under platsbesöket framgick det att det finns en närhet inom högskolan och att personalen känner sig delaktiga i samtal om exempelvis utvecklingsområden. Platsbesöket visar också att den muntliga kommunikationen dokumenteras skriftligt och följs upp genom bland annat medarbetarsamtal. Bedömargruppen anser att detta visar att lärosätet har ett systematiskt arbete med att skapa delaktighet, engagemang och ansvar i sina processer.

Bedömargruppen noterar att SMI har en organisation där de flesta anställda har timanställning med mycket begränsande och små tjänster samt anställning utanför lärosätet. Organisationens utgångspunkt med många timanställda förefaller för bedömargruppen initialt vara en utmaning när det gäller delaktighet, engagemang och ansvar. Vid platsbesöket framkom ändå att profilansvariga lärare och lärare med kursansvar ska kommunicera information vidare till övriga lärare som till exempel timanställda. SMI använder även kollegialt lärande där auskultation mellan lärare och kurser är ett återkommande inslag. I vissa fall har kurser tilldelats medel just för auskultation i syfte att bedriva utveckling.

Vid platsbesöket och i självvärderingen påpekar lärosätet även fördelen med att vara ett litet lärosäte med korta beslutsvägar och närhet till dialog, vilket bedömargruppen anser stärker delaktighet och engagemang. Som exempel på detta nämner lärosätet processen för kursvärderingar. Processen bygger på en formell hantering där varje kurs inleds med en presentation och återkoppling på den tidigare kursvärderingen. Kursvärdering finns dessutom tillgänglig på intranätet. Under kursens gång genomförs muntliga utvärderingar och i slutet av varje kurs genomförs en anonym skriftlig eller webbaserad enkät. Under kursens gång beaktas återkopplingen från studenterna, och både lärarlag och enskilda lärare diskuterar den. Efter varje kurs och med utgångspunkt från både det muntliga och skriftliga underlaget gör läraren en skriftlig sammanställning – en kursrapport – av resultatet av kursvärderingen som publiceras på intranätet. Bedömargruppen anser att kursvärderingssystemet medverkar till att skapa delaktighet, engagemang och ansvar.

Bedömargruppen anser sammantaget att SMI har en hög ambition att uppmuntra delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal och studenter, samt konstaterar sammanfattningsvis att lärosätet har systematiska processer för detta. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

Enligt självvärderingen bygger SMI:s kvalitetssystem på ett cykliskt förlopp och innehåller momenten granskning, åtgärder, uppföljning och utvärdering. Konkreta åtgärder specificeras i tidsplanen för kvalitetssäkringsarbetet som också försäkrar att samtliga kapitel och moment i kvalitetspolicyn genomgår systematisk behandling som leder till medvetna slutsatser och val. Vid platsbesöket nämnde representanter från forsknings- och utbildningsnämnden (FUN) att arbetsgrupper tar fram underlagen för nämndens beslut, kursplaner och utbildningsplaner. I dessa arbetsgrupper medverkar studentrepresentanter och lärare som inte är med i FUN. Representanterna nämnde även att lärare och studenter arbetar tillsammans med att ta fram t.ex. kursutvärderingar. Efter genomförd kursvärdering gör profilansvariga en sammanställning av de resultat som har kommit fram i en kursrapport, som sedan presenteras på profilansvarigmöten, arbetslagsmöten och ibland för rektorn. Vid platsbesöket framgick det att med utgångspunkt i dessa dialoger sker förändring och utveckling av kurserna. Man har exempelvis ändrat formerna och schemat för vissa kurser utifrån resultat från kursvärderingar. Dessutom har man kursplanemöten med berörda lärare där man diskuterar andra moment, t.ex. VFU och samverkansprojekt.

Lärosätet genomförde för första gången personalbarometern och studentbarometern 2019, där den egna organisationen tog fram underlaget och frågebatteriet. Efter sammanställningen delgavs resultatet till hela personalen vid ett personalmöte, och man ser detta underlag som ett gott komplement till de kursvärderingar som genomförs vid varje kurs. Studenterna har tagit del av resultatet vid studentkårs- och samrådsmöten. Vid platsbesöket framgick att ledningen vill utveckla utformningen av personalbarometern och studentbarometern. Man menar att frågebatteriet har varit för generellt utformat och därmed inte fångat upp skillnader t.ex. mellan lärare och administrativ personal. Man menar att återkoppling och dialog i ledningsrådet eller samrådet – där studentkåren medverkar – hade varit bättre forum för att fånga upp medarbetarnas och studenternas synpunkter. SMI påpekar att man däremot har ambitionen att utifrån de lärdomarna utveckla både personalbarometern och studentbarometern, och planerar att genomföra dessa varje år.

Bedömargruppen uppfattar en viss oklarhet i hur slutsatser och resultat från olika barometrar fångas upp, och vilken påverkan resultaten har för utvecklingen av den strategiska styrningen. Samtidigt ser bedömargruppen positivt på att SMI:s ledning själva har identifierat hanteringen av personalbarometern och studentbarometern som ett utvecklingsområde som behöver korrigeras, och att man arbetar med att förbättra dessa verktyg.

Med ovanstående utvecklingsområde i beaktande anser bedömargruppen sammantaget att lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som identifieras inom kvalitetssystemet tas tillvara i den strategiska styrningen och i lärosätets kvalitetssäkringsarbete. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Uppfylld

I självvärderingen framgår att SMI har en struktur och organisation där ledningsråd, FUN och styrelsedialog är viktiga plattformar för kommunikation och där samtliga följer Tidsplan för kvalitetssäkringsarbetet 2018–2020. Både i självvärderingen och vid platsbesöket nämns dessutom vikten av muntliga överenskommelser, t.ex. att det "krävs en anpassning från läraren genom en muntlig dialog" och att "verksamhetsutvärdering sker muntligen i små grupper mellan aktörer och intressenter." För att fånga upp muntliga och informella överenskommelser har SMI ambitionen att publicera resultatet av överenskommelser på webben för att på så sätt öka transparens, tillgängliggörande och spridning inom organisationen. Vid platsbesöket framkom att publicering av resultat till viss del redan sker men att vissa verktyg för resultat, till exempel personalbarometern, är under utveckling. Därför har resultaten inte publicerats.

I samband med att lärosätet genomgick en omlokalisering och flyttade till Campus Flemingsberg 2017 ändrades rutinerna för kommunikation inom organisationen. Tidigare använde man en fysisk anslagstavla där man anslog exempelvis protokoll och beslut, men nu använder man en digital plattform. På intranätet publiceras nu alla protokoll, de beslut som tas och ibland även mötesanteckningar. Ambitionen är att samtliga inom organisationen nås via den här hanteringen.

Bedömargruppen uppfattar att hanteringen ställer krav på att medarbetare och studenter aktivt tillgängliggör sig informationen och att lärosätet lägger ett ansvar på medarbetarna och studenterna att hålla sig informerade. Ledningen påpekar vid platsbesöket att förutom digitalt tillgängliggörande används personaldagar för information och genomgång av vad som är beslutat. Dessutom förväntas varje lärare presentera en skriftlig planering för sitt arbete som följs upp i medarbetarsamtal. Planeringen tar även höjd för de kvalitetsinsatser som förväntas genomföras.

Bedömargruppen anser att lärosätet, genom bland annat intranät och personaldagar, säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen. Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden uppfylls.