Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Bedömargruppen konstaterar att bedömningsområdet inte är tillfredsställande. Bedömningsgrunderna 1.1. och 1.5 anses inte vara uppfyllda och bristerna som föranleder detta är centrala för lärosätets styrning och organisation. Lärosätet behöver särskilt se över tydligheten och ändamålsenligheten i det systematiska kvalitetsarbetet.

Lärosätets kvalitetssystem är ungt och i många delar oprövat. Lärosätet har dessutom vid platsbesöken meddelat att delar av systemet nu är under revidering. Bedömargruppen instämmer i att systemet bör förenklas och förtydligas så att det får ett större mått av ändamålsenlighet. Utmaningen för ett så litet lärosäte är att skapa ett robust, enkelt och effektivt kvalitetssystem som verkligen stödjer de relativt få lärarna i deras arbete med att utveckla verksamheten och som också ger ledningen en möjlighet till god återkoppling som stöd för sitt strategiska arbete. Systemet måste också vara transparent och lättbegripligt för studenter och andra intressenter, vilket bedömargruppen inte anser att det är i nuläget. Bedömargruppen menar dock att detta ska vara möjligt att åstadkomma och vill inför det arbetet verkligen råda lärosätet att skapa ett system som är anpassat till lärosätets storlek och särprägel. Det kommer i sin tur att skapa en större legitimitet för systemet i lärosätets alla delar.

På programnivå anser bedömargruppen att lärosätet har visat på systematik, eftersom till exempel resultat från utvärderingar ligger till grund för strategiska förändringar inom program och kurser. Det framgår däremot inte av underlagen om det finns en liknande systematik när det gäller hur kvalitetsarbetets resultat tas tillvara i den strategiska styrningen på övergripande nivå.

Bedömargruppen konstaterar att lärosätet har kvalitetssäkringsdokument som är en del av den strategiska styrningen. Lärosätets kvalitetspolicy är dock generellt formulerad och innehåller varken mål eller principer för kvalitetsarbetet. Bedömargruppen anser att den med fördel kan förtydligas och utvecklas.

Lärosätets kvalitetssystem och kvalitetssäkringsarbete har ett antal styrkor som bedömargruppen identifierat. Lärosätets operativa och strategiska ansvar är tydligt definierat och fördelat på ett litet antal funktioner, vilket ger goda förutsättningar för att kunna fånga upp och åtgärda brister samt identifiera och utveckla styrkor.Det finns en god dynamik mellan lärare och studenter samt ett engagerat kollegialt samarbete. De tre kandidatprogrammen (Visuell kommunikation, Form och Mode) är uppbyggda i nära samarbete med den bransch som lärosätet utbildar för. Lärosätets ledande funktioner har nära kontakter med de i jämförelse små studentgrupperna (cirka 10–15 studenter per årskurs och program). Interaktionen mellan lärare och studenter sker på daglig basis, och handledning och undervisning vilar på en oftast muntlig dialog. Allt detta sammantaget ger bedömargruppen intryck av att det bedrivs ett engagerat och initierat kvalitetsarbete vid lärosätet som uppmuntrar till delaktighet. Bedömargruppens intryck är att det finns en god kommunikationsstruktur på lärosätet, men att vissa verktyg kan utvecklas för att tydligare formalisera viss kommunikation.

Bedömargruppen har identifierat följande huvudsakliga styrkor inom bedömningsområdet:

• Det finns en väl anpassad fördelning av ansvar mellan rektorn, de programansvariga, avdelningsansvarig, nämnderna och kvalitetsrådet.
• Beslutsvägarna inom organisationen är korta och tydliga.
• Olika intressenter inom lärosätet har en nära och tät dialog.
• Lärosätet har ett starkt och väl utvecklat samarbete med externa intressenter.

• Lärosätets kvalitetspolicy bör förtydligas och utvecklas i relation till kvalitetssystemet i sin helhet, så att den inkluderar mål och principer för kvalitetsarbetet.
• Lärosätet bör som planerat övergå från fyra utbildningsnämnder till en lärosätesgemensam nämnd.
• Lärosätet bör utveckla det centrala verktyget kvalitetsprogrammen inom kvalitetssystemen till något mer ändamålsenligt.
• Lärosätet föreslås utveckla användandet av Schoolity och Loggboken som verktyg för att kommunicera kvalitetsarbetet på lärosätet.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Bedömargruppens sammantagna intryck är att bedömningsgrunden inte är uppfylld, eftersom så mycket i lärosätets kvalitetssäkringssystem är dels oprövat, dels under revidering.

Verksamheten startade 1939 på initiativ av bland annat Anders Beckman med syftet att skapa en småskalig konstnärlig högskola för reklam och mode som ett kreativt alternativ till andra (statligt finansierade) utbildningar inom området. Först 2003 blev lärosätet en del av det svenska högskolesystemet med full statlig finansiering, och utbildningarna blev därigenom också avgiftsfria. 2015 fick lärosätet en ny ägandeform och blev stiftelseägt.

I lärosätets organisation finns styrelse och rektor samt två rådgivande organ: kvalitetsrådet och ledningsgruppen. Utöver de tre programmen Form, Mode och Visuell kommunikation finns det på lärosätet en interdisciplinär avdelning – Konstnärliga och kontextuella studier (Kokos). Vart och ett av programmen samt avdelningen Kokos har en utbildningsnämnd, som beslutar om respektive programs och avdelnings utbildningsplan, kursplaner, examensbeskrivning och kvalitetsprogram. Lärosätet har cirka 120 studenter.

Det framgår av självvärderingen och styrdokumentet Kvalitetsarbete vid Beckmans designhögskola att lärosätets systematiska kvalitetsarbete består av fyra samverkande delsystem: det högskoleövergripande systemet för kvalitetsarbete, system för kvalitet i kärnverksamheten, system för kvalitet i verksamhetsstöd och system för kvalitet avseende särskilda aspekter. Det högskoleövergripande systemet beskrivs genom övergripande mål för kvalitetsarbetet, lärosätets organisation och ansvarsförhållanden. Det består enligt underlagen i praktiken av kontinuerliga kvalitetsdialoger i kvalitetsrådet och verksamhetsdialoger med program, avdelningar, verksamhetsstöd och bibliotek. Enligt ett rektorsbeslut den 29 november 2019 ska en extern granskning av kvalitetsarbetet inklusive kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling göras vart tredje år, med syftet att kontrollera att kvalitetsarbete genomförs enligt beslut och undersöka om kvalitetssystemet är ändamålsenligt och vid behov ge förslag på ändringar. På platsbesöken meddelade ledningen att en första granskning eventuellt kan påbörjas hösten 2020.

När det gäller systemet för kvalitet i kärnverksamheten framgår det av självvärderingen och styrdokumenten att utbildningarnas kvalitetsmål och handlingsplaner sedan 2016 har angetts i kvalitetsprogram som har utformats vid varje program. Utbildningarnas kvalitetsprogram har fastställts genom beslut i respektive utbildningsnämnd och har löpt över tre år. Kvalitetsprogrammen följs upp och utvärderas regelbundet på utbildningsnämndens möten, protokollförda avdelningsmöten och i samtal med studenter och lärare. I självvärderingen framgår också att ett förslag till extern granskning i syfte att stärka kvalitetssäkringen av utbildningarnas kvalitet och måluppfyllelse ska utformas under 2020, i första hand i samarbete med ett eller flera andra lärosäten.

I dokumenten Kvalitetsarbete vid Beckmans designhögskola och Beckmans designhögskola, strategisk inriktning 2017–2020 formuleras strategier och mål som bedömargruppen anser präglar lärosätets utbildningar till innehåll och genomförande i mångt och mycket.

Det finns dock iakttagbara brister i systemet och delar av det är ännu inte prövat, som den planerade externa granskningsprocessen av utbildningarnas kvalitet i samarbete med ett annat lärosäte. Bedömargruppen vill särskilt lyfta fram de så kallade kvalitetsprogrammen och deras användbarhet i programmens och avdelningens kvalitets- och utvecklingsarbete. Utifrån självvärderingen och det första platsbesöket upplevde bedömargruppen att dessa rutindokument var centrala för programmens kvalitetsarbete. Vid det andra platsbesöket framkom det däremot att kvalitetsprogrammen snarare uppfattades som ett hinder i stället för ett stöd för ett av programmens utvecklingsarbete och att den programansvariga därför hade beslutat att inte använda sig av detta verktyg fullt ut. Ledningen meddelade också vid det andra platsbesöket att den avsåg att genomföra förändringar av sitt systematiska kvalitetsarbete, vilket inkluderar att se över användningen av kvalitetsprogrammen. Det faktum att kvalitetsprogrammen å ena sidan lyfts fram som centrala och å andra sidan beskrivs som inte ändamålsenliga gör att bedömargruppen anser att delar av systemet inte fungerar så som det avses. Generellt har bedömargruppen också fått ett intryck av att det som står skrivet i olika dokument inte alltid synkroniserar med det som framkommit vid platsbesöken. Det är som att kartan (systemet) inte stämmer överens med terrängen (det dagliga och praktiska kvalitetsarbetet). Troligtvis beror detta också på att systemet – och de dokument som beskriver detsamma – inte är väl känt i organisationen.

Trots detta anser bedömargruppen att lärosätet genom uppföljningar och utvärderingar i utbildningsnämnderna genomför och har genomfört de åtgärder som krävs för att förbättra och utveckla utbildningarna. Det tyder på att lärosätet har ett system för kvalitetssäkring av utbildningar, även om det primära verktyget för detta i dagsläget inte fungerar optimalt.

På platsbesöken framförde lärosätet att det avser att ersätta de i dag fyra utbildningsnämnderna med en lärosätesgemensam nämnd, samt revidera den nuvarande modellen för kvalitetsprogrammen. Bedömargruppen styrker lärosätets förslag att skapa en lärosätesgemensam nämnd, särskilt på grund av lärosätets storlek. När det gäller kvalitetsprogrammen behöver lärosätet hitta en metodik och en process för att löpande följa upp sina utbildningar som fungerar för verksamheten. Oavsett vilken metod lärosätet väljer så vill bedömargruppen framhålla att den behöver vara långsiktigt hållbar för att skapa kontinuitet i lärosätets kvalitetsarbete. Bedömargruppen ser även positivt på lärosätets beslut om att utreda former för extern kollegial granskning för att ytterligare stärka kvalitetssäkringen av utbildningarnas kvalitet.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Bedömargruppen konstaterar att lärosätet har en kvalitetspolicy som är offentlig och som tillsammans med andra kvalitetssäkringsdokument är en del av den strategiska styrningen.

Lärosätet har en generell och kortfattat formulerad kvalitetspolicy. Bedömargruppen anser att den med fördel skulle kunna både förtydligas och utvecklas i relation till lärosätets hela kvalitetssystem, så att den inkluderar mål och principer för kvalitetsarbetet. Andra dokument som bedömargruppen ser ligger till grund för den strategiska styrningen är Beckmans designhögskola, strategisk inriktning 2017–2020 och Kvalitetsarbete vid Beckmans designhögskola. Dessa dokument beskriver mer i detalj vad som ska anses vara styrande för lärosätets kvalitetsarbete.

Kvalitetspolicyn, som är en bilaga till Kvalitetsarbete vid Beckmans designhögskola, är offentligt publicerad på lärosätets webbplats. På platsbesöken har det framgått att övriga styrdokument finns tillgängliga på plattformen Schoolity. Det har dock inte framgått av underlagen om de är tillgängliga enbart för anställda eller även för studenter.

I Beckmans designhögskola, strategisk inriktning 2017–2020 framgår att lärosätets mål bland annat är att vara en relevant plats för ämnesutveckling och forskning inom deras fält för framstående designers och närliggande intressenter, en intressant samarbetspartner för det omgivande samhället och världen samt att utbilda studenter med stark individuell kreativ och konstnärlig förmåga. Ytterligare exempel på mål är att lärosätet ska kombinera nyfikenhet, empati och estetik med medveten pedagogik och samverkan. Bedömargruppen har under platsbesöken kunnat se att dessa formulerade mål präglar utbildnings- och kvalitetskulturen vid lärosätet och därigenom även den strategiska styrningen.

Dokumentet Kvalitetsarbete vid Beckmans designhögskola beskriver de delar som lärosätets systematiska kvalitetsarbete består av.

Bedömargruppens uppfattning, efter att ha genomfört ett stort antal intervjuer vid gruppens två platsbesök, är att de dokument som beskriver kvalitetssystemet inte är väl kända i organisationen. Bedömargruppen konstaterar dock att det pågår ett arbete med att utveckla användandet av verktyget Schoolity för både studenter och anställda, vilket bedömargruppen ser positivt på.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömargruppen konstaterar att det är korta och tydliga beslutsvägar inom organisationen och att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är väl beskriven och tydligt definierad i de underlag som bedömargruppen har tagit del av.

Av underlagen framgår att lärosätets styrelse beslutar om övergripande strategiska och ekonomiska frågor medan rektorn leder det dagliga arbetet enligt riktlinjer från styrelsen. Till sitt stöd har rektorn två rådgivande grupper: en ledningsgrupp och ett kvalitetsråd. Dessutom finns tre program och en avdelning med varsin tillhörande utbildningsnämnd vars ordförande också är program-/avdelningsansvarig och därigenom också närmsta chef för de lärare som arbetar inom programmet/avdelningen. De fyra program- och avdelningsansvariga utgör också tillsammans med den ekonomiansvariga rektorns ledningsgrupp. De fyra program-/avdelningsansvariga utgör därutöver också tillsammans med en kvalitetssamordnare och en administrativ projektledare lärosätets kvalitetsråd. Alltså konstaterar bedömargruppen att lärosätets alla beslutande och rådgivande funktioner består av ett litet antal personer som träffas minst en gång per vecka i olika mötesformer. Bedömargruppen ser att detta är ändamålsenligt för lärosätets organisation och storlek. Studenterna är representerade i ledningsgruppen, kvalitetsrådet och utbildningsnämnderna. Inom ramen för de olika programmen och avdelningen finns också återkommande mötesformer där både studenter och lärare får stora möjligheter att utöva inflytande över utbildningarnas utveckling. Eftersom storleken på lärosätet innebär att studenterna arbetar mycket nära sina lärare är det positivt att det finns studentrepresentation på alla nivåer och i de beslutande organen.

Ansvaret för kvalitetsarbetet fördelas mellan rektorn, nämnderna och kvalitetsrådet. Rektorn har ett övergripande ansvar för kvalitetsarbetet och den avdelnings- och programansvariga nämndordföranden (alla i samma person) leder arbetet inom avdelningen och programmen. Bedömargruppen uppfattar att ett resultat av den lilla organisationen är att det finns goda förutsättningar för att klara upp eventuella oklarheter i ansvarsfördelningen. Bedömargruppen har också tilltro till att den planerade övergången från fyra nämnder till en nämnd är en god grund för utvecklingen av kvalitetssystemet. Kvalitetssamordnaren har också en synnerligen viktig roll i kvalitetsarbetet, och bedömargruppen kan konsterara att den funktionen står i nära och kontinuerlig dialog med rektorn, de program-/avdelningsansvariga, ledningsgruppen och kvalitetsrådet.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Utifrån de samlade underlagen har bedömargruppen kunnat konstatera att det finns ändamålsenliga och systematiska mötesformer och rutiner för studenternas, lärarnas och den övriga personalens möjligheter till engagerad delaktighet och ansvarstagande.

Bedömargruppen konstaterar att lärosätets relativa litenhet är till fördel för just den här bedömningsgrunden. Till exempel har rektors regelbundna möten med studentkår samt med den enkelhet såväl grupper av, som enskilda, studenter kan få tillgång till både rektorn och andra ansvariga inom lärosätet för att diskutera för frågor som är angelägna studenterna. Inom ramen för det som kallas studentrepresentantmöten som hålls 1–2 gånger per termin vid programmen Mode och Visuell kommunikation får studenterna goda möjligheter till engagemang och ansvarstagande. Att dessutom alla anställda lärare ingår i de beslutande processerna inom till exempel nämnderna och har en nära och tät dialog med sin närmsta chef, som det beskrivs vid platsbesöken, skapar sammantaget goda förutsättningar för engagemang och ansvarstagande.

Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden är uppfylld, men vill samtidigt uppmana lärosätet att se över möjligheten att utveckla systematiken och dokumentationen av de processer och aktiviteter som ska säkerställa att delaktighet, engagemang och ansvar präglar studenternas och de anställdas studier och arbete. Till exempel så konstaterar bedömargruppen att studenternas möjlighet till inflytande delvis är organiserad på olika sätt och fungerar olika bra inom de olika programmen.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Bedömargruppens anser inte att lärosätet har visat att det finns en systematik i hur kvalitetsarbetets resultat tas tillvara i den strategiska styrningen på övergripande nivå. Därför anser bedömargruppen att bedömningsgrunden inte är uppfylld.

Även i relation till den här bedömningsgrunden vill bedömargruppen hänvisa till att lärosätets kvalitetssystem är ungt, oprövat och föremål för revidering. På programnivå anser bedömargruppen att lärosätet har visat på systematik, eftersom till exempel resultat från kursvärderingar och uppföljningar av kvalitetsprogrammen i utbildningsnämnderna ligger till grund för strategiska förändringar inom program och kurser. Det framgår däremot inte av underlagen om det finns en liknande systematik när det gäller hur kvalitetsarbetets resultat tas tillvara i den strategiska styrningen på övergripande nivå.

Bedömargruppen anser att systemet ännu inte är tillräckligt moget och tillräckligt prövat för att kunna ge en tydlig återkoppling och underlag till den strategiska styrningen. När bedömargruppen mötte representanter från styrelsen vid ett av platsbesöken framgick det tydligt att det har inletts processer mellan rektorn och styrelsen för att stärka just förmågan till strategisk styrning. Det engagerade och initierade intryck som styrelserepresentanterna gav vid platsbesöket tycker bedömargruppen också borgar för att den strategiska styrningen har goda förutsättningar för att i framtiden i högre grad kunna utgå ifrån de resultat som kvalitetsarbetet genererar. Men i nuläget anser bedömargruppen att detta ännu inte är på plats i tillräckligt hög grad för att bedömningsgrunden ska anses vara uppfylld.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet upprätthåller god kommunikation med relevanta intressenter och att den information som genereras av kvalitetssystemet i stort kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt. Bedömargruppen vill dock uppmana lärosätet att fortsätta utveckla användandet av till exempel Schoolity samt den loggbok som lärosätet har upprättat, för att bättre dokumentera och kommunicera de aktiviteter som lärosätet genomför på olika nivåer inom organisationen.

Bedömargruppen anser att lärosätets litenhet både till antalet inblandade personer och antalet utbildningsprogram ger bra förutsättningar för att kunna upprätthålla en god kommunikation till relevanta intressenter. Det gäller både externa och interna intressenter. Och bedömargruppen gör bedömningen att lärosätet lyckas med detta i en tillfredsställande grad. Detta gäller till exempel dialogen med styrelsen och de underlag från verksamheten som kontinuerligt presenteras och diskuteras inom ramen för styrelsens arbete, vilket kom fram vid platsbesöket. På det första platsbesöket visade ledamöterna, varav många är profilerade branschföreträdare, att de följer lärosätets verksamhet mycket noga. Likaså har bedömargruppen fått se exempel på att dialogen med externa samarbetsparter har styrts av den information som genererats inom kvalitetsarbetet vid lärosätet. Det gäller till exempel tillfällen när studenternas utvärderingar har legat till grund för förändringar av olika samarbetsprojekts innehåll och upplägg. Det finns en tät kontakt mellan studenter och lärare, vilket medför en form av löpande resultatuppföljning och kommunikation om till exempel utvecklingsbehov och åtgärder.

Utifrån de samlade underlagen är bedömargruppens intryck att det finns en god kommunikationsstruktur på lärosätet och att studenterna har goda möjligheter att finna den information de behöver och efterfrågar. Lärosätet har infört plattformen Schoolity för att samla och tillgängliggöra dokumentation, och det pågår ett arbete inom lärosätet för att utveckla plattformen och tillgängliggöra mer information för fler, vilket bedömargruppen ser positivt på. Liksom nämnts tidigare har styrdokument kopplade till kvalitetssäkringssystemet samlats på Schoolity. Alla kursutvärderingar läggs vidare på Schoolity och är där tillgängliga för all personal. Studenter kan i nuläget enbart se utvärderingar från sina egna kurser, men arbete pågår med att se till att samtliga kursutvärderingar görs tillgängliga och sökbara även för dem. Lärosätet har identifierat ett behov av att hitta bättre former för att kunna publicera resultat från utbildningsuppfo?ljningar på ett bra sätt. Bedömargruppen instämmer i att det behövs och rekommenderar lärosätet att se över hur det kan göras i samband med att modellen för kvalitetsprogrammen ses över.

Eftersom kommunikationskulturen på lärosätet bedöms vara först och främst muntlig, så vill bedömargruppen uppmärksamma lärosätet på att det i en sådan kultur alltid finns risk för att information "faller mellan stolarna". Bedömargruppen vill därför uppmana lärosätet till att som ett led i detta fortsätta utveckla användandet av Schoolity och den loggbok som lärosätet har upprättat, för att både dokumentera och kommunicera de aktiviteter som lärosätet genomför på olika nivåer inom organisationen samt i olika interna och externa sammanhang.