Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Tillfredsställande

Bedömargruppen kan konstatera att lärosätet organiserar och styr sitt kvalitetsarbete på ett sådant sätt att det är möjligt för lärosätet att dels fånga upp resultat, dels använda dessa för fortsatt utveckling eller åtgärda brister. På så sätt bidrar även kvalitetsarbetet till att utveckla lärosätets styrning. Ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är tydligt definierad och de processer och aktiviteter som genomförts och planeras anser bedömargruppen uppmuntrar till både delaktighet och engagemang. Kvalitetssystemet bedöms också vara väl känt för lärosätets både interna och externa intressenter. Systemet för kvalitetsarbetet bör troligtvis förändras och förenklas över tid, vilket också bedömargruppen anser att lärosätet har både idéer för och kapacitet till.

Konstfacks kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå fastställdes av rektor den 19 december 2016 och reviderades den 8 april 2019. I förordet till dokumentet skriver rektor att det är viktigt för lärosätet att säkerställa processer så att de ger en kontinuerlig återkoppling till verksamheten. Målet är att lärosätet ska få syn på det de gör, hur de gör det och kan dela de resultat som de uppnår. Bedömargruppens intryck är att lärosätet i hög grad lyckas med det som rektorn skriver.

I självvärderingen beskriver lärosätet den process som ledde fram till det nuvarande kvalitetssystemet och ambitionen att "utveckla ett sammanhållet system som definierar vad som är kvalitetsdrivande, samt tillföra en systematik till skillnad från ett tidigare något fragmenterat system".

Bedömargruppen anser att lärosätet har visat i självvärderingen, andra dokument och vid platsbesöken att kvalitetssystemet är väl känt, väl fungerande, väl organiserat samt hur det positivt har bidragit till att utveckla lärosätets utbildningsverksamhet.

Bedömargruppen har identifierat följande huvudsakliga styrkor inom bedömningsområdet:

• Ett starkt och genomtänkt kvalitetssystem som är framtaget genom en bred förankringsprocess inom lärosätet.
• Systemets ettåriga och treåriga cykler har visat sig ge värdefulla resultat för fortsatt kvalitetsutveckling av utbildningarna.
• Lärosätet har en lärande organisation som positivt präglas av både ett engagerat ledarskap och av en målinriktad, nyfiken och kvalitetsmedveten lärargrupp.
• Det finns kunniga personer inom ramen för en ändamålsenlig administrativ stödfunktion.
• Kvalitetsseminariet är ett effektivt forum för att kommunicera resultat som kvalitetssystemet genererar

Bedömargruppen har även identifierat följande utvecklingsområden:

• Lärosätets kvalitetssystem kan i vissa delar förenklas och därigenom effektiviseras.
• Utbildningsnämndens och kvalitetsrådets relation och ansvarsfördelning gentemot varandra bör tydliggöras.
• Lärosätet behöver stärka informationen till och kommunikationen med internationella studenter och personal som inte talar svenska

Bedömningar av bedömningsgrunderna:

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har skapat ett system för kvalitetssäkring av sina utbildningar som är väl anpassat utifrån verksamhetens behov, mål och strategier. Det kontinuerliga och systematiska kvalitetssystemet bygger på uppföljningar och utvärderingar i tre cykler – en ettårig, en treårig och en sexårig. Lärosätet har genomfört både den ettåriga och den treåriga cykeln, men ännu inte den sexåriga som syftar till att med hjälp av externa bedömare granska lärosätets olika utbildningar per huvudområde. Bedömargruppen kan därför konstatera att systemet ännu inte är prövat i alla sina delar, men gör ändå bedömningen att systemet är väl underbyggt och genomtänkt samt genererar resultat som används för strategisk styrning och kvalitetsutveckling vid lärosätet. Systemet är också "levande" i bemärkelsen att lärosätet genomför förändringar av detsamma vid behov.

Av självvärderingen framgår att aktiviteterna inom kvalitetsarbetet är uppbyggda kring ovannämnda cykler. I ettårscykeln samlar utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) årligen in information i form av kvalitetsindikatorer som berör ansökningsstatistik, utbildningarnas attraktivitet, internationalisering, studentgenomströmning och examensfrekvens, lärarresurser, jämställdhetsperspektiv och forskningsanknytning. UFA gör även årliga uppföljningar av kursvärderingar och stickprov som syftar till att säkra att kursplaner innehåller korrekta uppgifter. Vart tredje år initierar utbildnings- och forskningsnämnden (UFN) utbildningsuppföljningar cykliskt enligt en beslutad tidsplan. Uppföljningen ska säkerställa att det finns förutsättningar för god kvalitet i utbildningen. I självvärderingar analyserar ämnesråd och programråd, i samarbete med prefekt och programansvariga (eller motsvarande), utbildningarnas styrkor och potentiella utvecklingsområden, samt redogör för tankar om utbildningarnas långsiktiga utveckling. Självvärderingen sker i förhållande till de kvalitetsaspekter som är angivna i lärosätets kvalitetssystem. I och med avslutandet av en tredje omgång av utbildningsuppföljningar hade lärosätet i februari 2020 följt upp samtliga huvudområden med deras tillhörande program. Vart sjätte år granskas och utvärderas lärosätets utbildningar per huvudområde med hjälp av externa bedömare. Syftet med utvärderingarna är att säkerställa att utbildningarna håller hög kvalitet. Fokus för dessa utvärderingar är resultat och måluppfyllelse. De första utbildningsutvärderingarna enligt sexårscykeln påbörjades hösten 2019 och är pågående.

Av lärosätets självvärdering framgår att kvalitetssystemet har tagits fram i en gedigen och väl förankrad process som har involverat både lärare och stödfunktioner samt skett i samråd med lärosätets utbildnings- och forskningsnämnd.

Bedömargruppen anser att lärosätets kvalitetssystem är en del av den strategiska styrningen, eftersom den utgår från lärosätets övergripande vision och strategiska mål. Systemet bidrar till en enhetlighet och systematik i kvalitetsarbetet och har också sedan det infördes genererat kunskap som har skapat en slags kollektiv medvetenhet om vad ett strukturerat kvalitetsarbete positivt kan bidra med för både enskilda medarbetare, lärarkollegiet och för verksamheten i stort. Det är för bedömargruppen tydligt att det utvecklingsarbete som systemet har genererat präglar organisationen på alla dess nivåer och att en engagerad och transparent kvalitetskultur har växt sig stark inom lärosätet. Detta framkom särskilt under platsbesöken som visade på ett starkt engagemang i kvalitetsfrågor.

Den sexåriga cykeln som inkluderas i kvalitetssystemet är ännu inte genomförd. Bedömargruppen bedömer dock att lärosätet genom det arbete som genomförts hittills inom de ettåriga och treåriga cyklerna, samt hur dess resultat har spridits och implementerats inom lärosätet, har goda förutsättningar för att kunna genomföra även den sexåriga cykeln på ett adekvat sätt för verksamheten. Som ett exempel på lärosätets förmåga till att kunna driva kvalitetsarbete med konkreta resultat kan nämnas de utbildningsuppföljningar som genomförs inom den treåriga cykeln. Vid platsbesöken framgick tydligt från bland annat programledning och lärare att uppföljningarna fungerade som ett effektivt verktyg för en reflekterad och genomtänkt kvalitetsutveckling av programmen. Vid bedömargruppens andra platsbesök fick gruppen information om det konkreta innehållet samt resultaten av dessa uppföljningar och kunde då konstatera att lärosätet visar prov på en god förmåga att genomföra de aktiviteter som systemet anvisar. Detta samt bedömargruppens iakttagelser av lärosätets förmåga att ta hand om resultat och vidareutveckla sitt kvalitetsarbete pekar för bedömargruppen på att lärosätet står väl rustat inför att ta hand om också den sexåriga cykelns resultat.

När det gäller kvalitetssystemets ändamålsenlighet och effektivitet anser bedömargruppen att systemet är väldigt ambitiöst. Detta är i grunden positivt, men det kräver också i vissa delar betydande arbetsinsatser av lärarkollegiet. Vid platsbesöket framkom att även lärosätets representanter reflekterat över detta. Möjligen är det så att arbetsinsatsen upplevs som krävande när systemets olika cykler genomförs för första gången. När systemet har satt sig och arbetet blir mer rutinartat, så kanske det då också blir mer balanserat i förhållande till lärarnas alla andra arbetsuppgifter. Oavsett vilket så anser bedömargruppen att systemets ändamålsenlighet är något som lärosätets ledning måste fortsätta övervaka. Inte minst för att se till att lärosätets personal och studenter på ett effektivt sätt kan balansera utbildning och utvecklingsarbete. Ytterligare ett råd från bedömargruppen är att framställa en broschyr eller liknande som på ett enkelt sätt förklarar systemets syfte, processer och strukturer för att kunna sprida den informationen på ett adekvat sätt till studenter, nyanställda och andra intressenter.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Lärosätet har en kvalitetspolicy som ingår som en del av den övergripande dokumentationen över kvalitetssystemet Konstfacks kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå. Dokumentet finns publicerat offentligt på lärosätets webbplats och policyn är en del av den strategiska styrningen.

Lärosätet beskriver i självvärderingen att policyn syftar till att fastställa riktlinjer för kvalitetsarbetet som dels säkerställer att interna och externa kvalitetskrav uppfylls, dels stödjer kontinuerlig förbättring av verksamhetens kvalitet (kvalitetsutveckling). Den ska också vara grunden för ett sammanhållet kvalitetssystem.

I policyn anges bland annat att kvalitetsarbetet ska stödja Konstfacks vision och utbildnings- och forskningsstrategi. I Konstfacks utbildnings- och forskningsstrategi 2019–2023 anges strategiska utvecklingsområden för forskning och utbildning. Av självvärderingen framgår att lärosätets ledning utifrån strategin fastställer övergripande långsiktiga mål inför varje verksamhetsår. De fångas upp i förvaltningens plan för verksamhetsstöd, där de knyts samman med strategiskt stöd och högskolegemensamma utvecklingsområden i rektorsuppdrag till bibliotek, förvaltning och institutioner.

Bedömargruppen anser att de samlade underlagen visar att de styrdokument och riktlinjer som beskriver kvalitetssystemet, inklusive kvalitetssäkringspolicyn, utgår från och stödjer lärosätets övergripande vision och strategiska mål och är väl kända av anställda på lärosätet. Det är bedömargruppens uppfattning att lärosätet präglas av en stark kvalitetskultur som är under ständig diskussion och utveckling, och kan därför konstatera att den strategiska styrningen genomsyras av de riktlinjer som policyn har fastställt.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har en tydlig och ändamålsenlig organisation som understödjer en positiv växelverkan mellan olika strategiska, operativa och beredande funktioner för kvalitetsarbetet. Ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är väl beskriven och tydligt definierad i de underlag som bedömargruppen har tagit del av.

Lärosätet har fyra institutioner som leds av prefekter. Rektor har ett ledningsråd bestående av de fyra prefekterna, prorektor, vice-rektor för forskning, förvaltningschefen, bibliotekschefen och två studenter. Prorektor är ordförande i lärosätets utbildnings- och forskningsnämnd (UFN). Till detta kommer också ett kvalitetsråd där rektor är ordförande och som i övrigt består av prorektor, prefekterna, chefen för utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA), en handläggare för kvalitetsfrågor samt en studentrepresentant. Inom institutionerna finns det sedan olika typer av beredande och strategiska organ, som ämnesråd och programråd. Under UFN finns även ett forsknings- och forskarutbildningsutskott (FFU). Bedömargruppen kan konstatera att lärosätet har en tydlig organisation och att den understödjer en positiv växelverkan mellan olika strategiska, operativa och beredande funktioner för kvalitetsarbetet. Ett utvecklingsområde som lärosätet lyfter fram i självvärderingen är att UFN och kvalitetsrådets relation till varandra kan konkretiseras, så att deras respektive ansvarsområden inom kvalitetssystemet tydliggörs ytterligare. Bedömargruppen delar den bedömningen.

Ansvaret och dess fördelning för kvalitetsarbetet inom lärosätet beskrivs i dokumentet Kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå. Beskrivningen visar tydligt vilken funktion eller vilket organ som bär ansvaret och som äger besluten inom kvalitetsarbetets olika delar och processer. Organisationen och dess bemanning säkerställer också en växelverkan dels mellan olika nivåer inom organisationen, dels mellan institutioner, program samt administrativa enheter och bibliotek.

Vid platsbesöket förstärktes bedömargruppens intryck av dels en tydlig och definierad ansvarsfördelning inom lärosätet, dels en god balans och samarbetsförmåga mellan lärare och forskare inom kärnverksamheten och de administrativa funktionerna inom stödverksamheten.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har väl fungerande processer för att ge personal och studenter goda förutsättningar för delaktighet, engagemang och ansvar.

I kvalitetssystemet presenteras de kvalitetssäkringsprocesser som ska bidra och uppmuntra till engagemang, delaktighet och ansvar. Kollegialt ledarskap samt kollegialt inflytande och studentmedverkan präglar processer och sammansättning av olika arbetsgrupper inom lärosätet. Lärosätet har en mängd olika mötesformer och mötestillfällen, där studenter, lärare och övrig personal får goda möjligheter till både delaktighet, engagemang och ansvarstagande.

Av platsbesöken framgår att organisationen strävar efter att vara så platt och så "nära" som möjligt utan att sudda ut gränserna för ansvarsfördelning och styrning. I de riktlinjer som finns för regelbundna utbildningsuppföljningar för både program och kurser i Konstfacks kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå ingår utbyte av erfarenheter och exempel inom lärosätet.

I självvärderingen ger lärosätet exempel på flera mötesformer på lärosätesövergripande nivå som är plattformar för att skapa engagemang och delaktighet. Exempel på det är återkommande "rektorsluncher", då information sprids och dit interna och externa föreläsare bjuds in. Det ordnas frukostmöten på temat kompetensutveckling, professorsinternat, kvalitetsseminarium, prefektforum och forskningsvecka. På institutionsnivå finns flera aktiviteter för att åstadkomma det som bedömningsgrunden stipulerar, och det är bedömargruppens intryck att just mötesstrukturen framstår som både ambitiös och adekvat. Platsbesöken bekräftade bilden som gavs i självvärderingen av att dessa forum skapar delaktighet och gav intrycket att studenterna blir lyssnade på, involverade i utvecklingen av utbildningarna samt har god tillgång till lärare och administrativt stöd.

Som ett exempel på detta kan nämnas studentinitiativet "Our Spaces/Våra rum", som syftar till att undersöka och analysera hur lärosätets lokaler används samt hur strukturell rasism kan motverkas och hur lokalerna kan bli mer inkluderande. Initiativet stöds ekonomiskt av rektorn under läsåret 2019/20.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet ger exempel på att olika nivåer är involverade i kvalitetsarbetet och hur resultaten leder till utveckling av systemet.

Av självvärderingen och dokumentet Kvalitetssystem för utbildning på grund- och avancerad nivå framgår att utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) årligen samlar in information i form av kvalitetsindikatorer. Informationen skickas till ämnes- och programråd samt prefekten för analys, och redovisas till utbildnings- och forskningsnämnden (UFN) i samband med de treåriga utbildningsuppföljningarna. UFN beslutar inför varje uppföljningsomgång vilka kvalitetsaspekter som ska följas upp i särskild ordning. Dessa kvalitetsaspekter ska relatera till ledningens strategier och mål, till exempel har under 2017–2019 ett av fokusområdena i både strategi och uppföljning varit forskningsanknytning i utbildningarna. I samband med utbildningsuppföljningarna hålls ett kvalitetsseminarium med erfarenhetsutbyte och dialog om bland annat goda exempel och dilemman. I självvärderingen beskriver lärosätet hur uppföljningen av kursvärderingar och erfarenhetsutbyte på kvalitetsseminarier till exempel har lett till att samtliga institutioner har inrättat studentråd där prefekten och studenterna möts. Ett annat exempel på att lärosätet uppfyller bedömningsgrunden är den revidering av kvalitetssystemet som beslutades i mars 2019. Detta gjordes utifrån erfarenheter och resultat av kvalitetsarbetet under 2017–2018.

Av självvärderingen framgår även att systematisk uppföljning också görs varje år av lärosätets ledning i samband med arbetet med budget och prognos, då den ekonomiska styrningen kan regleras i relation till kvalitetssystem och kvalitetsarbete. Resultaten av kvalitetsarbetet beskrivs också i årsredovisningen och budgetunderlaget som delas med relevanta intressenter. Det framgick också tydligt för bedömargruppen i samband med platsbesöken att styrelsen är väl insatt och involverad i lärosätets uppföljning och redovisning av de resultat som framkommer i kvalitetsarbetet.

De samlade underlagen visar att utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) är en ändamålsenlig administrativ stödfunktion i kvalitetssäkringsarbetet, och att samarbetet mellan kärnverksamheten och UFA fungerar väl.

Bedömargruppen anser att de olika processer som beskrivs i självvärderingen och på platsbesök visar på väl fungerande cykliska processer enligt lärosätets förbättringshjul: samla information, analysera, utveckla, genomföra och följa upp. Även om utbildningsutvärderingar enligt den sexåriga cykeln ännu inte är helt genomförda, anser bedömargruppen att lärosätet genom det arbete som har genomförts hittills och de lärdomar som dragits av detta, har goda förutsättningar för att kunna genomföra utvärderingarna och ta tillvara på resultaten på ett adekvat sätt för verksamheten. Bedömargruppen instämmer samtidigt med lärosätet i de utvecklingsområden som lärosätet har identifierat, till exempel att institutionerna kan förbättra planering och fördelning av resurser för arbetet med utbildningsuppföljningar och utbildningsutvärderingar.Bedömargruppen ser även att en förenkling och minskning av den dokumentation och återrapportering som i dag åläggs många av lärarna skulle mildra arbetsbelastningen och gynna arbetsmiljön.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har välfungerande strukturer och rutiner för att se till att de resultat som kvalitetssystemet generar tillgängliggörs och får en spridning inom organisationen.

Alla relevanta dokument som relaterar till kvalitetssystemet och kvalitetsarbetet finns på lärosätets intranät, och självvärderingen beskriver väl olika typer av aktiviteter som etablerats för att kunna kommunicera den information som systemet genererar. För externa intressenter finns till exempel en plats på webbplatsen som i korthet beskriver kvalitetssystemet och på den externa sidan beskrivs även lärosätets kvalitetssystem för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Alla uppföljningar som gjorts inom systemet finns på lärosätets intranät och varje institution publicerar också de senaste kursvärderingarna så att de finns tillgängliga för studenter och anställda. Lärosätet har dock identifierat att de behöver säkerställa att information finns tillgänglig både på svenska och engelska, vilket finns med som ett strategiskt utvecklingsområde i Plan för verksamhetsstöd vid Konstfack 2019–2020. Vid platsbesöken framgick att det pågår ett arbete med detta.

Bedömargruppen vill specifikt lyfta ett styrkeområde för att kommunicera resultat som kvalitetssystemet genererar och det är det så kallade kvalitetsseminariet. Vid seminariet presenterar utbildningsprogrammen sina (goda) exempel från genomförandet av sina utbildningar, och seminariet syftar till att sprida information och inspiration mellan olika program och institutioner. Lärosätet har också arbetat aktivt med att nå ut med dessa seminarier till fler intressenter genom att till exempel förlägga seminarierna vid tider som ska passa så många som möjligt. Utbildnings- och forskningsnämndens centrala roll i kvalitetsarbete och kvalitetsuppföljning fungerar också som en plattform för utbyte av idéer och impulser mellan lärosätets olika program och institutioner. Bedömargruppens uppfattning från platsbesöken är att både studenter och lärare anser att de får relevant information från lärosätet.