Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Kvalitetssystemet är tydligt beskrivet, men kan inte till fullo sägas säkerställa utbildningarnas kvalitet eftersom det saknas periodiska granskningar. Lärosätet har en kvalitetspolicy som är känd bland centrala intressenter. Kvalitetspolicyn ingår i verksamhetsplanerna på olika nivåer och är i den meningen en del av den strategiska ledningen av lärosätet. Det faktum att styrelsen ännu inte har en tydlig roll i kvalitetsarbetet gör att man inte kan säga att kvalitetspolicyn är en del av målmedveten strategisk styrning.

Lärosätets kvalitetsarbete har granskats externt 1997 och 2009, och det nuvarande kvalitetssystemet har utvecklats utifrån granskningarnas resultat och rekommendationer. Den information som lärosätets lokala kvalitetssystem genererar används i dialoger och beslut på institutionsnivå, men inte systematiskt på högsta beslutsnivå. Informationen synliggörs inte heller systematiskt i den externa kommunikationen.

Bedömargruppen har identifierat följande styrkor:

· Verksamhetssystemet, ledningssystemet och kvalitetssystemen är tydligt beskrivna.

· Lärosätet har infört kvalitetshjulet och det strategiska årshjulet samt en vertikal dialog med återkoppling.

· Kvalitetspolicyn är väl känd och kommunicerad samt uppmuntrar till delaktighet och engagemang bland medarbetarna.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

· Lärosätet behöver förtydliga relationen mellan kvalitetssystemet och lärosätets övergripande mål och strategier.

· Lärosätet behöver periodiskt granska utbildningarna, med stark rekommendation om extern medverkan.

· Lärosätet behöver omformulera kvalitetspolicyn, så att den tydligt tar ställning till vilka kvalitetsaspekter som lärosätet vill utveckla och hur det ska gå till. Syftet är att skärpa den strategiska styrningen.

· Lärosätet behöver systematiskt identifiera hur den information som kvalitetssystemet genererar används och kommuniceras, både internt och speciellt externt.

· Lärosätet behöver skapa en tydlig incitamentsstruktur för att säkerställa ett engagemang för planerings- och utvecklingsarbetet bland studenter och doktorander.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Motivering: Lärosätet har ett kvalitetssystem som inkluderar både utbildning och forskning och som bryts ner i lokala kvalitetssystem. I lärosätets kvalitetssystem ingår enligt självvärderingen ett verksamhetssystem, som beskriver processer för styrning och ledning, och ett ledningssystem, som beskriver hur verksamheten styrs och vem som har ansvar för vad. Kvalitetssystemen för institutioner och övriga arbetsenheter bildar en form av distribuerat kvalitetssäkringsansvar som ska fånga upp lokala behov och förhållanden. På institutionsnivå finns årliga, interna uppföljningar av utbildningens kvalitet, där programrapporterna har en central roll. För utbildning på grundnivå och avancerad nivå är uppföljningarna organiserade i ett-, två-, tre- och femårscykler men hittills är det bara uppföljningar inom ramen för ettårscykeln som genomförts och det är därmed för tidigt att uttala sig om de övriga uppföljningarnas ändamålsenlighet. År ett omfattar en nybörjarenkät, studentbarometer, programenkäter och programrapporter. År två är tänkt att omfatta uppföljning av uppragsutbildning och fristående kurser, år tre alumnuppföljning och år fem extern granskning av lärosätets kvalitetssäkringsarbete. Bedömargruppen anser att resultaten och slutsatserna i programrapporterna på ett ändamålsenligt sätt beaktas i de årliga verksamhetsplanerna och den övergripande verksamhetsplanen för lärosätet. Bilden skärptes vid intervjuerna. För utbildning på forskarnivå följer kvalitetssäkringsarbetet en sexårscykel som har varit i drift i fem år. En rad tematiska granskningar har genomförts samt en studierektorsrapport. Periodiska granskningar saknas för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Bedömargruppen är medveten om att UKÄ inte kräver externa granskningar men menar att lärosätet på grund av sin storleksmässigt begränsade miljö starkt rekommenderas att hämta ämnessakkunniga utifrån den egna miljön för att granska utbildningarna.

Bedömargruppen instämmer i självvärderingens beskrivning av att lärosätet har en dokumenterad historia av systematiskt kvalitetsarbete. Resultaten av tidigare lärosätesgranskningar är beaktade i det kvalitetssystem som lärosätet beskriver i självvärderingen och som beslutades hösten 2018 och där vissa delar systematiskt har utvecklats sedan 2013. Utbildningarna har dock ännu inte som helhet utsatts för granskningar och lärosätet arbetar fortfarande med att ta fram styrdokument som är avsedda att utveckla lärosätets kvalitetssystem. Av den anledningen och med hänvisning till bedömningarna under bedömningsområde 3.5 är säkerställandet av utbildningarna ännu inte tillräckligt skarpt.

Kvalitetssäkringen av utbildningsprogram bygger på det lokala kvalitetssäkringsarbetet som finns beskrivet i institutionernas kvalitetssystem. Kvalitetssystemen följer de gemensamma riktlinjer som forsknings- och utbildningsnämnden har tagit fram (nämnden etablerades 2019). Bedömargruppen konstaterar, utifrån fördjupningsmaterial och intervjuer, att genomförandet fortfarande varierar mellan institutionerna, men som helhet fungerar uppföljningen av utbildningarna på institutionsnivå.

Genom ledningssystemets systematik finns kopplingen mellan mål, vision och uppföljning i utbildningsverksamheten, enligt självvärderingen. Ledningssystemets systematik finns överskådligt beskrivet i självvärderingen och relaterar till lärosätets övergripande mål och visioner. Eftersom ledningssystemet är en del av högskolans kvalitetssystem relaterar det per definition till strategisk ledning och styrning. Det förblir ändå oklart för bedömargruppen hur utvecklandet av kvalitetssystemet stödjer högskolans strategiska utveckling.

Högskolans kvalitetssystem för forskning och utbildning är uppbyggda enligt Demings PDSA-cykel, där förutsättningar är en accentuerad fas i cykeln, som normalt brukar vara en del av planeringen. Detta är ett innovativt sätt att använda sig av PDSA-cykeln, som poängterar ledarskapets roll i den strategiska styrningen av kvalitetsarbetet. Bedömargruppen konstaterar att lärosätet kunde ha gett större utrymme för att beskriva fasen i självvärderingen, speciellt med tanke på kopplingen mellan "kvalitetsledning" och strategisk ledning.

Ett viktigt kriterium för ett fungerande kvalitetssystem är att det är anpassat till ändamålet. Bedömargruppen konstaterar att utformningen av kvalitetssystemet är något överdimensionerat med hänsyn till resursutnyttjande och ekonomi, inte minst med hänsyn till antalet kvalitetssystem inom utbildningen och kvalitetssäkringen inom forskningen inom högskolan som helhet. Samtidigt saknas periodiska externa granskningar av utbildningarna. Att knyta ihop flera system är en tids- och resurskrävande aktivitet. Av den anledningen är det en förbättring att de lokala kvalitetssystemen har fått enhetliga riktlinjer för genomförandet från och med 2019.

Sammanfattningsvis har lärosätet utvecklat sitt nuvarande kvalitetssystem utifrån resultat och rekommendationer i tidigare lärosätesgranskningar. Verksamhetssystemet, ledningssystemet och de lokala kvalitetssystemen finns väl beskrivna inom ramen för lärosätets övergripande kvalitetssystem. På institutionsnivå fungerar säkerställandet av kvaliteten med stöd av årliga, interna uppföljningar av utbildningens kvalitet, där programrapporterna har en central roll. Däremot saknas periodiska granskningar av utbildningarna, och det finns inte tillräckliga belägg för hur utvecklandet av kvalitetssystemet som helhet bidrar till att utveckla kvaliteten i utbildningarna. Inte heller finns det belägg för hur kvalitetssystemet i praktiken stöder den strategiska styrningen och utvecklingen av lärosätet.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Motivering: Lärosätet har en publik kvalitetspolicy som rektorn fastställde i april 2018. Enligt självvärderingen är lärosätets kvalitetskultur förankrad i strategier, i effektiva interna beslutsprocesser och strukturer och alltså stödjer kvalitetsarbetet. Av kvalitetspolicyn framgår att lärosätets kvalitetskultur är effektiv i den meningen att den är baserad på dialog och öppenhet som engagerar alla högskolans anställda, studenter och samverkansparter. Bedömargruppen har inte under intervjuerna funnit belägg för om kvalitetskulturen har förändrats i önskad riktning. Hur det övergripande ansvaret och rollerna samt de konkreta arbetsformerna ser ut för kvalitetsarbetet, framgår inte av kvalitetspolicyn, utan beskrivs i styrdokumentet Övergripande kvalitetssystem för forskning och utbildning.

Bedömargruppen uppfattar att kvalitetspolicyn är välkänd bland medarbetare och att den tar ställning till vilken typ av kvalitetskultur som högskolan vill ha med dialog, öppenhet och engagemang. Bedömargruppen anser också att det är en uppenbar styrka att högskolans kvalitetspolicy systematiskt ingår i verksamhetsplanerna på övergripande nivå, på arbetsenhetsnivå och i verksamhetsplanerna för forskningsmiljöerna. Både självvärderingen och intervjuerna bekräftar att medarbetarna väl känner till kvalitetspolicyn. Intervjuerna bekräftar också att dialogerna inom organisationen förverkligas systematiskt och öppet, vilket visar att medarbetarna, studenterna och samarbetspartnerna i arbetslivet är engagerade. Bedömargruppen anser dock att policyn inte tar en tillräckligt tydlig ställning till hur kvalitetssäkringen ska gå till, exempelvis vilka kvalitetsaspekter lärosätet vill prioritera och utveckla.

Lärosätet identifierar i självvärderingen att styrelsens delaktighet i kvalitetsarbetet är ett utvecklings-område. Det håller bedömargruppen med om. Bedömargruppen anser att det förblir öppet hur ledningen vet att en tillräckligt stor del av medarbetarna, studenterna och doktoranderna tar det ansvar som kvalitetspolicyn föreskriver, speciellt med tanke på lärosätets strategiska utveckling.

Bedömargruppen anser att ett sätt för lärosätet att stärka och utveckla det övergripande kvalitetssystemet kan vara att omarbeta styrdokumentet Övergripande kvalitetssystem för forskning och utbildning till en kvalitetssäkringspolicy (inte att förväxla med kvalitetspolicy), och arbeta fram vägledningar med riktlinjer och kriterier för att säkra och utveckla utbildningen vid de fyra institutionerna och deras vitala forskningsmiljöer.

Sammanfattningsvis har lärosätet en uttalad kvalitetspolicy som är välkänd bland medarbetarna och som bidrar till att skapa en fungerande kvalitetskultur. Kvalitetspolicyn stödjer aktivt planerings- och utvecklingsarbetet vid lärosätet. Däremot ger policyn inte tydliga riktlinjer och kriterier för arbetsformer och hur kvalitetssäkringsarbetet ska utvecklas och strategiskt styras.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Motivering: Högskolans ledningssystem är en del av det övergripande kvalitetssystemet för forskning och utbildning samt beslutat av rektor. I självvärderingen beskrivs vem som har ansvar för ledning och styrning inom olika delar av verksamheten. Kvalitetssystemet för utbildningen är också beslutat av rektor och anger vem som har ansvar för olika delar av kvalitetsarbetet. Rektor har det yttersta ansvaret för verksamhetens kvalitet och skapar förutsättningar genom beslut om resurser och arbetsledning enligt delegationsordning och arbetsbeskrivningar. Bedömargruppen konstaterar att allt detta är dokumenterat och beskrivet, liksom ansvarsfördelningen inom organisationen som helhet. Delegationsordningarna förtydligar också helhetsbilden.

Bedömargruppen anser att roll- och ansvarsfördelningen för kvalitetssäkringen och ledningssystemet finns beskrivna. I självvärderingen noterar lärosätet att det ännu återstår arbete med att göra riktlinjerna och arbetsbeskrivningarna kända och tydliga i vardagen. Självvärderingen konstaterar att det ibland fortfarande finns en osäkerhet om vilka frågor som ska behandlas av nämnden och vilka frågor som ska behandlas av linjeorganisationen. Det här visar bara att förändringar tar sin tid, inte på svagheter i systemen.

Lärosätet beskriver i självvärderingen att den nya nämndorganisationen är en styrka. Bedömargruppen konstaterar att det är för tidigt att värdera, eftersom den nya nämndstrukturen bara verkat sedan början av juli 2019. Bedömargruppen anser att lärosätets beslut att omorganisera nämndorganisationen har gått i rätt riktning. Både självvärderingen och intervjuerna visar att den nya forsknings- och utbildningsnämnden (FUN) har hunnit dra upp riktlinjer för ett enhetligare kvalitetssäkringsarbete. Bland annat har institutionerna börjat använda den mall för programrapporteringen som FUN tagit fram under hösten 2019, även om utformningarna fortfarande varierar något. Som intervjuerna med institutionsrepresentanter under intervjuerna visar, är programrapporterna kärnan i kvalitetssäkringsarbetet för utbildningen. Bedömargruppen konstaterar att kvalitetssäkringen fungerar på institutionsnivå.

Sammanfattningsvis har lärosätet en tydlig roll- och ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet. Ansvarsfördelningen har klart förtydligats via den förnyade nämndstrukturen. Kvalitetsarbetet stödjs också av ett fungerande ledningssystem och en tydlig delegationsordning.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Motivering: Enligt självvärderingen utformades den nya nämndorganisationen bland annat för att öka nämndernas legitimitet och uppmuntra till kollegiala arbetssätt. En orsak till omorganiseringen var det tidigare upplevda avståndet mellan nämndorganisationen och linjeorganisationen. Bedömargruppen anser att den beslutade omställningen stämmer överens med lärosätets kvalitetspolicy.

I självvärderingen noterar lärosätet att det ytterligare behöver förtydligas att också verksamhets­planering och verksamhetsuppföljning är kvalitetsarbete. Lärosätet konstaterar i självvärderingen att det inte räcker att studenter och doktorander deltar i dialoger eller svarar på utvärderingar – de behöver också engagera sig i planering och uppföljning. Bedömargruppen fann vid intervjuerna belägg för att studenter och doktorander får goda förutsättningar för engagemang, närmast via representation och via olika enkäter och dialoger. Bedömargruppen konstaterar att studenterna och doktoranderna är representerade i centrala högskoleorgan, och att åtminstone det formella inflytandet är på plats. Intervjuerna visade också att studenterna är nöjda och att studentinflytandet fungerar, även om något svagare bland doktorander. Doktoranderna saknar struktur för engagemang och systematisk mötesplanering.

Bedömargruppen anser att förutsättningarna finns och medvetna åtgärder har genomförts för att öka engagemanget i och förståelsen för kvalitetsarbetet, men det är för tidigt att bedöma om det leder till faktiskt och bestående engagemang och delaktighet. Lärosätets sammanfattande omdöme i självvärderingen tyder på att ett genuint och engagerat utvecklingsarbete är på gång. Bedömargruppen rekommenderar att lärosätet inför tydliga och öppet utformade incitament för delaktighet och engagemang, t.ex. i form av timresurser för doktorander, tillsammans med en tillräckligt långsiktig plan för studenternas och doktorandernas medverkan i planerings- och utvecklingsarbetet.

Sammanfattningsvis har lärosätet en öppen och aktiv dialogkultur, som engagerar lärare, studenter och doktorander och övriga medarbetare. Årshjulen skapar systematik i arbetet och kvalitetspolicyn uppmuntrar till ansvarstagande och medverkan. Incitamenten för delaktighet och engagemang kan däremot förtydligas.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Motivering: Självvärderingen och intervjuerna visar att lärosätet vill styra utvecklingen med stöd av sin vision, sin verksamhetsidé och sina strategier som styrelsen beslutar om. Utifrån dem beslutar rektor om en övergripande verksamhetsplan och budget för tre år. Varje arbetsenhet beslutar i sin tur om verksamhetsplaner för samma period, med koppling till den övergripande verksamhetsplanen. Ledningssystemet ska säkra att hela organisationen arbetar mot visionen och de strategiska målen. Vid intervjuerna har bedömargruppen inte fått belägg för om styrelsen och lärosätets ledning tar tillvara de resultat och slutsatser som kvalitetssystemet genererar i sina beslut om strategisk utveckling av verksamheten.

Den vertikala dialogen beskrivs i självvärderingen och illustrerar hur resultaten är avsedda att samlas in och analyseras, hur slutsatserna förs vidare till nästa nivå och hur systemet är avsett att säkerställa att analyserna och utvecklingsområdena tas tillvara på institutionsnivå, arbetsenhetsnivå och högskoleövergripande nivå. Enligt självvärderingen har högskolans styrelse inte hittills haft en tydligt uttalad roll i kvalitetsarbetet, trots att den äger strategin. Bedömargruppen konstaterar att det inte finns en tillräcklig koppling mellan utvecklingen av kvalitetssystemet och högskolans strategiska styrning, men att det finns planer på att rektor, ordföranden för forsknings- och utbildningsnämnden samt kvalitetschefen framöver ska rapportera till styrelsen. Bedömargruppen anser att högskolans vision med fördel kan kompletteras med tydliga strategiska mål för själva kvalitetsarbetet, i syfte att inkludera styrelsen i kvalitetsarbetet mer effektivt. Högskolans samlade ledningsgrupp kunde här få ett större strategiskt ansvar.

Lärosätet beskriver sitt kvalitetssystem på ett sätt som innebär att utvecklingen av kvalitetssystemet bör inkludera en samtidig översyn av högskolans verksamhetssystem, ledningssystem och kvalitetssystem. Bedömargruppen har inte under intervjuerna funnit belägg för hur lärosätet systematiskt använder de resultat och slutsatser som kvalitetssystemet genererar för att utveckla kvalitetssystemet som helhet. Däremot utnyttjar man de resultat som kvalitetssystemet på institutionsnivå genererar, för att utveckla utbildningarnas kvalitet.

Sammanfattningsvis finns det ännu inte belägg för att lärosätet använder de resultat och data som kvalitetssystemet genererar för att utveckla det högskoleövergripande kvalitetssystemet eller för högskolans strategiska styrning. Däremot tar institutionerna tillvara de resultat och slutsatser som kvalitetssystemet generar i kvalitetsutvecklingen.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld

Motivering: Resultat publiceras och kommuniceras, men de resultat som kvalitetssystemet genererar har inte legat i fokus i vare sig den interna eller externa kommunikationen enligt självvärderingen. Bedömargruppen delar den bedömningen. Förutom de resultat som de olika uppföljningscyklerna genererar anser bedömargruppen att det behövs sammanställningar över hur själva systemet har utvecklats, hur styrkor och utvecklingsområden som utvärderingarna lyfter fram beaktas i kvalitetsutvecklingsarbetet och hur lärosätet strategiskt avser utveckla kvalitetssäkringen.

Information om kvalitetsarbetet, inklusive kvalitetspolicyn, finns samlad på högskolans webbplats. Den information som den vertikala dialogen genererar är fungerande inom och mellan enheterna och finns tydligast dokumenterad i programrapporterna. Programrapporterna och verksamhetsplanerna är belägg för att informationen rör sig internt, men informationen är inte alltid heltäckande och publik.

Bedömargruppen konstaterar att lärosätet inte tillräckligt tydligt har identifierat vilken typ av information om kvalitetsarbetet som centrala intressenter förväntar sig. Den externa kommunikationen blir därför rätt generell. Kommunikationen är för närvarande snarast en förteckning över gjorda och kommande kvalitetsutvärderingar, inte en fråga om hur kvalitetsarbetet stärker lärosätets utbildningsprofil. Högskolan är på god väg, men kommunikationen behöver enligt bedömargruppen systematiseras och tydligt riktas till centrala intressenter.

Bedömargruppen anser därför att lärosätet, med hög prioritet, behöver skapa riktlinjer för vilken grad av öppenhet om informationsinnehållet i och resultaten av kvalitetsarbetet som lärosätet vill uppnå. Ett sätt att hantera öppenhet är att relatera kvalitetsarbetet och kvalitetssäkringen till en systematisk utveckling av lärosätets varumärke.

Sammanfattningsvis noterar bedömargruppen att den information och de resultat som kvalitetssystemet genererar fortfarande inte publiceras på ett ändamålsenligt sätt, vare sig internt eller externt.