Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Tillfredsställande

Bedömargruppen anser att lärosätet har en heltäckande styrning och organisation vad avser kvalitetssäkringssystemets uppbyggnad. Systemet utgår från ett tillitsbaserat arbetssätt där dialogformen är central. Bedömargruppen menar att styrkan i det arbetssättet är att det ger utrymme för att respektive avdelning, fakultet och institution kan anpassa sitt kvalitetssäkringsarbete utifrån sina egna respektive förutsättningar och inriktningar. Samtidigt innebär denna decentraliserade modell att utmaningar finns vad gäller att se till att alla delar i verksamheten vid lärosätet når upp till en hög och likvärdig kvalitetssäkringsnivå.

Bedömargruppen anser dock sammantaget att lärosätet har utvecklat en robust och transparent struktur som i hög utsträckning också genomförts inom lärosätets olika verksamhetsområden. Detta tydliggörs genom den uppbyggda struktur som bland annat består av fakultetsaudits, kollegiala externa granskningar, verksamhetsplaner och dialoger. Bedömargruppen fick under platsbesöken också konkreta belägg för att det finns ett utpräglat kollegialt engagemang inom lärosätets olika delar i ständigt närvarande kvalitetsrelaterade frågor, även om allt som diskuteras inom de olika grupperingarna inte alltid dokumenteras. Vissa delar, relaterade till styrning och organisation, ser bedömargruppen dock som angelägna att särskilt fokusera på.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

• Det är problematiskt att studenternas synpunkter och inflytande kan ha svårt att nå fram längre ut i de mera verksamhetsnära nivåerna i organisationen. Det finns brister i återkopplingen till studenterna, vilket kan medföra att det gör det svårt för dem att delta i den kvalitetsdrivande processen.
• Det finns en viss osäkerhet vem som ansvarar för att återkoppla den information som diskuteras i programråden. Denna osäkerhet upplevs också vara relaterad till vilket det formella uppdraget studentrepresentanterna har i programråden, vilket alltså bör förtydligas.
• Bedömargruppen konstaterar att det finns behov av förbättringsåtgärder av både genomförandet av kursvärderingar och återkopplingar till studenterna av tidigare kursvärderingar.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Kvalitetssystemet vid lärosätet genomsyras av ett arbetssätt som bygger på dialog och tillit, där det finns en god balans mellan kontroll och utveckling. Bedömargruppen anser att lärosätet hanterar balansgången mellan kontroll och utveckling på ett habilt sätt och att dialogkulturen skapar goda förutsättningar för att engagera medarbetarna i det ständigt pågående kvalitetssäkringsarbetet. Strukturen för de systematiska processerna är tydlig och det lyfts också fram i självvärderingen att de olika processerna är väl kända bland studenter och anställda på lärosätets samtliga nivåer.

Umeå universitet har en lång tradition av systematiskt kvalitetsarbete och kvalitetsutveckling som under åren kontinuerligt utvecklats. Lärosätets kvalitetssystem består av dess vision, rutiner, processer och regelverk samt uppföljningar inom dessa. Av självvärderingen framgår att det nu gällande styrdokumentet Kvalitetssystemet för utbildning fastställdes i februari 2019. Styrdokumentet har som fokus att planera, genomföra, följa upp och återkoppla kvalitetsarbete i utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Kvalitetssystemet för utbildning omfattar nio aktiviteter samt lyfter fram sex perspektiv som ska genomsyra utbildningen vid lärosätet. Aktiviteterna består av: studentenkäter, studentkårsskrivelsen, kursutvärdering, programvärdering, säkring av nationella examensmål, verksamhetsberättelse och verksamhetsplan för utbildningsprogram och forskarutbildningsämne, utbildningsvärdering genom kollegial extern granskning, fakultetsaudits samt uppföljning och utvärdering av kvalitetssystemet. Perspektiven utgörs av forskningsanknytning, internationalisering, jämställdhet, samverkan och arbetslivsanknytning, hållbar utveckling samt studentinflytande och studentcentrerat lärande.

Sedan kvalitetssystemet infördes har, enligt självvärderingen, 64 utbildningar vid lärosätet genomgått en kollegial extern granskning eller Universitetskanslersämbetets utbildningsutvärdering. Sedan 2017 har 86 procent av lärosätets totalt 150 utbildningsprogram på grundnivå och avancerad nivå granskats. Under 2020 har motsvarande aktivitet genomförts som en pilot för åtta forskarutbildningsämnen.

Under platsbesöken framgick att dialogformen i verksamhetsuppföljningarna har en lång tradition och att denna strategi utgör en viktig del i den kvalitetskultur som präglar lärosätet. Den tillitsbaserade styrningen innebär att färre och mer övergripande mål sätts på central nivå, med syftet att undvika en detaljerad kontroll och uppföljning. Detta tillvägagångssätt är utifrån ett perspektiv enligt bedömargruppen positivt, eftersom olika verksamheter har olika fokus och en anpassning kan ske till respektive fakultets förutsättningar. Samtidigt skapar arbetssättet utmaningar med att säkerställa att kvalitetssäkringsprocessen genomsyrar alla delar i verksamheten på ett likvärdigt sätt.

Vid platsbesöken fick bedömargruppen dock belägg för att medarbetare och ledning på olika nivåer hanterar den svårigheten genom att ta ett tydligt ansvar i det ständigt pågående kvalitetsarbetet, vilket bedömargruppen upplever är en naturlig del i det vardagliga arbetet. Detta exemplifierades bland annat genom att fakulteterna, för att skapa ett engagemang, genomför temadagar, initierar utvecklingsprojekt och utlyser pedagogiska utvecklingsmedel med olika fokus. Vidare fick bedömargruppen vid platsbesöket konkreta exempel på att det på ämnesnivå kontinuerligt förs diskussioner om bland annat kursvärderingsresultat, kursutveckling och verksamhetsplaner under de återkommande personalmötena och arbetsplatsträffarna.

Bedömargruppen fick vid platsbesöken även belägg för att det finns en nära relation mellan studenter och lärare där dialogen är ständigt närvarande i den kvalitetsdrivande processen på både verksamhetsnära och övergripande nivå. Under platsbesöket framkom dock att det inte finns någon studentrepresentation i verksamhetsuppföljningsdialogerna. Däremot är studenterna representerade i ledningsråden som äger rum en gång i månaden och även i USR och FOSTRA, där resultaten från dialogerna tas upp för diskussion. Vid platsbesöken framgick för bedömargruppen att ledningsråden är en viktig koppling mellan linjen och de strategiska råden.

Den nya visionen utgår, enligt självvärderingen, från en idé om tillitsbaserad styrning, och det betonades under platsbesöken att lärosätet önskar distansera sig från en alltför byråkratiserad målstyrningsstruktur och i stället utgå från färre och mer övergripande mål för hela lärosätet. Sedan länge har lärosätet en tradition att sätta dialogformen i fokus för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna. Bedömargruppen anser sig ha fått belägg för att utformningen av kvalitetssystemet som helhet är konstruerad på ett sådant sätt att det finns goda förutsättningar för att kunna säkra utbildningarnas kvalitet. Bedömargruppen anser också att det finns belägg för att den tillitsbaserade dialogmodellen är väl känd inom verksamheten och därmed är en viktig del i arbetet för att bidra till att skapa sådana förutsättningar att kvalitet i utbildningarna säkras och bidrar till en ständigt pågående kvalitetsutveckling.

Bedömargruppen har under platsbesöken även funnit belägg för att lärosätet hanterar balansgången mellan kontroll och utveckling på ett habilt sätt och att dialogkulturen skapar goda förutsättningar för att engagera medarbetarna i det ständigt pågående kvalitetssäkringsarbetet.

1.2 Lärosätets har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Kvalitetssäkringspolicyn består av styrdokumentet Kvalitetssystem för utbildning, som är en del av den strategiska styrningen. Kvalitetssäkringsarbetet i sina olika delar är känd i organisationen och är en grund för det vardagliga arbetet som bygger på dialog, närhet och tillit. Bedömargruppen kan vidare konstatera att kvalitetssäkringssystemet finns tillgängligt på en webbsida på lärosätets webbplats, där systemet beskrivs i sin helhet och olika delar.

Självvärderingen och platsbesöken visade att det med utgångspunkt i att lärosätet är ett bredduniversitet ställs särskilda krav på ett väl fungerande kvalitetssäkringssystem för att kvalitetsarbetet ska bli likvärdigt i hela organisationen. För att säkra detta har lärosätet utvecklat en kvalitetspolicy som består av styrdokumentet Kvalitetssystem för utbildning och omfattar utbildningar på alla nivåer och är gemensamt för hela lärosätet. Det betonas samtidigt att en viss anpassning av kvalitetssäkringssystemet måste göras som är både generell och flexibel. Syftet är att kunna identifiera både styrkor och utvecklingsområden hos lärosätets olika utbildningar. Bedömargruppen fick under platsbesöken konkreta belägg för att det inom lärosätet finns en utvecklad kultur, som innebär att kvalitetssäkringsarbetet i sina olika delar är känt i organisationen och är en grund för det vardagliga arbetet som bygger på dialog, närhet och tillit.

Dessutom visar lärosätet i både självvärderingen och platsbesöken på en ambitiös arbetsprocess med månadsvisa verksamhetsdialoger, utökade dialoger två gånger per år samt återkommande dialoger med fokus på kvalitetsfrågor mellan universitetsledning och fakulteter. Bedömargruppen har vid platsbesöken också funnit belägg för att det finns en väl fungerande struktur för att göra kvalitetsarbetet känt i organisationen och att en återkoppling sker till universitetsledningen och universitetsstyrelsen, så att högsta ledningen kan fånga upp de kvalitetsbrister och behov av åtgärder som framkommer i systemet från de olika dialogerna. Bedömargruppen kan vidare konstatera att kvalitetssäkringssystemet finns tillgängligt på en webbsida på lärosätets webbplats, där systemet beskrivs i sin helhet och olika delar.

Kvalitetssystemet för utbildning, som är en del av lärosätets regelverk, finns översatt till engelska. Dessutom finns ett antal andra styrdokument tillgängliga på engelska, som främst är inriktade mot utbildning på forskarnivå. När det gäller tillgången på översatta regelverk som har fokus mot utbildning på grundnivå och avancerad nivå anser bedömargruppen att det dock finns en viss utvecklingspotential.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Ansvarsfördelningen är ändamålsenlig och tydlig i kvalitetssäkringsprocessen. Det finns ett tydligt definierat ansvar genom en decentralisering till fakulteterna. Bedömargruppen kan dock konstatera att det under platsbesöken framkom en otydlighet om förväntningar på om det är lärare eller studentrepresentanter som ska återkoppla den information som diskuteras i programråden till studenterna.

I dokumentet Kvalitetssystem för utbildning redovisas ansvarsfördelningen för genomförandet och uppföljningen av aktiviteter i kvalitetsarbetet. Dessutom framgår tydligt av arbetsordningen, delegationsordningen och övriga styrdokument hur ansvarsfördelningen för kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring av utbildning är strukturerad. Bedömargruppen fick under platsbesöken också belägg för att det finns en tydlig och väl känd ansvarsfördelning mellan de olika administrativa avdelningarna och fakulteterna. Bedömargruppen finner stöd för att de strategiska råden har en betydande roll i kommunikationen mellan universitetsledningen och fakulteterna, för att stimulera samarbete mellan fakulteterna. Platsbesöken gav också konkreta exempel på att det bland medarbetarna är väl känt hur ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är organiserat och var de formella besluten tas i organisationen.

Självvärderingen betonar att en stor del av ansvaret för kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring är decentraliserat till fakulteterna och lärarhögskolan, vilket i praktiken innebär att det i grunden är lärarna och forskarna som har det direkta ansvaret och kompetensen för att bidra till en hög kvalitet i utbildning och forskning inom sina respektive ämnesområden. Bedömargruppen kan konstatera att det kan finnas ett problem med att decentralisera ansvaret i alltför hög utsträckning, med risk för att återkopplingen brister. Dock fick bedömargruppen under platsbesöken konkreta exempel på att det finns upparbetade strukturer för återkoppling mellan institutionsledningen och medarbetarna. Prefekterna deltar inte i utbildningarnas dialoger på fakultetsnivå. Även om bedömargruppen fick intryck att dessa ändå hålls informerade, så bör lärosätet vara medvetet om riskerna när ansvar för resurser inte direkt följer kvalitetsansvaret.

Bedömargruppen kan utifrån platsbesöken konstatera att universitetsstyrelsen kontinuerligt informeras om hur kvalitetsarbetet fortlöper och utvecklas inom lärosätet. Rapporteringen sker genom skriftliga rapporter och muntliga föredragningar. I förekommande fall, där till exempel om en utbildning har fått bedömningen bristande kvalitet i Universitetskanslersämbetets granskningar, rapporterar man vid varje universitetsstyrelsemöte hur arbetet fortlöper med att åtgärda noterade brister.

Med utgångspunkt från självvärderingen och intervjuerna vid platsbesöken fick bedömargruppen stöd för att det vid lärosätet finns en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet, som också fungerar.

Bedömargruppen kan dock konstatera att det under platsbesöken framkom en otydlighet om förväntningar på om det är lärare eller studentrepresentanter som ska återkoppla information som diskuteras i programråden till studenterna. Den osäkerheten upplevs också vara nära relaterad till frågan om vilket uppdrag studentrepresentanterna har i programråden. Bedömargruppen ser här ett utvecklingsområde.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Bedömningsgrunden är uppfylld. Lärosätet har utvecklat en tydlig struktur för de systematiska processerna och de olika processerna är väl etablerade bland studenter och anställda på lärosätets samtliga nivåer. Programråden har en viktig uppgift i att skapa ett engagemang hos lärare och studenter i det utbildningsnära kvalitetsarbetet. Dock framkom under platsbesöken att det finns brister i återkopplingen till studenterna.

Lärosätets styrdokument Kvalitetssystem för utbildning, med dess nio aktiviteter, visar att det finns en tydlig struktur för de systematiska processerna och det lyfts också fram i självvärderingen att de olika processerna är väl kända och etablerade bland studenter och anställda på lärosätets samtliga nivåer. Detta bekräftades vid platsbesöken. Dock betonades utifrån ett studentperspektiv att lärarna visserligen lyssnar till studenternas åsikter, men ju "längre ut i kapillärerna" i de mera verksamhetsnära nivåerna man kommer, desto svårare upplever studenterna det är att få sin "röst hörd".

Samtidigt fick bedömargruppen under platsbesöken stöd för att dialogformen ger möjligheter för att fånga upp både mindre och större frågor i verksamheten, vilket bedömargruppen anser ger en transparens och delaktighet. Bedömargruppen fick vid platsbesöken också konkreta exempel på hur delaktighet och engagemang uppmuntras genom bland annat lärardagar, handledardagar och temadagar, där det också framgick att lärarlagen kontinuerligt arbetar med kvalitetsrelaterade frågor. Bedömargruppen kan konstatera att arbetslivsrepresentanterna är delaktiga i att utveckla verksamheten genom att ge återkoppling utifrån sina respektive perspektiv, dock med olika intensitet.

Bedömargruppen konstaterar också att programråden har en central funktion för att skapa ett engagemang hos lärare och studenter i det utbildningsnära kvalitetsarbetet. Dock framkom under platsbesöken att det finns brister i återkopplingen till studenterna, vilket försvagar delaktigheten och engagemanget i den kvalitetsdrivande processen.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Processen att knyta lärosätets kvalitetsarbete till den strategiska styrningen av universitetets verksamheter sker genom återkommande dialoger mellan universitetsledningen, fakulteterna och studentkårerna samt genom den årliga kvalitetsrapporten.

Av självvärderingen framgår att processen att knyta lärosätets kvalitetsarbete närmare den strategiska styrningen av universitetets verksamheter sker genom återkommande dialoger mellan universitetsledningen, fakulteterna och studentkårerna. Dessutom genomförs varje år en uppföljning av kvalitetssystemet för utbildningen som återrapporteras till universitetsstyrelsen i form av en kvalitetsrapport. Vidare utgör auditrapporten en viktig del i kvalitetssäkringsarbetet, med fokus på uppföljningen av kvalitetsdialogerna mellan fakultetsledningen/lärarhögskolan och universitetsledningen, vilket bedömargruppen ser som en styrka. Samtidigt ser bedömargruppen ett problem med att lärosätet i relativt stor utsträckning förlitar sig på dialogformens funktionalitet och att den skriftliga dokumentationen uppges vara av mer underordnad betydelse.

Utifrån den information som bedömargruppen fick under platsbesöken om hur arbetsprocessen faktiskt fungerar kan tillvägagångssättet ändå anses fungera och vara kvalitetsdrivande, där de olika aktiviteterna också korresponderar med varandra och där lärosätets högsta ledning också är involverad i processen. Den vertikala korrespondensen upplevs därför vara fungerande i båda riktningarna.

Bedömargruppen anser samtidigt att det finns en viss problematik i att prefekten, enligt självvärderingen, inte är med på utbildningarnas dialoger på fakultetsnivå. Detta motiverades av lärosätet på platsbesöket med att diskussionen på detta sätt blir mera fokuserad på kärnverksamheten och i de fall prefekten behöver informeras eller konsulteras i vissa frågor sker detta. Förtroendeaspekten lyfts fram som en viktig faktor i den processen och bedömargruppen fick också under platsbesöken indikationer på att systemet fungerar.

Både självvärderingen och platsbesöken bekräftar att den tillitsbaserade styrmodellen delvis skapar nya utmaningar i att säkerställa hur resultat och slutsatser från kvalitetssäkringssystemet tas tillvara. Bedömargruppen kan samtidigt konstatera att det inom de olika verksamheterna finns en god självinsikt i vad som krävs för att uppnå den kvalitetskultur som eftersträvas, både formerna för dialogerna samt hur resultaten därifrån dokumenteras och följs upp. Det finns i verksamheten också en god insikt i att kvalitetsarbetet är en ständigt pågående process, där dialogformen har en central funktion.

Beträffande kursvärderingar och programutvärderingar fick bedömargruppen, såväl genom studentinlagan som under platsbesöken, exempel för att det där finns en utvecklingspotential vad gäller publiceringen och därmed återkopplingen till studenterna på vilka förändringar som genomförs utifrån kursutvärderingen, men också motiveringar till varför inte förändringar skett i de fall där det är relevant. Samtidigt är svarsfrekvensen på kursvärderingar och programutvärderingar relativt sett låg. Det kan förklara att återkopplingen upplevs bristfällig, eftersom det inte anses angeläget att besvara värderingarna när återkopplingen är svag. Noteras bör i sammanhanget att det under platsbesöken framkom att det dock varierar mellan olika institutioner i vilken utsträckning studenternas synpunkter tas till vara i kvalitetsarbetet.

Enligt självvärderingen är uppföljning och utvärdering av kvalitetssystemet en av de nio aktiviteterna i kvalitetssystemet. Genom uppföljningar, både externa och interna, och dialoger följs enligt självvärderingen kvalitetssystemet upp och rapporteras varje år till universitetsstyrelsen i en kvalitetsrapport. På platsbesöket framkom dessutom att lärosätet har ett gemensamt benchmarking-arbete om att utveckla kvalitetssystemet med Tromsö universitet, Linköpings universitet och Örebro universitet.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Uppfylld

Bedömningsgrunden anses uppfylld. Den centrala kommunikationskanalen för att offentliggöra styrdokument, protokoll, minnesanteckningar, kontaktuppgifter och kvalitetssystemets olika aktiviteter sker via universitetets centrala webbplats. Lärosätet har ett regelverk för att hantera kursplaner, sett utifrån ett informationsperspektiv. Bedömargruppen konstaterar dock att det finns förbättringspotential för både genomförandet av kursvärderingar och återkopplingarna till studenterna av tidigare kursvärderingar.

Lärosätet anger i självvärderingen att universitetets webbplats är den viktigaste kommunikationskanalen för att offentliggöra styrdokument, protokoll, minnesanteckningar, kontaktuppgifter och kvalitetssystemets olika aktiviteter. Dessutom sker kommunikationen med studenterna om lärosätets kvalitetsarbete framför allt via universitetets olika lärplattformar. På sikt planerar universitet att använda en gemensam lärplattform. Platsbesöken gav belägg för att detta tillvägagångssätt också fungerar i praktiken. Det finns också en egen webbplats för kvalitetsarbetet som enligt självvärderingen samlar granskningsresultat och rapporter, och som länkar vidare till fakulteternas kvalitetsarbete.

Lärosätet betonar i självvärderingen att de strävar efter en balans mellan dels krav på dokumentation och kommunikation, dels resurseffektivitet och en överskådlighet i det som förmedlas. Bedömargruppen anser att detta sammantaget visar på att det finnas en tillgänglighet för medarbetarna att nå de olika beslut som fattats och att få den information som krävs för det arbete medarbetarna har inom universitetet. Platsbesöket visar dock att det kan finnas möjligheter att öka tillgängligheten till, och förståelsen för, informationen bland studenterna. Det finns kommunikatörer på olika organisatoriska nivåer som ansvarar för kommunikations- och informationsflödet. Samtidigt noterar bedömargruppen att de enskilda verksamheterna har ett stort ansvar, vilken innebär att det finns risk för att variationer förekommer mellan institutionerna om vad som bör förmedlas.

Det finns ett regelverk för hanteringen av kursplaner, sett utifrån ett informationsperspektiv, och det går ut påminnelser från Studentcentrum till de olika berörda verksamheterna när det är dags för uppdateringar. Bedömargruppen noterar dock att det upplevs finnas vissa brister i hur processen äger rum vad gäller att tillse att en uppföljning verkligen äger rum vad avser uppdateringar av publicerade kursplaner, översättningar till engelska liksom att den information generellt som förmedlas är relevant. Motsvarande problem finns för kommunikationen till studenter på olika kurser och program där man företrädesvis kommunicerar via lärplattformar. Bedömargruppen kan alltså konstatera att det finns förbättringsbehov i både genomförandet av kursvärderingar och återkopplingar till studenterna av tidigare kursvärderingar.

Enligt självvärderingen kommuniceras resultaten av kvalitetssystemet externt via informationsträffar för olika yrkesgrupper och tematiska träffar, som lärardagar. Fakultetsnämnderna har också externa representanter och för yrkesutbildningar är det mycket vanligt med externa representanter i programråd, liksom kontakt med branschråd och yrkesförbund.