Styrning och organisation

Inte tillfredsställande

Kvalitetssystemet har endast varit i full drift sedan 2020 och det är därför svårt för bedömargruppen att hitta belägg för att kvalitetssystemet är välfungerande och effektivt, samt att utbildningarna utvecklas systematiskt utifrån den information som genereras inom kvalitetssystemet. Formen av det nuvarande kvalitetssystemet utvecklades som ett resultat av pilotstudien 2019 och består av två huvudprocesser: kvalitetsutveckling genom kollegial granskning och tematisk kvalitetsutveckling. Det framkom vid platsbesök att medarbetarna genomgående är positiva till dessa processer, eftersom de karakteriseras av ett inkluderande arbetssätt.

En kvalitetscykel består av planeringsfasen (föregående verksamhetsår), genomförandefasen (verksamhetsåret), samt uppföljnings- och kommunikationsfasen (efterföljande verksamhetsår). Eftersom genomförandefasen för varje kvalitetscykel görs varje verksamhetsår, resulterar det i att de olika faserna blir överlappande men med avseende på olika verksamhetsår och kvalitetscykler. Bedömargruppen anser att denna överlappning bör minskas i möjligaste mån. Det finns även en otydlighet i ansvarsfördelningen inom kvalitetssystemet, vilken kommer till uttryck i underlaget. Enligt självvärderingen är det ledningsfunktionerna som är ansvariga för förutsättningarna för att bedriva utbildning av hög kvalitet, medan kollegiet är ansvarigt för processerna eller genomförandet av utbildningen och för resultaten i termer av faktisk utbildningskvalitet. Kvalitetspolicyn gör i stället gällande att kollegiet, stödverksamheten och linjecheferna tillsammans ansvarar för att säkerställa och höja kvaliteten i utbildningens processer. Såvida inte det här är fråga om en felskrivning i självvärderingen, anser bedömargruppen att det bör ske ett förtydligande inom lärosätet om att det är kvalitetspolicyn som gäller i denna fråga.

Det finns flera kvalitetsliknande system vid lärosätet som har relevans för kvaliteten i utbildningen, förutom det system som framgår av självvärderingen, men de verkar enligt bedömargruppen ha svag koppling sinsemellan. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att tydligt föra ihop det nuvarande kvalitetssystemet inom utbildningen till en helhet.

Det är också bedömargruppens uppfattning att en sammanflätning av forskning och undervisning, där även verksamhets- och ledningsstöd integreras, är vad som alltmer präglar moderna lärosäten. En sådan integrering ökar kvaliteten hos verksamheten, eftersom olika medarbetare får en bättre förståelse för varandras uppdrag. Det medför en gemensam och ömsesidig utveckling mot allt högre kvalitet. Därför vill bedömargruppen rekommendera lärosätet att inkludera verksamhets- och ledningsstödet i de kollegiala granskningarna av utbildningarna – även som föremål för de kollegiala granskningarna – vilket i dagsläget inte är fallet.

Sammantaget vill bedömargruppen lyfta fram dessa styrkor inom bedömningsområdet:

· Lärosätet visar att kvalitetssystemet i praktiken kan utvecklas, i och med att resultaten av pilotomgången medförde att kvalitetssäkringen delades upp i de två huvudprocesserna.

· Kollegial granskning, tematisk kvalitetsutveckling och andra systematiska processer uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Bedömargruppen vill även lyfta fram följande utvecklingsområden:

· Lärosätet bör reducera överlappningarna mellan de olika faserna i kvalitetscyklarna mellan närliggande verksamhetsår i möjligaste mån.

· Lärosätet bör göra en analys efter den första cykeln för att justera processerna, med avsikt att hitta rätt balans mellan insats och resultat för en optimal effektivitet i de interna kvalitetssäkringsprocesserna.

· Lärosätet bör säkerställa en jämn och hög kvalitet i återkopplingen från lärosätets bedömargrupper i de kollegiala granskningarna.

· Lärosätet bör tydligt föra ihop det nuvarande kvalitetssystemet inom utbildning till en helhet som kan innehålla flera processer, inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet.

· Lärosätet bör förtydliga gränsdragningen mellan de olika funktionerna och göra ansvarsområdena mindre överlappande, samt beskriva vissa funktioner utifrån arbetsuppgifter i stället för ansvarsområden.

· Lärosätet bör inkludera relevanta delar av verksamhets- och ledningsstödet i de kollegiala granskningarna – och då även som föremål för de kollegiala granskningarna – i stället för att de som nu enbart engageras i samband med tematisk kvalitetsutveckling.

· Lärosätet bör utveckla avvikelsehanteringssystemet. Processerna är inte klara och det är oklart vem som är mottagare, vad som händer efter anmälan samt hurdan kopplingen till studenternas nya anmälningssystem Aj Oj Halloj är. Likaså bör lärosätet förtydliga hur anmälningssystemet hör ihop med kvalitetssystemet.

· Lärosätet bör skriva en rapport eller på annat sätt dokumentera resultat och slutsatser från den tematiska kvalitetsutvecklingen.

· Lärosätet bör säkerställa att den information som genereras av kvalitetssystemet kommuniceras med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen också till andra som inte direkt arbetat med kvalitetssystemets huvudprocesser, med verksamhetsplanerna eller som ingår i organ som får protokoll från andra organ inom lärosätet.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Lärosätet har utvecklat ett kvalitetssystem som består av två huvudprocesser samt flera kvalitetsaspekter med tillhörande strävansmål för kvalitet i utbildning på grundnivå och avancerad nivå, samt motsvarande för kvalitet i utbildning på forskarnivå. För att möjliggöra att nå övergripande verksamhetsmål har lärosätet fastställt strategier som ska avspegla de uppsatta kvalitetsaspekterna. Kvalitetsarbetet integreras i verksamhetsplaneringen genom att de föreslagna aktiviteterna till följd av resultatet från tidigare granskningar är tänkta att planeras och beslutas i kommande verksamhetsplaner. Bedömargruppen anser därmed att kvalitetssystemet har kapacitet att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och att det relaterar till lärosätets övergripande mål och strategier. Bedömargruppen rekommenderar också lärosätet att göra en analys efter den första cykeln, för att justera processerna och hitta rätt balans mellan insats och resultat. Bedömargruppen rekommenderar även lärosätet att tydligt föra ihop det nuvarande kvalitetssystemet inom utbildning till en helhet.

Lärosätet etablerades 1977 och har i dag enligt självvärderingen 16 000 studenter, en bred utbildningsprofil med program som leder till flera olika yrkesexamina, utbildning på både grundnivå och avancerad nivå samt två examenstillstånd på forskarnivå. Lärosätet leds operativt av rektorn som är underställd lärosätets högsta ledande organ: styrelsen. Rektorn har möjlighet att utse vicerektorer för speciella uppgifter kopplade till rektorsfunktionen. Lärosätet har enligt självvärderingen genomgått flera organisationsförändringar och är i dag uppdelat i tre akademier för utbildning och forskning samt enheten för verksamhets- och ledningsstöd (EVL). Dessa är underställda rektorsfunktionen. Varje akademi leds av en akademichef, medan EVL leds av förvaltningschefen. Vid varje akademi och vid EVL finns i sin tur avdelningar som leds av avdelningschefer och som är underställda respektive akademichef på akademierna eller förvaltningschefen på EVL. Utöver dessa organ finns enligt självvärderingen akademiråd vid varje akademi samt en övergripande utbildnings- och forskningsnämnd med särskilda funktioner.

Lärosätet definierar kvalitet i utbildning enligt kvalitetspolicyn utifrån fyra olika perspektiv: innehållskvalitet, resultatkvalitet, marknadskvalitet och systemkvalitet. De spänner från att utbildningarna och studenterna når önskvärda mål, de färdiga studenterna är anställningsbara och eftertraktade, utbildningarna är eftertraktade, till att utbildningarna gör ständiga förbättringar av innehålls-, resultat- och marknadskvaliteten. Tanken enligt kvalitetspolicyn är att alla medarbetare vid lärosätet ska bidra med kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring ur dessa perspektiv, men med olika fokus.

Kvalitetssystemet har två huvudprocesser enligt självvärderingen: kvalitetsutveckling genom kollegial granskning och tematisk kvalitetsutveckling. Det finns tretton kvalitetsaspekter definierade i kvalitetspolicyn för kvalitet i utbildning på grundnivå och avancerad nivå, samt lika många något anpassade sådana för kvalitet i utbildning på forskarnivå. För varje kvalitetsaspekt finns ett antal strävansmål tydligt angivna, för att möjliggöra mätning, uppföljning och kontinuerliga förbättringar. De tre första kvalitetsaspekterna – Måluppfyllelse, Forskningsanknytning och Tillämpbarhet – står i fokus vid kollegial granskning, medan de tio kvarvarande kvalitetsaspekterna som till exempel Internationalisering, Rättssäkerhet och Studentcentrerat lärande är grupperade i fem teman som i stället aktualiseras i samband med tematisk kvalitetsutveckling. Utbildningsprogrammen och forskarutbildningsämnena granskas löpande vart sjätte år genom kollegial granskning med extern medverkan. Inom ramen för akademiernas och EVL:s verksamhetsplaneringsprocesser väljer man varje år ett tema för den tematiska kvalitetsutvecklingen, samt planerar aktiviteter, mål och uppföljning.

Styrelsen har fastställt två övergripande verksamhetsmål för 2021–2030: Lärosätets kompletta akademiska miljöer har internationell lyskraft och lärosätet ska vara ett utmaningsdrivet lärosäte som skapar lokal och global samhällsnytta. För att nå dessa övergripande verksamhetsmål har lärosätet fastställt sex strategier som spänner från skapande av kompletta akademiska miljöer, tvärdisciplinära strategiska forskningsområden, internationellt inriktad utbildning och forskning, samverkan och strategiska partnerskap, nätbaserat lärande och innovativt lärande till ett gott ledarskap som främjar medarbetares delaktighet, kollegialt ansvarstagande och studenters inflytande. De tre kvalitetsaspekterna som sammantagna är föremål för kollegial granskning samt de fem ovan nämnda temana avspeglar tillsammans lärosätets sex strategier. Det finns alltså enligt självvärderingen en koppling mellan lärosätets strategier och kvalitetssystemet. Förhoppningen är att kopplingen stärker kvaliteten i utvecklingsarbetet och underlättar uppföljning av kvaliteten. Bedömargruppen anser också att den beskrivna kopplingen mellan kvalitetssystemet och lärosätets strategier stärker utvecklings- och uppföljningsarbetet.

Det är enligt självvärderingen akademicheferna, förvaltningschefen samt utbildnings- och forskningsnämndens ordförande som väljer tema för tematisk kvalitetsutveckling samt planerar, målsätter och samordnar det tematiska arbetet i verksamhetsplanerna. Planeringen är sådan att varje tema blir föremål för kvalitetsutveckling en gång vart femte år. De kollegiala granskningarna å andra sidan organiseras av utbildnings- och forskningsnämnden och akademiråden, samt integreras i verksamhetsplaneringsprocessen med avsikten att varje utbildning ska granskas vart sjätte år. Självvärderingen gör gällande att den här verksamhetsplaneringscykeln medför att kvalitetsarbetet möter det strategiska arbetet. Föreslagna aktiviteter till följd av resultatet från tidigare granskningar är tänkta att planeras i kommande verksamhetsplaner och beslutas av styrelsen, rektorn, akademichefen/förvaltningschefen beroende på om verksamhetsplanen är lärosätes-, enhets- eller avdelningsövergripande.

Enligt självvärderingen integreras kvalitetsarbetet i verksamhetsplaneringen. En cykel utgörs av planeringsfasen (föregående verksamhetsår), genomförandefasen (verksamhetsåret), samt uppföljnings- och kommunikationsfasen (efterföljande verksamhetsår). Eftersom genomförandefasen för varje kvalitetscykel görs under verksamhetsåret resulterar detta i att de olika faserna överlappar varandra, men med avseende på olika verksamhetsår och kvalitetscyklar. Bedömargruppen ser detta som en utmaning, speciellt som systemet är nytt och ett stort antal av lärosätets anställda är inblandade i processerna och kan ha svårt att förstå till vilket verksamhetsår en fas tillhör. Därför föreslår bedömargruppen att lärosätet förtydligar processerna ännu mer kommunikativt, samt att möjligheterna att förkorta faserna tidsmässigt ses över, för att minska överlappningarna mellan de olika verksamhetsåren.

I självvärderingen och vid intervjuerna med lärosätet framgår det tydligt att det nuvarande kvalitetssystemet är nytt och i full gång, men att det ännu inte har hunnit igenom en hel cykel. Det har sitt ursprung i tidigare kvalitetssystem och erfarenheterna från piloten som till största delen genomfördes under 2019. Erfarenheterna från piloten är flera, enligt vad som framkom vid platsbesöken, exempelvis att det anses mer fördelaktigt att dela upp kvalitetsprocesserna i två processer – kollegial granskning och tematisk kvalitetsutveckling – än att genomföra kvalitetsgranskning av samtliga kvalitetsaspekter varje år i samma process. De främsta orsakerna uppgavs vid platsbesöken vara den höga arbetsbelastningen och en önskan att möjliggöra en bättre belysning av enskilda kvalitetsaspekter när alla aspekterna inte behöver genomlysas vid varje cykel.

Både skriftliga underlag och information som gavs vid platsbesöken visar dock att kvalitetssystemet fortfarande är resurskrävande, framför allt den kollegiala granskningen. Granskningarna inom kvalitetssystemet innebär alltjämt en hög arbetsbelastning och det finns även risk för bristfällig genomlysning av enskilda kvalitetsaspekter, kanske särskilt vad avser sådana kvalitetsaspekter som är tänkta att behandlas inom ramen för tematisk kvalitetsutveckling. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att göra en analys efter den första cykeln för att justera processerna, med avsikt att hitta rätt balans mellan insats och resultat. Det framkom även vid platsbesöken att det finns flera kvalitetsliknande system vid lärosätet som har relevans för kvaliteten i utbildningen men verkar ha svag koppling sinsemellan, förutom det som framgår av självvärderingen. Ett exempel är det systematiska arbetsmiljöarbetet, där studenterna och deras lärandemiljöer är viktiga. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att tydligt föra ihop det nuvarande kvalitetssystemet inom utbildning till en helhet. Helheten kan ändå innehålla flera processer, inklusive det systematiska arbetsmiljöarbetet.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Lärosätet visar klart att de har en kvalitetspolicy som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Kvalitetspolicyn är beslutad av utbildnings- och forskningsnämnden, omfattar hela lärosätet och beskriver övergripande lärosätets förhållningssätt till kvalitet och hur lärosätet definierar kvalitet. Den anger mål för kollegiets, linjeorganisationens och stödverksamhetens kvalitetsutvecklingsarbete, vilka även är bedömningsgrunder vid både kollegiala granskningar och tematisk kvalitetsutveckling. Den strategiska styrningen på lärosätet sker enligt självvärderingen, och som framgick vid intervjuerna med lärosätet, främst genom verksamhetsplaner och budgetar.

Lärosätet delar in kvalitet i tre dimensioner enligt kvalitetspolicyn: förutsättningar, processer och resultat. Alla dimensionerna måste enligt kvalitetspolicyn hålla hög kvalitet för att utbildningsmiljön ska hålla hög kvalitet. Kvalitetspolicyn ger också tre principer för lärosätets identifiering av kvalitetsarbete: trovärdighet, kontinuerlig kvalitetsutveckling samt kollegialt ansvar och inflytande. Dessutom ger kvalitetspolicyn fyra innebörder av begreppet kvalitet i utbildningssammanhang: innehållslig kvalitet, resultatkvalitet, marknadskvalitet och systemkvalitet. Dessa innebörder kan enligt kvalitetspolicyn delas upp i ett antal kvalitetsaspekter, som sägs avgränsa begreppets omfång och ange vad som ska kvalitetssäkras. Till varje kvalitetsaspekt finns sedan uppsatta mål för det kontinuerliga kvalitetsutvecklingsarbetet. De olika kvalitetsaspekterna indelas också som nämnts på ett sådant sätt att vissa av dem tas upp till behandling i samband med kollegiala granskningar, medan de andra aspekterna ingår i lärosätets tematiska kvalitetsutvecklingsarbete.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Inte uppfylld

Det finns en skillnad mellan självvärderingen och kvalitetspolicyn i beskrivningarna av linjechefernas respektive kollegiets ansvar för dels förutsättningarna för att bedriva hög utbildningskvalitet, dels processerna eller genomförandet av utbildningen samt resultaten. Bedömargruppen anser också att uppdelningen i självvärderingen mellan ledningsfunktionerna som ansvariga för förutsättningar och kollegiet som ansvarigt för processer och resultat är alltför förenklad. Dessutom anser bedömargruppen att den indelning av de olika funktionernas ansvarsområden som anges i självvärderingen är otydlig och tillsynes överlappande. Allas ansvar blir lätt ingens ansvar. Bedömargruppens uppfattning är därmed att lärosätet inte har en tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

I kvalitetspolicyn anger lärosätet att kvalitet i utbildning och forskning kan förstås utifrån tre dimensioner: förutsättningar, processer och resultat. Enligt självvärderingen är det ledningsfunktionerna som är ansvariga för den förstnämnda dimensionen, det vill säga förutsättningarna för att bedriva utbildning av hög kvalitet. Kollegiet är enligt självvärderingen å andra sidan ansvarigt för de två andra dimensionerna: processer och resultat. I kvalitetspolicyn tillkännages däremot att kollegiet, stödverksamheten och linjecheferna tillsammans ansvarar för att säkra och höja kvaliteten i utbildningens processer. Den här diskrepansen skulle möjligen kunna komma sig av en felskrivning i självvärderingen, men om så inte är fallet anser bedömargruppen att denna bör arbetas bort genom att förtydliga att just kvalitetspolicyn gäller i den frågan.

Utöver dessa har lärosätet enligt självvärderingen olika funktioner och organ med särskilda ansvarsområden:

Utbildnings- och forskningsnämnden är lärosätets centrala kvalitetsorgan och ansvarig för kvalitetssystemet. Andra funktioner med särskilda ansvarsområden är akademiråden, akademicheferna, förvaltningschefen, avdelningscheferna, de ämnesansvariga, utbildningsledarna, kvalitetssamordnarna samt vice rektorn för kvalitet och hållbarhet. Förvaltningschefen och avdelningscheferna inom förvaltningschefens enhet har ett särskilt ansvar för att lärosätet följer lagar, förordningar och andra regelsystem satta av externa och interna parter. Akademiråden har ansvaret för utbildningens och forskningens processer och resultat vid den egna akademin. Ämnesansvariga är ansvariga för innehållslig kvalitet i utbildning och forskning samt myndighetsutövning som kräver ämneskompetens. Utbildningsledarnas uppdrag är att leda arbetet med utbildningsprogrammets kvalitetsutveckling. Studierektorn för utbildning på forskarnivå har ett administrativt kvalitetssäkringsansvar för frågor som rör forskarutbildningen. Kvalitetssamordnaren har ett generellt samordnaruppdrag för kvalitetsfrågor vid akademierna. Vid ledningskansliet finns en central kvalitetssamordnare som har en samordnande roll både för lärosätets interna kvalitetssystem och vid externa granskningar. Akademicheferna har det strategiska och operativa ansvaret för de respektive akademierna, medan avdelningscheferna har det operativa ansvaret för avdelningarna. Förvaltningschefen har det strategiska och operativa ansvaret för EVL. Avdelningen för utbildningsstöd har ett generellt ansvar för regeltillämpningen och kvalitetssäkringen av densamma med avseende på studieadministration. Avdelningen för kommunikation och externa relationer har ett generellt ansvar för delar av utbildningarnas marknadskvalitet. Till sist har avdelningen för infrastruktur och service ett generellt ansvar för delar av utbildningarnas förutsättningar.

Anställningsnämnden är enligt självvärderingen en kollegialt sammansatt nämnd som ansvarar för att kvalitetssäkra anställningar, befordringar och meriteringar av lärare genom kollegial sakkunniggranskning.

Vicerektorn för kvalitet och hållbarhet har enligt självvärderingen ett övergripande ansvar för ledningssystemen kvalitet samt miljö och hållbarhet.

Bedömargruppen anser att gränsdragningen mellan de olika funktionernas ansvarsområden är otydlig och verkar överlappa varandra. Exempelvis kan nämnas kvalitetsansvaret hos vicerektorn för kvalitet och hållbarhet, utbildnings- och forskningsnämnden respektive kvalitetssamordnarna. Det är svårt att utifrån underlagens beskrivning utläsa skillnaderna mellan de här funktionernas specifika kvalitetsansvar. En annan funktion är utbildningsledarna som har ett uppdrag att leda arbetet med utbildningsprogrammens kvalitetsutveckling, vilket överlappar med de flesta av de övriga funktionernas ansvarsområden.

Bedömargruppen anser att allas ansvar lätt blir ingens ansvar. Därför rekommenderar bedömargruppen att ansvarsområdena görs mindre överlappande för de olika funktionerna, samt att vissa funktioner med fördel kan beskrivas utifrån arbetsuppgifter i stället för ansvarsområden. Detta gäller särskilt om det finns andra funktioner i organisationen som är mer lämpade att ansvara för dessa områden även om de inte direkt utför dessa arbetsuppgifter. Avslutningsvis anser bedömargruppen att uppdelningen enligt självvärderingen mellan ledningsfunktionerna som ansvariga för förutsättningar och kollegiet som ansvarigt för processer och resultat är alltför förenklad. Den slutsatsen drog även de intervjuade vid platsbesöken. Även inom högskolesektorn fördelar och leder linjechefer arbetet.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Lärosätet har kollegial granskning, tematisk kvalitetsutveckling och andra systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander. Bedömargruppen rekommenderar att även inkludera verksamhets- och ledningsstödet vid de kollegiala granskningarna och även som föremål för de kollegiala granskningarna.

Enligt självvärderingen är kvalitetssystemets två huvudprocesser instrumenten för att engagera lärare och övrig personal i kvalitetsarbetet och uppmuntra dem till delaktighet i detta arbete. Inte minst anses den kollegiala granskningen engagera flera anställda, genom de olika nödvändiga arbetsprocesserna. Det tillsätts arbetsgrupper som består av ämnesansvariga, utbildningsledare och andra lärare från utbildnings- och forskningsmiljöerna samt bedömargrupper med lärare från olika akademier, studentrepresentanter och externa bedömare. Bedömargruppen vill särskilt framhålla dialogerna mellan arbets- och bedömargrupperna samt hur de skapar delaktighet och engagemang. Detta bekräftades också vid platsbesöken och kan även utläsas från de protokoll som sändes in inför det andra platsbesöket.

Bedömargruppens uppfattning är att också den tematiska kvalitetsutvecklingen uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar, eftersom flera olika medarbetare då arbetar med samma tema. Även personal från EVL engageras. Andra exempel på inrättningar eller processer som enligt självvärderingen skapar delaktighet, engagemang och ansvarstagande är kvalitets- och utbildningsdagar, examinatorkurs, doktoranddagar, handledarkollegium, utbildningsråd och kursvärderingar. Bedömargruppen vill framhålla som ett föredöme de nyinrättade Canvas-kurserna för samtliga medarbetare som handlar om kvalitetssystemet och som det informerades om vid platsbesöken.

En rekommendation från bedömargruppen är att även inkludera relevanta delar av verksamhets- och ledningsstöd vid de kollegiala granskningarna och även som föremål för de kollegiala granskningarna, i stället för att de som nu enbart engageras i samband med tematisk kvalitetsutveckling. Det skulle rimma väl med en modern syn på lärosätets uppgift, där forskning och undervisning är sammanflätade och där även verksamhets- och ledningsstödet är integrerat. En sådan integrering ökar kvaliteten hos verksamheten eftersom olika medarbetare får en bättre förståelse för varandras uppdrag, vilket medför en gemensam och ömsesidig utveckling mot allt högre kvalitet.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Bedömargruppen konstaterar att det nuvarande kvalitetssystemet är så nytt att en full cyklisk process ännu inte har genomgåtts. Det är därför svårt för bedömargruppen att hitta belägg för att de resultat och slutsatser som genereras av att kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen. Det framgår även i självvärderingen och vid platsbesöken att avvikelsehanteringssystemet måste utvecklas. Likaså är det oklart hur detaljer från kvalitetssystemets resultat och slutsatser förs vidare in i verksamheterna, eftersom verksamhetsplanerna är mer generella. Slutligen konstaterar bedömargruppen att den tematiska kvalitetsutvecklingen inte resulterar i en rapport. Därmed försvåras uppföljning och eventuella nödvändiga åtgärder för sådant som inte direkt tas med i den kommande verksamhetsplanen. Bedömargruppen anser alltså att resultaten från kvalitetsarbetet inte tas tillvara i tillräcklig omfattning i kvalitetsarbetet eller i den strategiska styrningen.

Kvalitetssystemet har bara varit i full drift sedan 2020, och det är därför svårt för bedömargruppen att hitta belägg för att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen och i kvalitetsarbetet.

Kvalitetssystemet självt är enligt självvärderingen tänkt att utvärderas och kontinuerligt förbättras genom lärosätets avvikelsehanteringssystem, verksamhetsdialogerna, de egna granskningarna av utbildning och forskning samt genom Universitetskanslersämbetets utvärdering av lärosätets kvalitetssystem. Förutom att det nuvarande kvalitetssystemet är för ungt för att ha genomgått en cykel med efterföljande utvärdering ser bedömningsgruppen en utvecklingspotential i lärosätets avvikelsehanteringssystem. Att avvikelsehanteringssystemet måste utvecklas framgår av information som gavs vid platsbesöken och de protokoll som sändes in inför det andra platsbesöket. Bedömargruppen anser också att processerna inte är klara samt att det är oklart vem som är mottagare, vad som händer efter anmälan och vilken koppling som avvikelsehanteringssystemet har till studenternas nya anmälningssystem Aj Oj Halloj. Det är också oklart för bedömargruppen hur kopplingen mellan studenternas nya anmälningssystem och kvalitetssystemet ser ut. En positiv iakttagelse bedömargruppen gör är att det nuvarande kvalitetssystemet arbetades fram till stora delar från piloten. Pilotens utvärdering resulterade i att det skulle vara mer fördelaktigt att dela upp kvalitetsgranskningen i två processer – kollegial granskning och tematisk kvalitetsutveckling – än att genomföra kvalitetsgranskning av samtliga kvalitetsaspekter varje år i en och samma process.

När det gäller verksamhetsplaneringens cykliska process, så är tanken enligt självvärderingen att kvalitetssystemets resultat och slutsatser ska integreras i kommande verksamhetsplaner. Resultaten och slutsatserna från pilotomgången av kvalitetssystemet inom industridesign var många – både detaljerade sådana och mer generella, vilket framgår av information som gavs vid platsbesöken, i verksamhetsplaner och i protokollen. Ändå var den efterföljande verksamhetsplanen betydligt mer sparsam när det gäller integrering av sådana åtgärder som föreslogs utifrån kvalitetssystemets resultat och slutsatser. Bedömargruppen inser att verksamhetsplanerna måste vara förhållandevis generella, men då måste detaljerna för kvalitetsförbättring återges i andra styrdokument för verksamheten om kvalitetssäkringen ska kunna bilda en cyklisk process.

Från de pågående kollegiala granskningarna inom energisystem och rättsvetenskap framgår det också att bedömargruppernas återkoppling tycks vara ojämn när det gäller kvaliteten hos resultaten och slutsatserna. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att arbeta för att säkerställa en jämn och hög kvalitet i återkopplingarna från de tillsatta bedömargrupperna vid kollegial granskning. Dessutom framgick det vid platsbesöken att den tematiska kvalitetsutvecklingen inte resulterar i en rapport. Bedömargruppen ser en möjlig problematik i detta eftersom det försvårar en uppföljning. Risken är stor att resultat och slutsatser från den tematiska kvalitetsutvecklingen som inte tas med i kommande verksamhetsplan – eftersom en rapportering från den granskningen saknas – försvinner i det fortsatta kvalitetsarbetet. Rekommendationen från bedömargruppen är att skriva en rapport eller på annat sätt dokumentera resultat och slutsatser också från den tematiska kvalitetsutvecklingen.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Inte uppfylld

Lärosätet förlitar sig i stor utsträckning på att information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt genom arbetet med kvalitetssystemets huvudprocesser, genom verksamhetsplanerna eller via kommunikation mellan dem som ingår i organ som får protokoll från andra organ inom lärosätet. Bedömargruppen anser inte att detta är ett tillräckligt säkerställande av ändamålsenlig kommunikation, speciellt till en vidare mottagarskara som exempelvis avnämare eller presumtiva studenter. Det är alltså bedömargruppens uppfattning att det inte finns någon strategi för hur information från kvalitetssystemet kommuniceras till relevanta intressenter.

Enligt självvärderingen är ett stort antal funktioner involverade i kvalitetssystemets huvudprocesser under verksamhetsåret och kommer i detta arbete att nås av dess innehåll, inklusive resultat och slutsatser. Verksamhetsplanerna diskuteras enligt självvärderingen i dialogmöten mellan rektorn och akademiledningarna, i styrelsen, i akademiråden och i möten med kollegiet. I flera av dessa organ finns studentrepresentanter. Protokoll från utbildnings- och forskningsnämnden och från akademirådens sammanträden sänds dessutom enligt självvärderingen för kännedom till varandras organ. Kursvärderingarnas sammanställningar skickas dessutom till studenterna som just gått kurserna, samt till studenterna i nästkommande kursomgång tillsammans med information om förändringar i kursen som skett till följd av resultaten från kursvärderingarna i föregående kursomgång. Även akademiråden får enligt självvärderingen kursvärderingarnas sammanställningar.

Ovanstående processer bedöms dock inte tillräckliga av bedömargruppen, för att säkerställa att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en tillräcklig spridning inom organisationen. Exempelvis framgick det vid platsbesöken att strategin för hur informationen kommer att kommuniceras till en vidare mottagarskara framstår som förhållandevis okänd. Bedömargruppen har inte kunnat få några tydliga upplysningar om hur strategin är tänkt att vara. Det är för bedömargruppen oklart hur externa intressenter, som avnämare eller presumtiva studenter, informeras om resultat från kvalitetssystemet. Lärosätets kommunikationspolicy ger heller inte någon vägledning, annat än det generella som säger att kommunikation av granskningsresultat ska finnas med i verksamhetsplaneringen. Dessutom blev det tydligt vid platsbesöken att resultaten från kursvärderingar i verkligheten inte återkopplas fullt ut som det är tänkt, vilket även tas upp i självvärderingen. Detta lärosäte är inte ensamt om att inte lyckas helt med den återkopplingen.