1 Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning

Inte tillfredsställande

Bedömargruppens övergripande intryck är att lärosätet har genomgående höga och lovvärda ambitioner för studenternas lärande och utveckling. Samtidigt återstår det ett visst arbete innan kvalitetssystemet kan sägas vara välfungerande och effektivt.

Nyligen systematiserade lärosätet kvalitetsarbetet, vilket blev grunden för det kvalitetssystem som beslutades förra året. I dagsläget har inte alla moment i kvalitetssystemet hunnit genomföras. Därför har det bara varit möjligt för bedömargruppen att studera och verifiera de inledande momenten i kvalitetssystemet och dess treårscykel. Bedömargruppen anser att det nya kvalitetssystemet har en grundläggande struktur som kan ge goda förutsättningar för ett systematiskt kvalitetssäkrande och kvalitetsutvecklande arbete, men att vissa delar av kvalitetsarbetet behöver utvecklas vidare. Detta gäller exempelvis avsaknaden av en kvalitetspolicy, behovet av att förbättra ansvarsfördelningens ändamålsenlighet och behovet av att förstärka kommunikationsprocesserna kring kvalitetssystemet.

Bedömargruppen vill framhålla lärosätets systematiska processer för att uppmuntra personalens och studenternas delaktighet i kvalitetsarbetet. Medarbetarnas delaktighet i arbetet med lärosätets måldokument och verksamhetsplan är exempel på systematiska aktiviteter som bedömargruppen menar främjar delaktighet och engagemang i kvalitetsarbetet. Studentinlagan visar också att lärosätet varit lyhört för studenternas synpunkter. Bedömargruppen konstaterar avslutningsvis att det uppenbarligen finns ett starkt engagemang för kvalitetsarbetet bland lärosätets ledning, lärare, övrig personal och studenter.

Bedömargruppen har identifierat följande styrkor:

• Systemet med kvalitetsrapporter är en god grund för ett systematiskt kvalitetsarbete.
• Kvalitetsarbetet genomsyras av personalens och studenternas delaktighet och engagemang.
• Studentenkäter och alumnenkäter genomförs och kan på sikt bli värdefulla för kvalitetsarbetet.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

• Lärosätet behöver utveckla och förstärka kommunikationsprocesserna i kvalitetssystemet.
• Lärosätet behöver utarbeta en kvalitetssäkringspolicy.
• Lärosätet behöver se över ansvarsfördelningens ändamålsenlighet för att minska jävsriskerna.
• Lärosätet bör involvera kvalitetsrådet i planeringen och genomförandet av de externa granskningar som kommer genomföras av lärosätets Advisory Board.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Dokumentet Johannelunds kvalitetssystem antogs av högskolestyrelsen 2021 och är enligt självvärderingen ett resultat av ett internt arbete med att systematisera och sammanlänka olika delar av kvalitetssäkringsarbetet till ett sammanhållet kvalitetssystem. I samband med att det nya kvalitetssystemet antogs inrättades även ett kvalitetsråd, som enligt dokumentet Arbetsbeskrivning för Johannelunds teologiska högskolas kvalitetsråd är ett rådgivande organ med syftet att hålla samman det kvalitetssäkrande arbetet på lärosätet. Enligt arbetsbeskrivningen är rådets tre uppgifter att kvalitetsgranska utbildning, kvalitetsgranska kvalitetssystemet och arbeta med kvalitetsutveckling.

Enligt dokumentet Beslutsprocesser vid Johannelunds teologiska högskola är rektorsmötet lärosätets formella beslutsfattande organ. Rektorsrådet är ett rådgivande forum, där större frågor som rör lärosätets verksamhet och utveckling diskuteras. Rektorsmötet består av rektor, studierektor och en studentrepresentant och rektorsrådet består av rektor, prorektor och studierektor samt en representant för lärarna.

Enligt självvärderingen består lärosätets kvalitetssäkringsarbete för utbildning på grundnivå och avancerad nivå av tre sammanlänkande processer:

• ett årligt kvalitetssäkrande arbete som är underlag för bland annat lärosätets verksamhetsplan
• en treårig cykel med kvalitetsrapporter, studentenkäter, alumnenkäter samt en bedömning från externa granskare (en Advisory Board),
• ett årshjul för verksamhetsplanering och kontroll av att kvalitetssystemets handlingsplaner verkställs.

Eftersom kvalitetssystemet är nytt, har inte alla aktiviteter i den treåriga cykeln hunnit genomföras. Hittills har kvalitetsrapporter upprättats för två av ämnesinriktningarna, varav den ena (systematisk teologi) har genomgått hela den process för kvalitetsrapporter som anges i kvalitetssystemet. Även om kvalitetssystemet är nytt, anser bedömargruppen att kvalitetssystemet har en grundläggande struktur som ger goda förutsättningar för ett systematiskt kvalitetsarbete.

Enligt kvalitetssystemet ska externa granskningar genomföras med en internationell Advisory Board med start 2022. Enligt självvärderingen består lärosätets Advisory Board av tre till fem representanter från andra lärosäten innanför och utanför Sverige som ska ge perspektiv från lärosäten med liknande utbildningar och avnämare. Granskningar med hjälp av Advisory Board har dock genomförts tidigare men varit vilande sedan 2011, vilket bedömargruppen anser är olyckligt. I rektors inbjudan till medlemmarna i Advisory Board (daterat 2022-02-15) framgår att granskningarna närmast kommer omfatta utbildning för magister- och masterexamen, kvalitetsarbete, distans- och campusutbildningar samt kursutbud och progression i utbildningarna.

Bedömargruppen hade välkomnat mer detaljerade instruktioner till Advisory Board och hade dessutom gärna tagit del av vilka utvärderingskriterier som kommer tillämpas för att kunna bedöma skärpan i granskningarna. Samtidigt konstaterar bedömargruppen att kriterierna ännu inte är beslutade. Bedömargruppen ser ändå positivt på att lärosätet planerar att inkludera externa och kollegialt grundade granskningar i sitt kvalitetsarbete, eftersom de är ett viktigt komplement till det övriga kvalitetsarbetet. Det är särskilt viktigt, eftersom lärosätet och kollegiet är litet. Avslutningsvis vill bedömargruppen ändå poängtera att lärosätet skulle kunna genomföra externa granskningar utan att involvera Advisory Board, dvs. genom att rekrytera en extern grupp av sakkunniga med uppgift att granska lärosätets utbildning.

Bedömargruppen konstaterar att det system med kvalitetsrapporter som lärosätet utvecklat har en framträdande roll i lärosätets kvalitetsarbete. Kvalitetsrapporter upprättas för samtliga ämnesinriktningar, lärosätets administration, pastoralprofilutbildningen, utbildningsprogrammen och utbildningen som helhet. I dokumentet Johannelunds kvalitetssystem beskrivs en cyklisk förbättringsmodell för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av utbildningen. Modellen inleds med att lärosätet tar fram en kvalitetsrapport och avslutas med att lärosätet upprättar en handlingsplan som högskolestyrelsen sedan fastställer. På grundval av platsbesöken och ett urval av mötesprotokoll från kvalitetsrådet (2021-05-11 och 2022-01-27) och högskolestyrelsen (2021-05-31) konstaterar bedömargruppen att de kvalitetsrapporter och handlingsplaner som hittills genomförts hanterats på ett systematiskt sätt. I självvärderingen skriver lärosätet att kvalitetsrapporterna ska vara ett viktigt underlag för nästkommande verksamhetsplan och en del av den strategiska styrningen. Detta är ambitioner som bedömargruppen anser lovvärda.

I dokumentet Vision och strategiförklaring för Johannelunds teologiska högskola tar det strategiska utvecklingsarbetet sin utgångspunkt i utbildningen av kompetenta, reflekterande och kreativa teologer. Bedömargruppens uppfattning är att dokumentet, med de fem värdeord som lärosätet valt för utbildningen (förankring, kvalitet, närhet, helhet och utrustande), knyter an till kvalitetsarbetet och de ambitioner som återfinns i kvalitetssystemet på ett relativt allmänt, men ändå relevant, sätt.

Bedömargruppen ser positivt på att student- och alumnenkäterna genomförs vart tredje år enligt lärosätets kvalitetssystem, men rekommenderar samtidigt att enkätresultaten kommuniceras i större utsträckning, främst till studenterna. Självvärderingen lyfter även fram behovet av ett mer systematiskt arbete med uppföljning av alumnenkäterna som ett utvecklingsområde. Bedömargruppen instämmer i den bedömningen.

Sammanfattningsvis rekommenderar bedömargruppen att lärosätet tydliggör kvalitetssystemet avseende kopplingen mellan kvalitetsrådets arbete med kvalitetsrapporter och Advisory Board. Bedömargruppen anser dock att kvalitetssystemet i övrigt bygger på en systematisk förbättringsmetodik, som på ett relevant sätt integrerar den årliga strategi- och verksamhetsplaneringen. Bedömningen finner också stöd i studentinlagan där studentkåren anser att lärosätet har goda system för att upprätthålla lärosätets kvalitet. Med detta sagt anser bedömargruppen att kvalitetssystemet i huvudsak ger goda förutsättningar att säkra och utveckla kvaliteten på lärosätets utbildning.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Inte uppfylld

Lärosätet har inte någon beslutad kvalitetssäkringspolicy som separat dokument. I självvärderingen hänvisar lärosätet till att kvalitetssäkringspolicyn ingår i dokumentet Johannelunds kvalitetssystem, men bedömargruppen har inte kunnat identifiera en kvalitetssäkringspolicy eller något motsvarande i dokumentet. Inte heller intervjuerna har kunnat klargöra lärosätets kvalitetssäkringspolicy. Bedömargruppen har med andra ord inte kunnat ta del av en kvalitetssäkringspolicy eller motsvarande, och konstaterar därmed att bedömningsgrunden inte är uppfylld.

Som medskick till lärosätet menar bedömargruppen att värdeorden i dokumentet Vision och strategiförklaring för Johannelunds teologiska högskola skulle kunna vara en god utgångspunkt för en kvalitetssäkringspolicy.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Inte uppfylld

Ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet beskrivs i dokumentet Johannelunds kvalitetssystem samt i besluts- och delegationsordningen. De organisatoriska nivåer som omfattas av kvalitetssystemet är högskolestyrelsen, rektor och rektorsmötet, studierektor, och administrationen samt de ämnesinriktningsansvariga, lärarkollegiet och rektorsrådet. I kvalitetssystemet framgår att den bärande idén är att högskolestyrelsen och rektor tillsammans genomför den planerande verksamheten.

Högskolestyrelsen ger uppdrag och fördelar resurser till verksamheten och ansvarar för uppföljning av verksamhetens kvalitet utifrån de krav som följer uppdragen. Styrelsen har således en central roll i lärosätets kvalitetssystem, vilket också märks på de ärenden som styrelsen hanterar. Exempel på ärenden är kvalitetssystemet i sig, genomförda kvalitetsrapporter med åtföljande handlingsplaner, årliga sammanställningar av enkäter till studenter och alumner samt minnesanteckningar från kollegiet. Bedömargruppen har inte haft anledning att ifrågasätta styrelsens roll i kvalitetssystemet.

Bedömargruppen anser att den beskrivna ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är tydlig. När det gäller ansvarsfördelningens ändamålsenlighet anser bedömargruppen att det finns utmaningar på grund av att lärosätet är litet. Ett exempel är att rektor är tillika ämnesinriktningsansvarig och därmed ingår i kvalitetsrådet som är den instans som levererar underlag till rektor. Det betyder enligt lärosätets arbetsbeskrivning för kvalitetsrådet att rektor i rollen som ämnesinriktningsansvarig även ansvarar för upprättandet av ämnesinriktningens kvalitetsrapport. Enligt samma arbetsbeskrivning ska kvalitetsrådet, efter att ha analyserat en kvalitetsrapport, sammanfatta kvalitetsrapporten med rekommendationer som överlämnas till rektor. Mot bakgrund av dessa omständigheter rekommenderar bedömargruppen att lärosätet ser över och renodlar rektors roll i kvalitetssystemet. Detsamma gäller naturligtvis alla befattningar där jävsrisk skulle kunna föreligga.

Under platsbesöken noterade bedömargruppen att kvalitetsrådet inte varit inblandat i planeringen av de externa granskningarna som Advisory Board kommer få i uppdrag att göra. Det anser bedömargruppen är mycket förvånande och olyckligt med tanke på kvalitetsrådets sammanhållande funktion i lärosätets kvalitetsarbete. Bedömargruppen rekommenderar därför lärosätet att involvera kvalitetsrådet i arbetet med Advisory Board för att på så sätt integrera de externa granskningarna i det interna kvalitetsarbetet med kvalitetsrapporter. Bedömargruppen anser avslutningsvis att externa utvärderingar (tex genom Advisory Board) som genomförs med tydliga kvalitetskriterier kan vara ett bra sätt att lindra de jävsutmaningar som lätt kan uppstå inom ett litet lärosäte.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att lärosätet har en tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet, men att det finns påtagliga brister vad avser ansvarsfördelningens ändamålsenlighet. För att värna kvalitetssystemets legitimitet rekommenderar bedömargruppen att dessa brister åtgärdas.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Självvärderingen lyfter fram personalens och studenternas delaktig som viktiga områden i lärosätets kvalitetsarbete. Vad avser personalens delaktighet så genomförs bland annat årliga arbetspass kring lärosätets måldokument, och dessutom arbetar personalgruppen gemensamt fram ett utkast till kommande års verksamhetsplan. Bedömargruppen ser positivt på dessa systematiska processer som ett led i att främja delaktighet och engagemang i kvalitetsarbetet.

Varje månad genomförs en rad fora för samråd i olika frågor, exempelvis rektorsråd, kollegium, rektorsmöte och arbetsplatsträffar. I självvärderingen skriver lärosätet att de har relativt okomplicerade och korta beslutsprocesser, där samtliga i personalen har närhet till dem som fattar beslut. Detta är också omständigheter som framkommer under platsbesöken och det är otvetydigt så att närheten mellan medarbetare och närheten mellan lärare och studenter upplevs som en kvalitetsfaktor. På platsbesöken framkom att veckomejl med intern information numera skickas till medarbetare och studenter, och att den digitala lärplattformen har blivit en informationskanal för anställda och studenter. Bedömargruppen upplever att det är en positiv förändring och att det pågår en systematisering av lärosätets kommunikationsarbete.

I studentinlagan framgår att lärosätet har en god lyhördhet och vilja till att säkerställa studentinflytandet, vilket är en viktig utgångspunkt för att främja studenternas delaktighet i kvalitetsarbetet. I studentinlagan och vid platsbesöken nämns även rektorstimmen (rektors utvärderingssamtal med respektive årskurs varje termin), dialogkonferenserna (en återkommande halvdag för hela lärosätet där studenter och personal för dialog om studiemiljön på lärosätet) och mentorsgrupperna (alla programstudenter erbjuds att tillhöra en mentorsgrupp, där bland annat frågor kring studier, kursinnehåll och framtida yrke diskuteras) som exempel på uppskattade och återkommande aktiviteter för dialog och diskussion.

Under platsbesöken har bedömargruppen kunnat verifiera beskrivningarna i självvärderingen och studentinlagan, varefter gruppen har det samstämmiga intrycket att medarbetarna och studenterna är mycket engagerade i sitt arbete samt att det finns ett stort och genuint engagemang för lärosätets kvalitetsarbete och studenternas utveckling.

Det sammanfattande intrycket är således att lärosätet arbetar systematiskt för att engagera både medarbetare och studenter i kvalitetsarbetet.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Uppfylld

Det arbete med systematisering av kvalitetsarbetet som lärosätet nyligen genomfört har resulterat i flera förändringar av det kvalitetssystem som nu föreligger. Exempel på goda initiativ är införandet av kvalitetsrapporter, kvalitetsråd och återinförandet av Advisory Board. Bedömargruppen ser positivt på systematiseringsarbetet och rekommenderar lärosätet att fortsätta med återkommande egeninitierade översyner och uppdateringar av kvalitetssystemet.

Protokoll från kvalitetsrådet som bedömargruppen tagit del av bekräftar det faktum att de två första kvalitetsrapporterna i kvalitetssystemets treårscykel (systematisk teologi och historisk-praktisk teologi) har presenterats och analyserats i kvalitetsrådet avseende ämnesinriktningens styrkor och utvecklingsmöjligheter. Utifrån detta har rådet formulerat slutsatser och rekommendationer avseende åtgärder. Vidare visar protokoll från Kvalitetsrådet att rådet genomfört en kritisk analys av kvalitetssystemet avseende identifierade styrkor och svagheter i systemet samt slutsatser och rekommendationer för möjliga åtgärder till rektor. Bedömargruppen konstaterar därmed att kvalitetsrådet efterlever kvalitetssystemet avseende den beskrivna hanteringen av kvalitetsrapporterna. Däremot anser bedömargruppen att det är oklart om kvalitetsrådet har något ansvar för att säkerställa att rekommendationer och slutsatser i kvalitetsrapporterna genomförs i praktiken. Bedömargruppen ser gärna att kvalitetsrådet involveras i detta arbete.

Lärosätets kvalitetssystem genererar varje år två kvalitetsrapporter med åtföljande handlingsplaner som beslutas av högskolestyrelsen. Enligt kvalitetssystemet ska handlingsplanerna inarbetas i nästa års verksamhetsplan och samtliga handlingsplaner ska vara åtgärdade inom tre år. I kvalitetssystemet regleras vidare att högskolestyrelsen ansvarar för uppföljning av att samtliga handlingsplaner genomförts, men efterlevnaden av denna rutin kan av förklarliga skäl inte verifieras i nuläget eftersom uppföljningen blir aktuell först om några år. Trots att systemet är nytt på denna punkt, anser bedömargruppen att rutinens utformning utgör en viktig del i kvalitetsarbetets systematik och bedömargruppen finner ändå tillit till att rutinen kommer att efterlevas.

Protokoll från högskolestyrelsen som bedömargruppen tagit del av visar att den första handlingsplanen i kvalitetssystemets treårscykel (systematisk teologi) antogs av styrelsen och att även justeringar i kvalitetssystemet beslutades. Enligt kvalitetssystemet ska rektor redovisa en årlig analys av kvalitetssystemet med ändringsförslag som beslutas av högskolestyrelsen. Baserat på tillgängligt underlag har bedömargruppen inte kunnat bekräfta att detta ännu har hunnit genomföras.

Enligt lärosätets redogörelse i självvärderingen baseras kommande verksamhetsplan och budget på en process, där de senaste handlingsplanerna från kvalitetssystemet översätts till punkter i verksamhetsplanen med nödvändig finansiering i den kommande budgeten. I den mån kvalitetshöjande åtgärder kan genomföras omgående, visar platsbesöken att de kan genomföras utan att lyftas in i verksamhetsplanen. För varje punkt i verksamhetsplanen anges tidsplanering och ansvarsfördelning, vilket bedömargruppen ser positivt på. Efter beslut i högskolestyrelsen följs, enligt självvärderingen, verksamhetsplanen upp av lärarna, övrig personal och högskolestyrelsen. Detta var också den process som beskrevs under intervjuer vid platsbesöken.

Bedömargruppen anser att den årscykel för verksamhetsplanering och uppföljning av kvalitetssystemets handlingsplaner som beskrivs i självvärderingen ger en systematisk struktur för verksamhetsuppföljning och verksamhetsplanering, där kvalitetssystemet, arbetet med verksamhetsprioriteringar och budgetarbetet verkar vara väl integrerade. Däremot har bedömargruppen inte haft möjlighet att verifiera att denna process fungerar över tid men har samtidigt inget underlag som påvisat motsatsen. Bedömargruppen finner dock tilltro till att processen har goda förutsättningar att fungera.

Bedömargruppen konstaterar att kvalitetssystemet och den nya processen med verksamhetsplanering befinner sig i sin linda. Därför är det viktigt att lärosätet fortsätter arbetet med att implementera kvalitetssystemets processer och arbetssätt. Trots att lärosätet inte har hunnit igenom kvalitetssystemets treårscykel, så känner bedömargruppen tilltro till det fortsatta arbetet med treårscykeln. Mot bakgrund av detta anser bedömargruppen sammanfattningsvis att lärosätet är på god väg och att bedömningsgrunden anses uppfylld.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.

Inte uppfylld

Lärosätet skriver i sin självvärdering att de förstärkt internkommunikationen via digitala verktyg och använder den digitala lärplattformen Moodle för att samordna och tillgängliggöra all kommunikation om kvalitetsarbetet. Förändringen ligger i linje med det ökade antalet distansstudenter och har möjligtvis påskyndats av pandemins effekter. I dag finns kursvärderingar, kvalitetsrapporter, kvalitetsrådets protokoll, handlingsplaner, verksamhetsplan och årsberättelse tillgängliga på den digitala lärplattformen, vilket också verifieras via skärmdumpar. Det samlade underlaget visar dock att många studenter, men inte alla, känner till att kursvärderingarna finns publicerade på lärplattformen, vilket bedömargruppen anser är problematiskt. Av underlaget framgår även att lärosätet dessutom inte alltid ger återkoppling på kursvärderingarna till studenterna. Bedömargruppens intryck är att resultaten från kursvärderingar inklusive påföljande förändringar behöver kommuniceras med studenterna i högre utsträckning, vilket både inkluderar studenter som studerar på campus och distans. Studentinlagan lyfter även fram arbetet med kursvärderingar som ett generellt utvecklingsområde.

Som nämndes i bedömningsgrund 1.1 så rekommenderar bedömargruppen att lärosätet utvecklar kommunikationsprocesserna kring student- och alumnenkäterna, så att resultaten från dessa kommuniceras i större utsträckning, inte minst till studenterna. Detta ligger i linje med det konstaterande som lärosätet gör i sin självvärdering, nämligen att rutinerna för att genomföra regelbundna student- och alumnenkäter behöver skärpas.

Under platsbesöken framkom att lärosätet är medvetet om att lärosätets webbplats och rutiner för kommunikation behöver utvecklas. Med anledning av det har lärosätet anställt en kommunikatör från hösten 2021. Lärosätet arbetar även med att ta fram en kommunikationsplan som ska omfatta intern och extern kommunikation. Bedömargruppen anser att arbetet är väldigt viktigt för lärosätet. I dagsläget saknas en kommunikationsplan för kvalitetsarbetet.

De intressenter som lärosätet beskriver i sin självvärdering är Evangeliska Fosterlands-Stiftelsen (EFS) och Svenska kyrkan, som även är representerade i högskolestyrelsen. Enligt självvärderingen får dessa intressenter återkommande information kring arbetet med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av utbildningen. Det är bra, men det faktum att det bara är två ledamöter från externa organisationer gör att informationsspridningen riskerar bli begränsad. Bedömargruppen menar att lärosätet kan vinna på att utveckla och vidga den externa kommunikationen så att fler, utanför EFS och Svenska kyrkan, får kännedom om lärosätets verksamhet.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att lärosätet behöver vidareutveckla arbetet med att kommunicera den information som genereras av kvalitetssystemet. Bedömningsgrunden kan därmed inte anses vara uppfylld.