Styrning och organisation

Bedömningsområde: Styrning och organisation

Bedömning med motivering: Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Sammanfattningsvis menar bedömargruppen att lärosätets arbete mot ett sammanhållet kvalitetsledningssystem som relaterar till lärosätets övergripande mål och strategi i sig är positivt. Men samtidigt återstår det arbete med att på ett enhetligt vis beskriva kvalitetsledningssystemets områden, modeller, processer och aktiviteter samt hur de är uppbyggda och sammanlänkade för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna. Bedömargruppen är dessutom tveksam till att lärosätets interna förbättringscykel i nuvarande form är kvalitetsdrivande nog, för att säkerställa nydanande utbildning av hög kvalitet vid lärosätet. Förbättringsbehov har identifierats inom kvalitetssäkringen av de underlag som ligger till grund för analyser och åtgärder. Bedömargruppens uppfattning är också att det finns brister i systematiken i hur åtgärdsbehov som identifieras igenom kvalitetsledningssystemet tas tillvara enligt lärosätets cykliska modell för ständigt förbättringsarbete (PDSA-cykeln). Bristerna gäller både hur olika PDSA-cykler kopplar till varandra och balansen i cykelns olika steg, där stort fokus ligger på insamling av data och beskrivning av nuläge.

Lärosätet bör också förbättra systematiken i att identifiera och ta tillvara åtgärdsbehov i sitt kvalitetsarbete samt hur information som genereras av kvalitetssystemet ska publiceras, kommuniceras och få spridning både internt och externt. Bedömargruppen menar att det nyligen inrättade kvalitetsrådet är en viktig åtgärd som kan ge goda förutsättningar för att hålla samman och stödja fortsatt utveckling av lärosätets kvalitetsarbete.

Bedömargruppen har identifierat följande styrkor inom bedömningsområdet:

• Fakultetsnämndernas uppföljningar och utvärderingar är integrerade i den interna styrmodellen för verksamhetsplanering, vilket kan ge förutsättningar för att utvärderingsresultat från dessa delar av kvalitetsledningssystemet omsätts i åtgärder i den strategiska styrningen.
• Det finns en fastställd medarbetarpolicy och en kvalitetspolicy som betonar allas ansvar att driva och utveckla lärosätets kvalitetskultur.
• Det nyligen inrättade kvalitetsrådet kan ge goda förutsättningar för att hålla samman och stödja fortsatt utveckling av lärosätets kvalitetsarbete.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområde inom bedömningsområdet:

• Lärosätet behöver utveckla det samlade kvalitetsledningssystemet så att dess modeller, processer och aktiviteter inom systemets fyra områden tydligt hänger samman. Lärosätet behöver också säkerställa att beskrivningar av modeller, komponenter, processer och former för uppföljning stämmer överens i olika styrdokument.
• Lärosätet behöver säkerställa att centrala underlag som ligger till grund för analyser och identifierar åtgärdsförslag är tillförlitliga och av hög kvalitet.
• Lärosätet behöver tydliggöra systematiken i hur åtgärdsbehov som identifieras igenom kvalitetsledningssystemet tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet med stöd av lärosätets cykliska modell för ständigt förbättringsarbete (PDSA-cykeln).
• Lärosätet behöver tydliggöra systematiken i hur och i vilka kanaler utvärderingsresultat och åtgärder publiceras och kommuniceras internt och externt samt hur detta följs upp.
• Lärosätet bör öka inslaget av extern granskning oavsett resultat i interna analyser och tydliggöra med vilken regelbundenhet den ska ske.
• Lärosätet bör utveckla en systematik i arbetet med att avgöra vilka beslut och dokument som ska prioriteras i arbetet med översättning till engelska.

Bedömningar av bedömningsgrunder:

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätets arbete mot ett sammanhållet kvalitetsledningssystem som relateras till lärosätets övergripande mål och strategi i sig är positivt. Men samtidigt återstår det arbete med att på ett enhetligt vis beskriva kvalitetsledningssystemets områden, modeller, processer och aktiviteter samt hur de är uppbyggda och sammanlänkade för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna. Bedömargruppen ställer sig tveksam till att lärosätets interna förbättringscykel är kvalitetsdrivande nog, för att säkerställa nydanande utbildning av hög kvalitet vid lärosätet. Bedömargruppen vill särskilt peka på behovet av kvalitetssäkring av de underlag som ligger till grund för analyser och åtgärder samt hur lärosätet systematiskt tar tillvara de åtgärdsbehov som identifieras igenom kvalitetsledningssystemet enligt lärosätets cykliska modell för ständigt förbättringsarbete (PDSA-cykeln). Bristerna gäller både hur olika PDSA-cykler kopplar till varandra och balansen i cykelns olika steg, där stort fokus ligger på insamling av data och beskrivning av nuläge.

Av självvärderingen framgår att principer och arbetsformer i lärosätets kvalitetsarbete finns beskrivna i styrdokumenten Kvalitetspolicy för Luleå tekniska universitet och Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem. Båda dokumenten är uppdaterade 2020, bland annat med anledning av lärosätets nya vision. En förändring som infördes i beskrivningen av kvalitetsledningssystemet var enligt självvärderingen att integrera de olika kvalitetssystemen för utbildning och forskningsämnen i ett sammanhängande ledningssystem som även omfattar processer för styrning och ledning samt verksamhetsstöd. Kvalitetsledningssystemet beskriver, enligt ovan nämnda dokument, hur lärosätet arbetar för att säkerställa kvalitet i olika delar av verksamheten och hur arbetet med ständiga förbättringar bedrivs. Där framgår också att kvalitetsledningssystemet är uppdelat i områdena övergripande styrnings- och ledningsprocesser, utbildning, forskning samt verksamhetsstödjande processer och att kvalitetsarbetet inom varje område styrs och stöds genom olika dokument, processer och aktiviteter. Syftet med kvalitetsledningssystemets aktiviteter, processer och rutiner är enligt självvärderingen att säkerställa och utveckla kvalitet i samtliga verksamheter utifrån lärosätets uppdrag, vision och mål.

Självvärderingen beskriver att lärosätet tillämpar PDSA-cykeln inom alla delar av verksamheten. Modellen är enligt Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem uppdelad i fyra sammanhängande faser: planera, genomföra, följa upp och förbättra. Enligt självvärderingen stödjer och driver den därmed lärosätets kvalitetsarbete.

Bedömargruppen anser att arbetet mot ett sammanhållet kvalitetsledningssystem kan skapa förutsättningar för helhetsgrepp, synergieffekter och effektivitet i lärosätets kvalitetssäkringsarbete. Bedömargruppen menar dock att lärosätet har en del arbete kvar innan kvalitetsledningssystemet och dess områden, modeller, processer och aktiviteter samt dess inbördes relationer kan betraktas som sammanhållet och infört, så att systemet som helhet säkerställer kvaliteten i utbildningarna. Exempelvis ser bedömargruppen behov av att förtydliga den praktiska tillämpningen av PDSA-cykeln i det ständiga förbättringsarbetet, inte minst hur olika PDSA-cykler kopplar till varandra inom och mellan kvalitetsledningssystemets fyra områden och organisationens olika nivåer och verksamheter.

Bedömargruppen menar också att området verksamhetsstödjande processer inte på ett tillräckligt tydligt vis tydliggör vilka systematiska processer som ligger till grund för det kontinuerliga förbättringsarbetet inom verksamhetsstödet. Bedömargruppen saknar också en beskrivning av hur den årliga uppföljningen av kvalitetsledningssystemet konkret går till och vilka underlag som ingår i uppföljningsprocessen.

Bedömargruppen har funnit att de olika bedömningsunderlagen och platsbesöken ger en varierad bild av vad som är beslutat och planerat samt eventuellt provat och infört. Likaså menar bedömargruppen att det är oklart om alla aktiviteter för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling som listas i Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem är införda och används. Till exempel verkade Process för hantering av klagomål inte vara känd av olika intressenter vid platsbesöken och Alumnuppföljning beskrivs i självvärderingen som pausad sedan 2016. I flera fall framgår inte heller om eller hur den information som genereras genom olika aktiviteter och processer systematiskt tas tillvara samt hur information som genererats via dessa delar av systemet fångas upp och ligger till grund för kvalitetsutveckling, exempelvis sådant som listas under rubriken Insamling av studenters, doktoranders och alumners synpunkter.

Vidare har bedömargruppen vid en jämförelse av styrdokument noterat en rad inkonsekvenser mellan dokumenten, men också mellan dokumenten och lärosätets självvärdering. Exempelvis syftar den universitetsgemensamma modellen för utveckling och utvärdering av utbildning till att utvärdera det systematiska kvalitetsarbetet inom utbildning på grund och avancerad nivå, enligt Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem. Modellen uppges i samma styrdokument bestå av tre komponenter: uppföljning av kvantitativa data, framtagande av självvärderingen och externa granskningar (peer review). Utifrån dessa tre komponenter och en uppföljningsdialog mellan fakultetsnämnden och utbildningsledare för program, summeras och identifieras behov av förbättringar enligt styrdokumentet. Samma modell för utveckling och utvärdering av utbildning är även angiven i styrdokumentet Modell för utveckling och utvärdering av utbildning. Där framkommer ett bredare syfte som är att bidra till utveckling av utbildningar genom att identifiera förbättringsområden, åtgärder och uppföljning av dem, för att skapa kontinuitet i lärosätets utveckling och utvärderingsarbete samt säkerställa att utbildningar uppfyller de krav som framgår av externa och interna styrdokument och att utvecklingsarbete sker i enlighet med intentionerna i lärosätets vision, pedagogiska idé och CDIO (conceive, design, implement, operate). Modellen består enligt styrdokumentet av fyra komponenter (kvantitativa data, självvärdering, återföringsdialog och extern granskning).

Utifrån variationen i de olika beskrivningarna menar bedömargruppen att lärosätet behöver synkronisera sina styrdokument, förtydliga syftet och utvärderingsobjektet samt på ett enhetligt vis beskriva vilka komponenter som ingår. Bedömargruppen anser att variationerna försvårar förståelsen av kvalitetsledningssystemet och dess praktiska tillämpning. Ett utvecklingsområde är därför att se över och säkerställa en enhetlig beskrivning av kvalitetsledningssystemet och dess innehåll i samtliga styrdokument. En enhetlighet, tydlighet och konkretisering av systemets beskrivningar är enligt bedömargruppen också en avgörande förutsättning för interna och externa intressenters förståelse av hur systemet bidrar till att lärosätet identifierar utvecklingsområden och genomför relevanta åtgärder.

Bedömargruppen vill här även peka på att den variation som kommer till uttryck i olika styrdokument möjligen reflekterar en variation även i systemets tillämpning. Som exempel kan nämnas att de utbildningsspecifika delarna av fakultetsnämndernas rapporter i vissa fall är formulerade som en sammanfattning av fakultetsnämndernas dialog med utbildningsledare för program och huvudansvarig utbildningsledare, medan de i andra fall förefaller sammanfatta fakultetsnämndens analys och bedömning som sedan ligger till grund för dialog.

Utöver de inkonsekvenser som beskrivits ovan ser bedömargruppen också några utmaningar i det kvalitetsledningssystem som beskrivs. Exempelvis framkommer, i tillgängligt underlag och vid platsbesök, att analys av kvantitativa data får en mycket central betydelse i det praktiska arbetet utifrån Modell för utveckling och utvärdering av utbildning. Platsbesöket förstärkte på den punkten bedömargruppens bild av att fakultetsnämndens analyser i hög grad fokuseras mot att identifiera sådant som lärosätet bedömer inte fungerar väl enligt uppsatta kriterier ("röda siffror"), medan sådant som lärosätet bedömer fungerar väl enligt uppsatta kriterier ("gröna siffror") inte verkar få samma fokus i uppföljningen. Platsbesöket visade också att valda kvantitativa data i varierande omfattning uppfattas relevanta för olika utbildningsområden och att områdena kan argumentera för att "röda siffror" inte tyder på brister. Bedömargruppen anser att om lärosätets modell för utveckling och utvärdering av utbildning ska fungera kvalitetsdrivande, behöver lärosätet öka de mer programnära och kvalitativt analytiska inslagen.

Den fastställda mallen för utbildningarnas självvärdering har, enligt bedömargruppen, ett relevant innehåll med bland annat kopplingar till utbildningens arbete med målmatris, pedagogisk idé, enkäten Nöjd Student Index, och en tydlig koppling till lärosätets vision. Bedömargruppen har under granskningen dock stött på en rad utmaningar kopplat till de underlag som ligger till grund för utbildningsprogrammens självvärderingar och därmed i förlängningen också för fakultetsnämndernas analys och rapport. Exempelvis uppger utbildningsledarna påfallande ofta i sina självvärderingar att resultatet i enkäten Nöjd student index inte är ett användbart underlag för analys på grund av låg svarsfrekvens. Fakultetsnämndernas rapport pekar också på generella brister i programrådens genomförande enligt den fastställda ordningen. Av fakultetsnämndernas rapporter framgår också att det är svårt att dels få in självvärderingar från alla utbildningsprogram, dels att få in självvärderingar som till sitt innehåll och utformning uppfyller fakultetsnämndernas förväntningar på underlag för kvalitetssäkring av utbildning.

Bedömargruppen anser att lärosätet behöver säkerställa att de underlag som ligger till grund för lärosätets analyser och åtgärdsförslag är tillförlitliga och av hög kvalitet. Som en åtgärd i den riktningen har bedömargruppen noterat att fakultetsnämnderna diskuterat åtgärdsförslag kopplat till utbildningsledaruppdraget med rektor under hösten 2021, och inlett ett utvecklingsarbete som syftar till att förbättra utbildningsledarnas förutsättningar för att arbeta med strategisk utveckling och kvalitetssäkring. Exempelvis överväger lärosätet att utveckla en obligatorisk introduktionskurs för nya utbildningsledare. Bedömargruppen instämmer i att utvecklingsarbetet är viktigt. Samtidigt vill bedömargruppen peka på behovet av att också överväga en översyn av utbildningsledarnas tidsmässiga förutsättningar för att säkerställa att relationen mellan deras ansvar och arbetsuppgifter i kvalitetssäkringsarbetet, exempelvis att utarbeta en högkvalitativ självvärdering, motsvarar den tid de har till förfogande. Bedömargruppen har vid platsbesöken noterat att utbildningsledare har begränsade resurser på i vissa fall så lite som 5 procent av en heltidstjänst till förfogande för uppdraget som utbildningsledare. Bedömargruppen rekommenderar därför lärosätet att inkludera en översyn av utbildningsledarnas tidresurs i översynen av uppdraget, om så inte redan är gjort.

Dessutom anser bedömargruppen att det finns frågetecken om genomförandet av extern granskning. Exempelvis lyfter självvärderingen, beskrivningen av kvalitetsledningssystemet och modellen för utveckling och utvärdering av utbildning fram extern granskning som en del av lärosätets kvalitetssäkringsarbete. Av modellen framkommer att respektive fakultetsnämnd ska besluta om extern granskning av utbildningar efter varje genomförd självvärderingsomgång och om det finns behov kopplat till kvantdata. Valet av utbildningar för extern granskning sker enligt lärosätets styrdokument genom en samlad bedömning som i huvudsak baseras på resultatet från självvärderingen och analysen av kvantitativa data, men det är utöver det inte tydliggjort för bedömargruppen vilka kriterier som ligger till grund för ett sådant beslut. Denna otydlighet ger inte grund för systematik i urvalet.

Extern granskning används mycket sparsamt enligt lärosätet. Sedan 2015 har extern granskning av utbildning bara möjliggjorts för 15 av 100 utbildningsprogram enligt lärosätets lämnade uppgift i samband med det första platsbesöket. Den begränsade användningen av extern granskning är ett aktivt val som lärosätets ledning gjort. Vid platsbesöket uttryckte medarbetare på olika nivåer i organisationen sitt stöd för att det interna uppföljningssystemet i hög grad är tillräckligt som uppföljningsinstrument och att extern granskning därför inte behövs.

Bedömargruppen ställer sig dock tveksam till att den interna förbättringscykeln i sin nuvarande form är tillräckligt tillförlitlig och kvalitetsdrivande, för att (i kombination med modellen för utvärdering av forskningsämne) bidra till att säkerställa lärosätets vision om nydanande utbildning av hög kvalitet vid lärosätet. Bedömargruppen menar att en kvalitetsdrivande uppföljningsmodell har mycket att vinna på att återkommande låta sin verksamhet speglas i externa perspektiv, vilket bedömargruppen också tycker sig få stöd för i lärosätets egen beskrivning i styrdokumenten av värdet av extern granskning av utbildning i lärosätets ständiga förbättringsarbete. Bedömargruppens rekommendation är därför att lärosätet bör överväga att tillämpa extern granskning med viss regelbundenhet i alla utbildningar oavsett resultat i interna analyser.

Av självvärderingen framkommer att modellen för kvalitetssäkring av forskarutbildning innehåller fyra komponenter, där tre komponenter är enkäter som syftar till att fånga upp doktoranders, handledares och doktorandalumners synpunkter och den fjärde är uppföljning av prefektens delegationsrätt för rekrytering och antagning av doktorander. Modellen följer en treårig cykel. Varje år analyseras också forskarutbildningarna utifrån kvantitativa data.

Bedömargruppen anser även här att fakultetsnämndens analys av utbildning på forskarnivå i hög grad fokuseras mot att identifiera sådant som inte bedömts fungera väl enligt uppsatta kriterier ("röda siffror"), medan sådant som bedömts fungera väl enligt uppsatta kriterier ("gröna siffror") inte verkar få samma fokus i uppföljningen. Extern granskning ingår som ett komplement i den interna uppföljningen, men enligt lärosätets lämnade uppgift i samband med det första platsbesöket har ingen utvärdering av utbildning på forskarnivå genomförts inom den interna uppföljningsprocessen sedan 2015.

Bedömargruppen anser att om lärosätets modell för utveckling och utvärdering av utbildning på forskarnivå ska fungera kvalitetsdrivande, behöver de kvalitativt analytiska inslagen också i den processen tydligt ingå på samma sätt som inom förbättringscykeln för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Likaså behöver konstruktiv kritik byggd på såväl interna som externa uppföljningar möjliggöras för alla utbildningar oavsett utfall i kvantitativa analyser.

Av självvärderingen framgår att ett kvalitetsråd inrättades under hösten 2021. Kvalitetsrådet ansvarar för att identifiera och prioritera behov av förbättringar kopplat till de processer som ingår i kvalitetsledningssystem, samt tar fram rektors årliga kvalitetsrapport som bland annat beskriver förbättringar av systemet. Införandet av kvalitetsrådet anser bedömargruppen är positivt och kan bidra till att utveckla det systematiska kvalitetssäkringsarbetet. Kvalitetsrådets arbete har dock ännu inte införts i avsedd form, enligt bedömargruppen. Det framgår exempelvis i de första kvalitetsrapporterna som till sitt innehåll inte fullt ut omfattar det uppsatta syftet att sammanfatta resultatet från det årliga kvalitetsarbetet och presentera förslag på förbättringsåtgärder inför kommande verksamhetsår. Kvalitetsrådet bör på sikt kunna bidra till en universitetsövergripande samsyn och dokumentation av genomfört kvalitetsarbete och då vara ett viktigt forum för den strategiska styrningen, enligt bedömargruppen.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Bedömargruppen konstaterar att lärosätet har en kvalitetspolicy som är ett riktmärke för arbetet med ständiga förbättringar och del av den strategiska styrningen. Kvalitetspolicy för Luleå tekniska universitet är tillgänglig på den externa webbplatsen.

Enligt självvärderingen påbörjades arbetet med en ny kvalitetspolicy 2019 och beslut fattades 2020. Den reviderade kvalitetspolicyn beskriver enligt självvärderingen utgångspunkterna för lärosätets kvalitetsarbete och kvalitetskulturen på ett tydligare sätt. Policyn tar sin utgångspunkt i de europeiska riktlinjerna för kvalitetssäkring av högre utbildning (ESG) och Luleå tekniska universitets vision 2030.

Enligt självvärderingen framgår det av kvalitetspolicyn att alla involverade i lärosätets verksamhet, även studenter och doktorander, har ansvar för att medverka till att upprätthålla och utveckla arbetet med kvalitet. Att studenter och doktorander lyfts fram och inkluderas som viktiga medaktörer i lärosätets kvalitetsarbete på detta sätt uppfattar bedömargruppen som en styrka. Av den bilagda kvalitetspolicyn kan bedömargruppen dock inte tydligt utläsa att ansvarsfrågan självklart omfattar studenter och doktorander. Bedömargruppen menar därför att lärosätet bör överväga att tydligt uttrycka det i kvalitetspolicyn.

Den arbetsgrupp som tog fram den reviderade kvalitetspolicyn hade enligt självvärderingen en gruppsammansättning som säkerställde en bred förankring i verksamheten. Kvalitetspolicyn finns tillgänglig på svenska och engelska och är publicerad på lärosätets externa webbplats. Ett informationsmaterial har tagits fram som stöd för kommunikation inom lärosätet. Bedömargruppen anser att detta är positivt.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet bland befattningshavare är ändamålsenlig och framgår med tydlighet av lärosätets centrala styrdokument. Bedömargruppen menar dock att det i beskrivningen av lärosätets kvalitetsledningssystem bör göras vissa förtydliganden i ansvarsfrågan.

Lärosätets ansvarsfördelning och roller kopplat till kvalitetsarbetet inom utbildning framgår av styrdokumenten Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem, Rektors besluts- och delegationsordning och i beslutade vidaredelegationer utifrån lärosätets linjeorganisation.

Utifrån rektors delegation har prefekterna ett totalansvar för institutionernas verksamhet. Enligt självvärderingen finns det också en lärosätesgemensam organisering av institutionernas ledning och utveckling av institutionens utbildningar i form av utbildningsledarfunktioner. I utbildningsledarfunktionerna ingår utbildningsledare för program, huvudansvarig utbildningsledare, utbildningsledare för kursgrupper och utbildningsledare för utbildning på forskarnivå. Självvärderingen klargör att prefekterna i sin tur kan göra vidaredelegationer, vilket innebär att ansvar och roller kan se olika ut på olika institutioner och mellan utbildningsledare. Prefekternas möjlighet till olikheter i vidaredelegationer ger enligt bedömargruppen en handlingsfrihet utifrån institutionernas olikheter. Bedömargruppen kan dock samtidigt se ett problem i att organisation och befattningar inte har en enhetlig innebörd och funktion, vilket också framgår av självvärderingen. Det intrycket förstärktes också vid platsbesöken. Bedömargruppen instämmer därmed i lärosätets bedömning att en viss standardisering av befattningars ansvar bör vara av godo.

Av självvärderingen framgår att det på strategisk nivå finns flera organ som rapporterar till rektor och som i sin tur återrapporterar till universitetsstyrelsen. Det nyinrättade kvalitetsrådet arbetar lärosätesövergripande och tar fram beslutsunderlag till rektor i strategiska frågor som rör kvalitetsledningssystemet, bland annat rektors kvalitetsrapport. Vid avdelningen Forskning och lärandestöd finns en kvalitetsfunktion som ger handläggarstöd till kvalitetsrådet. Avdelningen är ett stöd till ledningen, fakultetsnämnderna och institutionerna i kvalitetsarbetet av universitetsgemensam karaktär med fokus på utbildningsrelaterade frågor. Fakultetsnämnderna ansvarar för att genomföra lärosätets modeller för systematiska uppföljningar och utvärderingar av utbildning och forskning, för att säkerställa att lärosätet utvecklar kvaliteten och genomför lämpliga åtgärder utifrån en analys av resultatet. I arbetet med kvalitetssäkring av utbildning är fakultetsnämnden och dess ordförande centrala funktioner. Bedömargruppen anser att det samlade bedömningsunderlagen inte tydliggör hur befattningen som ordförande för fakultetsnämnden avgränsas mot eller är densamma som befattningen som dekan. Platsbesöket klargjorde att rollen som ordföranden i fakultetsnämnden i princip överlappar dekanrollen. Det framgick även att det finns en ny arbetsordning, som inte ingår i bedömningsunderlagen, där det framgår att rektor kan delegera vissa beslut till dekanerna. Eftersom bedömargruppen har uppfattat dekanrollen som central i kvalitetsarbetet, är detta tydliggörande viktigt.

Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem anger fyra områden med en rad kvalitetssäkrande och kvalitetsutvecklande aktiviteter för respektive område. Bedömargruppen saknar i beskrivningen av systemet i några fall information om vilken befattning som ansvarar för exempelvis de processer som listas under rubriken Insamling av studenters, doktoranders och alumners synpunkter. Den övergripande beskrivning av ansvarsområden som ges i område 4. Verksamhetsstödjande processer ger inte heller tillräcklig tydlighet i ansvarsfrågan, enligt bedömargruppen. Bedömargruppen menar också att lärosätet kan överväga att genomgående tydligt ange samtliga befattningshavares ansvar gentemot studenterna och doktoranderna. Bedömargruppen anser därmed att ett utvecklingsområde är att tydliggöra kvalitetsledningssystemets ansvarsförhållanden enligt ovan.

Bedömargruppen rekommenderar också lärosätet att tydligt inkludera studenter och doktorander i uppräknande av roller som bidrar till och har ansvar i kvalitetsutvecklingen i Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem. Vid platsbesöken framkom att orsaken var att studenter och doktorander inte är anställda och därför inte kan åläggas samma krav. Bedömargruppen instämmer förvisso i det dilemmat, men menar att det inte hindrar att formulera hur lärosätet ser på studenternas och doktorandernas roll och ansvar i kvalitetsarbetet.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Bedömargruppens sammantagna bedömning är att det verkar finnas en mängd möjligheter till delaktighet, engagemang och ansvarstagande både inom och mellan organisationens olika nivåer, i synnerhet för lärosätets anställda. Bedömargruppen noterar dock ett behov av att lärosätet säkerställer att kursvärdering och programråd genomförs enligt den fastställda ordningen, för att ytterligare stärka studenternas möjligheter till delaktighet, engagemang och ansvar.

Lärosätet har en medarbetarpolicy och använder medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar samt många olika processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar. I självvärderingen ger lärosätet exempel på dialoger och återkommande mötesplatser som främjar medarbetares deltagande och engagemang. Det kan till exempel vara arbetsplatsträffar, institutionsdagar, rektors vår- och höstdialoger samt rektors olika råd och kollegiedagar som anordnas av fakultetsnämnderna. Enligt självvärderingen används också de medarbetarenkäter som genomförs vartannat år som verktyg för att kunna identifiera utvecklingsbehov i frågor som rör delaktighet. Det är bedömargruppens uppfattning att lärosätet arbetar systematiskt för att uppmuntra till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärosätets anställda.

Både rektor och chef för verksamhetsstödet har enligt lärosätets självvärdering regel­bundna träffar med studentkårernas och doktorandsektionens ordförande, vilket bedömargruppen anser är positivt. Studenternas och doktorandernas delaktighet, medverkan och engagemang i kvalitetsarbetet säkerställs dessutom genom representation i olika beredande och beslutande organ, enligt självvärderingen.

När det gäller uppmuntran till delaktighet, engagemang och ansvar riktat mot den bredare allmänheten av studenter och doktorander vid lärosätet vill bedömargruppen lyfta språkfrågan som ett möjligt hinder för deltagande och engagemang. Det berör inte minst den stora grupp studenter och doktorander med internationell bakgrund. Bedömargruppen anser därför att det är positivt att vissa dokument finns på både svenska och engelska, trots att myndighetsspråket är svenska. Vid det första platsbesöket framkom det att lärosätet saknar en systematik i arbetet med att avgöra vilka beslut och dokument som ska prioriteras för översättning och finnas tillgängliga också på engelska. Det anser bedömargruppen är ett utvecklingsområde.

Lärosätet lyfter fram kursvärdering och programråd som två centrala processer för studenternas delaktighet och inflytande. Bedömargruppen instämmer i potentialen för studenternas delaktighet, engagemang och ansvar i dessa processer, men ser också ett behov av att lärosätet säkerställer att kursvärdering och programråd genomförs i alla utbildningar och hanteras enligt den fastställda ordningen.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Med utgångspunkt i självvärderingen, platsbesöken och stickproven anser bedömargruppen att lärosätet inte har visat att kvalitetsledningssystemet systematiskt förmår fånga upp resultat och slutsatser som genereras av kvalitetsledningssystemet och omsätta dem i åtgärder. Bedömargruppen konstaterar att lärosätet kontinuerligt genomför åtgärder i kvalitetsförbättrande syfte, men att kopplingen mellan åtgärder och kvalitetsledningssystemets aktiviteter och processer ofta varit oklar för bedömargruppen. Likaså konstaterar bedömargruppen att det förekommer återkommande exempel på att väsentliga åtgärdsbehov som identifieras inte tas om hand i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetsledningssystemet.

Enligt självvärderingen är fakultetsnämndernas uppföljningar integrerade i den interna styrmodellen för verksamhetsplanering (som genomförs i en tvåårscykel), vilket enligt bedömargruppen kan ge förutsättningar för att resultatet från de delarna av kvalitetsledningssystemet omsätts i åtgärder i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetsledningssystemet. Den beslutade förändringen av förbättringscykelns längd (från två till tre år), vilket också den beskrivs i självvärderingen, kan enligt bedömargruppen dock innebära att den styrkan i lärosätets kvalitetsarbete försvagas framöver. Vid platsbesöken framkom ingen beredskap hos lärosätet att möta en sådan eventuell försvagning, och bedömargruppen rekommenderar därför lärosätet att bevaka utvecklingen.

Bedömargruppen anser att det är positivt att fakultetsnämndernas rapporter används som underlag för dialogmöten med lärosätets ledning, vilket kan leda till strategiska åtgärder och lärosätesövergripande beslut. Ett exempel, som i självvärderingen sätts i relation till fakultetsnämndernas uppföljningsprocess och rektors dialoger, innebar en omorganisation med anledning av att ämnen och utbildningar vid en institution under lång tid inte utvecklats i önskvärd riktning, vare sig ekonomiskt eller kvalitativt. Ett annat exempel handlar om den utveckling av utbildningsledarrollen som tidigare nämnts. Bedömargruppen instämmer i självvärderingens beskrivning att det arbetssättet möjliggör att resultaten av uppföljningarna därmed kan bli underlag för prioriteringar och strategiska beslut inför kommande verksamhetsperiod.

De återföringsdialoger, när fakultetsnämnden muntligt återkopplar till berörd utbildningsledare och ibland också till huvudansvarig utbildningsledare och prefekt, ser bedömargruppen som ett viktigt inslag i uppföljningsprocessen som kan bidra till en fortsatt utveckling av kvalitetskulturen. Bedömargruppen menar dock att kopplingen mellan fakultetsnämndens uppföljningar och beslut, åtgärder och utvecklingsarbete inom respektive utbildning inte framstår som lika tydlig som dess koppling till åtgärder och beslut som fattas av universitets högsta ledning.

Bedömargruppen noterar också att många av de exempel som ges i lärosätets självvärdering, exempelvis under den återkommande rubriken Identifierade utvecklingsområden och åtgärder, ofta har sitt ursprung i UKÄ:s granskningar (juridisk tillsyn och utbildningsutvärdering), kartläggningar i studentkårens regi och olika stickprovs- och enkätundersökningar vars systematik och koppling till det fastställda kvalitetsledningssystemet inte framgår av Beskrivning av Luleå tekniska universitets kvalitetsledningssystem. Bedömargruppen har också uppmärksammat att det återkommande genom kvalitetsledningssystems processer och aktiviteter framkommer åtgärdsbehov som inte fångas upp och tas om hand i de interna styrprocesserna. Som exempel kan nämnas att det i utbildningsledarnas självvärderingar återkommande framförs bekymmer med låg svarsfrekvens i enkäten Nöjd student index. Ett annat exempel är att det i fakultetsnämndernas rapport framgår att det finns ett behov av åtgärder för att säkerställa att programråden genomförs enligt fastställda rutiner. Bedömargruppen har i dessa fall inte funnit belägg för att de identifierade åtgärdsbehoven gett tydligt avtryck i institutionernas verksamhetsplaner eller i åtgärder på lärosätets högsta ledningsnivå.

Bedömargruppen menar därför att lärosätet förvisso har beredskap att ta tillvara uppföljningsresultat, vilket i sig är positivt. Men de ger i många fall inget belägg för att lärosätets eget kvalitetsledningssystem systematiskt förmår fånga upp åtgärdsbehov och omsätta dem, så att de blir en del av den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Bedömargruppen anser att lärosätet inte tillräckligt har visat att systematiken i att åtgärdsbehov identifieras genom lärosätets kvalitetsledningssystem och systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet. Bedömargruppen anser även att lärosätet bör analysera om kvalitetsledningssystemet i sin nuvarande form i första hand är beslutsstöd för högsta ledningen i övergripande och strategiska frågor, exempelvis organisationsförändringar och strategiska satsningar, och i andra hand som stöd för utbildningsnära kvalitetsarbete.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Inte uppfylld

Bedömargruppens uppfattning är att det finns kanaler och förutsättningar för publicering och kommunikation om både kvalitetsledningssystemet samt uppföljningar och åtgärder. Bedömargruppen saknar dock en systematik i hur information som genereras av kvalitetsledningssystemet publiceras, kommuniceras och får spridning till interna och externa intressenter, det vill säga en tydlighet i vad som publiceras och kommuniceras till vem, på vilket sätt och i vilka forum.

I självvärderingen redogör lärosätet för sina kanaler för publicering och kommunikation av kvalitetsfrågor. Lärosätet hänvisar i självvärderingen till publicering på den interna och externa webbplatsen samt lärplattformen Canvas, där studenterna får information om exempelvis kursvärderingarna. Medarbetarna har tillgång till en särskild digital mötesplattform, Meetings+, där protokoll publiceras. Den interna webben är uppdelad på flera portaler. Studentportalen Mitt LTU samlar all väsentlig information till studenter, exempelvis resultat från kursvärderingar, kursutvecklingsrapporter och protokoll från programråden. Dessutom får externa målgrupper och samarbetsparter information av universitetsledningen i samband med olika möten. Bedömargruppen anser att kanalerna för publicering av information genererat av kvalitetsledningssystemet är väl beskrivna och relevanta.

Lärosätets självvärdering samt platsbesöken ger enligt bedömargruppen en bild av att lärosätet erbjuder lärare, övrig personal, studenter och doktorander möjlighet till delaktighet, engagemang och ansvarstagande genom flera systematiska processer och mötesforum. Möjliga forum för kommunikation om information som genereras av kvalitetssystemet tycks därmed finnas.

Bedömargruppen saknar dock sammantaget en struktur och systematik som styr hur information som genereras av kvalitetssystemet ska publiceras, kommuniceras och få spridning både internet inom organisationen och externt. En tydlighet i vad som ska kommuniceras med vilka intressenter och i vilka forum, exempelvis i form av en kommunikationspolicy för kvalitetsarbetet eller liknande, skulle enligt bedömargruppen ge stöd åt och säkerställa att kvalitetsledningssystemets resultat systematiskt får spridning till relevanta intressenter. Likaså saknar bedömargruppen en beskrivning av hur lärosätet följer upp och säkerställer kommunikationsarbetets genomförande. Bedömargruppen ser i de här sammanhangen kvalitetsrådets möjlighet att säkerställa systematiken i hur och i vilka kanaler utvärderingsresultat och åtgärder publiceras eller kommuniceras internt och externt.