Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Lärosätet bedöms ha de strukturer, rutiner och processer som krävs för att kunna kvalitetssäkra sina utbildningar. Kvalitetssystemet är väl dokumenterat och relaterar till lärosätets övergripande mål och strategier, men bedömargruppen anser att kvalitetssystemets omfattning och komplexitet gör det svårt att överblicka. Kvalitetssystemet genererar också en stor mängd information som bedömargruppen anser bättre kan tas tillvara i lärosätets strategiska arbete. Ansvarsfördelningen i linjen upplevs som tydlig av lärosätesföreträdarna, och bedömargruppen anser att den är ändamålsenlig. Lärosätet behöver däremot se över sitt arbete för att främja studenters och doktoranders medverkan i kvalitetsarbetet. Bedömargruppen anser att det dialogbaserade arbetssättet främjar delaktighet, ansvar och engagemang, vilket bedömargruppen också tolkar som syftet med metoden.

Även om bedömargruppen är positiv till lärosätets höga ambitionsnivå, är bedömargruppens uppfattning att den också bidrar till kvalitetssystemets storlek och komplexitet och därmed svårigheter med systematik och transparens i kvalitetsarbetet. Snarare än att justera befintliga processer, utvecklar lärosätet nya processer och roller, trots att lärosätet säger sig ha en begränsad resurstillgång. Bristande dokumentation av dialogerna och begränsad spridning av resultaten både av dessa och av resultaten från lärosätets interna utbildningsutvärderingar, minskar transparensen och möjligheterna för organisatoriskt lärande. Lärosätet brister också i systematik i sin kommunikation om kvalitetssystemets resultat till studenter och externa intressenter.

Bedömargruppen har identifierat följande styrkor:

• Lärosätet har ett mycket ambitiöst kvalitetssystem och kvalitetsarbete, med fokus på utveckling, som innebär att lärosätet kan säkra hög kvalitet i utbildningarna genom sina strukturer, rutiner och processer.
• Lärosätets dialogbaserade arbetssätt bidrar till delaktighet och tillit.
• Lärosätet låter kollegiala processer få utrymme i kvalitetssystemet, vilket gynnar förankring och kvalitetskultur.

Bedömargruppen har identifierat följande utvecklingsområden:

• Lärosätet bör se över strukturen i sitt kvalitetssystem, eftersom kvalitetssystemets komplexitet och resursåtgång riskerar att leda till bristande kunskap om systemet samt svårigheter att genomföra det systemet föreskriver.
• Lärosätet bör utveckla utformningen och dokumentationen av det dialogbaserade arbetssättet, för att stärka transparens, tydlighet och lärande.
• Lärosätet bör klargöra ansvar och mandat vid införande av nya organ och roller, för att tydliggöra ansvarsfördelning och beslutsfattande.
• Lärosätet bör bättre samordna sitt arbete med tillsättning av studeranderepresentanter och återkoppling till studenterna.
• Lärosätet bör vidareutveckla sina metoder för att ta tillvara de resultat som genereras av kvalitetssystemet, framförallt som underlag för strategiska beslut.
• Lärosätet bör se över sin kommunikation av resultat från kvalitetssystemet, både internt och externt.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har ett kvalitetssystem som syftar till att säkerställa kvalitet i utbildningarna. Bedömargruppen menar också att systemet är kopplat till lärosätets mål och strategier, samt till det dialogbaserade arbetssätt som präglar lärosätets verksamhet. Bedömargruppen anser dock att lärosätet bör göra en genomlysning av kvalitetssystemet, för att främja överblick och systematik.

Lärosätets kvalitetssystem beskrivs i Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling vid Södertörns högskola med den tillhörande processbeskrivningen Systematiskt kvalitetsarbete för utbildning, som fastställts av rektor. Policyn gäller för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av forskning och utbildning på samtliga nivåer, samverkan, administrativt stöd och infrastruktur.

I Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling beskrivs ett antal vägledande principer som ligger till grund för att utveckla och upprätthålla kvalitet i verksamheten. Dessa är Delaktighet, Integrering och transparens, Studentinflytande och aktiv studentmedverkan, Systematik och Koppling till internationella, nationella och lokala ramverk och system. Lärosätet anger att målet för kvalitetsarbetet är att ge förutsättningar för kvalitet i och utveckling av verksamheten genom att skapa en kvalitetskultur som präglas av tillit och delaktighet samt kännetecknas av öppenhet, tydlighet och proaktivitet. Medarbetarnas och studenternas ansvar, kompetens och engagemang lyfts fram tydligt i både Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling och i självvärderingen.

Stommen i kvalitetssystemet består av ett antal processer, vilket framgår i både Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling och i självvärderingen. Eftersom lärosätet betraktar kvalitetsarbete som en integrerad del i all verksamhet, och därmed också en given aspekt i all styrning och ledning, anger lärosätet att processerna är desamma som lärosätets processer för styrning och uppföljning av verksamheten:

• verksamhetsplanering och resursfördelning, centralt och lokalt
• verksamhets- och resultatuppföljning, centralt och lokalt
• högskolegemensam ordning för anställning, befordran och kompetensutveckling, inklusive högskolepedagogisk meritering
• ordning för inrättande och avveckling av huvudområden, forskarutbildningsämnen och utbildningsprogram
• fastställande av kursplaner för utbildning på samtliga nivåer, utbildningsplaner samt allmänna och individuella studieplaner
• kollegialt utvecklingsarbete på lokal nivå rörande utbildning, inklusive studenternas kursvärderingar
• periodiskt återkommande utvärdering av högskolans miljöer, anpassad till nationella och internationella krav och innehållande bedömning av externa sakkunniga
• systematiskt arbetsmiljöarbete, inklusive arbete för lika villkor.

Processerna i systemet är definierade med tydliga syften och täcker alla nivåer av styrningen. I självvärderingen beskrivs hur de bedrivs på de olika organisatoriska nivåerna, och det finns erforderliga styrdokument kopplade till respektive process, till exempel riktlinjer för upprättande av utbildnings- och kursplaner och en anställningsordning som reglerar processen för läraranställningar.

En kvalitetsplan fastställs varje år av rektor. Huvudansvaret för att följa upp lärosätets utbildningar är delegerat till fakultetsnämnden som i sin Plan för utvärdering och uppföljning av utbildning 2017–2022 (reviderad 2020) anger hur utvärderingar på samtliga nivåer ska genomföras. Fakultetsnämndens granskningscykel består av ett system av kursvärderingar, kvalitetsdialoger, återkopplingsdialoger och utvärderingar, där utbildningsutvärderingen är den mest omfattande komponenten. Utbildningsutvärderingen följer en process vars huvudsakliga beståndsdelar är utvärderingsobjektets egen självvärdering, en intern bedömargrupps bedömning, fakultetsnämndens beslut om omdöme utifrån bedömargruppens yttrande, utvärderingsobjektets utvecklingsarbete samt åtgärdsrapport och återkoppling.

Lärosätets kvalitetssystem relaterar till de övergripande mål, strategier och aktiviteter som redogörs för i Södertörns högskolas utvecklingsplan 2020–2024 och Verksamhetsplan för Södertörns högskola 2021, exempelvis vidareutveckling av kvalitetssystemet och periodens fokus på kvalitetssäkring av utbildning på forskarnivå. Bedömargruppen anser att lärosätets styrdokument och processer tillsammans utgör ett sammanhållet kvalitetssystem och att det systemet är väl integrerat i de processer och strukturer som utgör högskolans styrning och verksamhet.

De vägledande principer som beskrivs i Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling är i bedömargruppens mening relevanta, och de formella delarna av systemet kompletteras med förhållningssätt kring kollegialitet, enligt självvärderingen. Lärosätet anger exempelvis att medarbetarnas kvalitetsmedvetande och det kollegiala ansvarstagandet är en bärande del i högskolans kvalitetskultur. I självvärderingen uppger lärosätet att man arbetat dialogbaserat i ett tiotal år, där bland annat kvalitetsdialoger och återkopplingsdialoger införts.

Bedömargruppen anser, utifrån beskrivningar i styrdokumenten och självvärderingen, att lärosätets kvalitetssystem är omfattande och relativt komplext, vilket också lärosätet själva konstaterar i självvärderingen. Dokumentationen av kvalitetssystemet är riklig, vilket försvårar överblicken och möjligheten att förstå hur de olika delarna hänger samman. Detta kompliceras ytterligare av att flera delar är nytillkomna eller under omarbetning.

Lärosätet lyfter fram ett antal utvecklingsområden i självvärderingen, exempelvis kring de interna utbildningsutvärderingarna, resurseffektiviteten och långsiktigheten i bemanningen. Lärosätets förmåga att identifiera utvecklingsområden ser bedömargruppen som mycket positivt. Det kan dock finnas anledning till viss försiktighet i vidareutvecklingsambitionerna och en omsorg om att nya komponenter eller ansatser inte överlappar redan befintliga. Lärosätet anger i både självvärderingen och vid platsbesöken att den knappa resurstilldelningen innebär ett hinder för kvalitetsarbetet. Kvalitetssystemets omfattning och komplexitet, i kombination med systemets föränderlighet, ställer också höga krav på förmågan att kommunicera om systemets innehåll och resultat till både medarbetare, studenter och andra intressenter. Bedömargruppen menar att det finns skäl för lärosätet att se över kvalitetssystemet även utifrån dessa perspektiv, eftersom ett komplext system sannolikt i sig är både tids- och resursdrivande.

Bedömargruppen anser att en kontinuerlig utveckling av ett kvalitetssystem är en naturlig process i ett förbättringsarbete. Att en sådan processuell utveckling sker bekräftas också vid platsbesöken – systemet har vuxit fram organiskt. Bedömargruppen uppfattar att detta till största delen har inneburit att komponenter har kommit till, snarare än att man bytt ut eller reviderat befintliga komponenter. Bedömargruppen vill inskärpa betydelsen av att lärosätet inte bara fokuserar på att utveckla nya sätt att kvalitetssäkra, utan också måste ha förmågan att sålla bland sina aktiviteter och styrdokument, så att kvalitetssystemet är både greppbart, hanterligt och möjligt att genomföra med de resurser lärosätet har till sitt förfogande. Bedömargruppen anser att strukturen ser ut att ha förutsättningar att säkerställa kvaliteten i utbildningarna, men systemets interna mekanismer – framför allt vad gäller transparens, kommunikation och systematik – behöver vidareutvecklas.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Bedömargruppen anser det klarlagt att lärosätet har nödvändiga övergripande styrdokument för styrningen av kvalitetssäkringsarbetet.

Lärosätet har en kvalitetspolicy som högskolestyrelsen nyligen har fastställt (2020), Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling vid Södertörns högskola. Policyn är en reviderad version av en tidigare (2016), Kvalitetspolicy, som lärosätet i självvärderingen beskriver som inte tillräckligt utvecklingsdrivande. Lärosätet anger att man även arbetade för att uppnå större tydlighet och betoning på tillit till medarbetarnas kompetens och kollegiala ansvarstagande. Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling specificerar mål, ansvarsfördelning och huvudprocesser, och är enligt självvärderingen en del av lärosätets strategiska styrning. Den är offentlig och finns på lärosätets webbplats. Med den lärosätesövergripande ansats som kvalitetspolicyn har, krävs konkretiseringar av det praktiska kvalitetsarbetet, som också finns fastställda i form av ett flertal styrdokument och processbeskrivningar.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätets ansvarsfördelning är ändamålsenlig och tydligt definierad. Det framkommer dock att det vid tillskapande av nya organ, grupper och roller kan uppstå en otydlighet i ansvar och mandat.

I självvärderingen beskrivs ansvarsfördelningen som att resurser beslutas i linjeorganisationen, medan innehållsliga beslut fattas i kollegiala organ. Besluts- och delegationsordning för Södertörns högskola är reviderad hösten 2020. Högskolestyrelsen fattar beslut om utveckling och strategier för lärosätet. Rektor har det övergripande ansvaret och delegerar vidare i organisationen. I Policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling samt i delegationsordningen redovisas lärosätets ansvarsfördelning mellan nivåerna i organisationen. Bedömargruppens uppfattning är att lärosätet övergripande har en god struktur för ansvarsfördelningen, vilket bekräftades av lärosätesrepresentanter vid platsbesöken.

Lärosätet beskrev vid platsbesöken att lärosätes- och institutionsledning diskuterar och stämmer av prioriteringar och inriktningar för beslut, för att säkra kommunikation mellan organisatoriska nivåer. Det finns också särskilda styr- och arbetsgrupper för att säkra ansvarstagandet för tvärgående verksamheter, och vid platsbesöken framkom att flera arbetsgrupper tillkommit på senare tid. Här uttrycker lärosätesrepresentanterna att de upplever att arbetsgruppernas ansvarsområden överlappar med det ansvar som redan åligger andra organ eller grupperingar. Bedömargruppen vill därför rekommendera lärosätet att vid tillskapandet av nya organ tydliggöra relationen mellan dessa och befintliga organ. På motsvarande sätt rekommenderar bedömargruppen lärosätet att klargöra hur ansvar och mandat differentieras mellan personer i organisationen när man inför nya roller.

Lärosätets styrning bygger på tillit, vilket också avspeglas i styrningen av kvalitetsarbetet, som lärosätet själv beskriver i självvärderingen. Lärosätets kvalitetsansvar är mycket decentraliserat, vilket möjliggör för institutioner och ämnen att anpassa kvalitetsarbetet och ansvarsfördelningen till egna behov och förutsättningar. Det finns därmed inga gemensamma riktlinjer för hur ansvaret för kvalitetsarbetet inom institutionerna ska fördelas, eller i vilket sammanhang det ska ske. I självvärderingen framgår att medarbetare tidigare upplevt ansvarsfördelningen som otydlig och att det därför görs kontinuerliga insatser från lärosätet för att sprida kunskap om strukturen, vilket bedömargruppen anser är positivt. Exempelvis har ett särskilt arbete genomförts för att förtydliga ansvarsfördelningen inom lärarutbildningen. Vid platsbesöken framgår att det finns en kännedom bland studenterna om vilka kontaktvägar som finns för olika ärenden, i många fall dokumenterade i kursmaterialet, vilket bedömargruppen anser vara föredömligt.

Bedömargruppen vill betona vikten av att betrakta informationsspridning och kommunikation kring kvalitetssystemet som ett kontinuerligt arbete, inte minst i takt med de förändringar som gjorts och som planeras framöver.

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar

hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet och ansvar hos lärare och övrig personal. Lärosätet bör dock se över sitt motsvarande arbete i relation till studenter och doktorander.

I den sammanlagda dokumentationen märks ett tydligt fokus på delaktighet, engagemang och ansvar hos alla medarbetare och studenter. Genomgående betonas kollegialitet och tillit som principer för kvalitetsarbetet. Lärosätet uttrycker i självvärderingen att kvalitetssystemet möjliggör dialog och samtal genom ett antal olika mötesformer och möteskonstellationer, som kollegiala organ, olika arbetsgrupper och öppna möten. Man har format nya kontaktytor som svar på önskemål från ämnes- och programmiljöerna, till exempel mer dialog om utvärderingarnas innehåll. Lärosätet har dessutom fattat beslut om Ordning för rektors dialoger för planering och kvalitetsuppföljning, vilket visar på dialogens betydelse. Lärosätets kvalitetssystem är utformat för att ge utrymme för lokala anpassningar till olika vetenskapsområden och utbildningar. Syftet är, enligt självvärderingen, bland annat att uppmuntra aktiv studentmedverkan och kollegialt engagemang.

Bedömargruppens uppfattning, utifrån de samlade underlagen är att lärosätet har den kvalitetskultur med dialogbaserat arbetssätt som man uttrycker att man eftersträvar. I likhet med lärosätet, bedömer bedömargruppen att dialogen som metod främjar kollegialitet och ett bredare engagemang. Bedömargruppen anser med andra ord att lärosätets strukturer lägger en bra grund för processer som leder till delaktighet i bland annat kvalitetsarbetet. Med tanke på hur lärosätet både i självvärderingen och vid platsbesöken uttrycker resursbrist och låg anslagstilldelning som en begräsning i kvalitetsarbetet, ställer sig bedömargruppen dock frågan om ifall det finns utrymme för medarbetare, inklusive doktorander, att delta i de möten och organ som hanterar kvalitetsfrågor. Självvärderingen och studentinlagan tyder på att så inte alltid är fallet. Bedömargruppen ser mycket positivt på de ytterligare utvecklingsområden som lärosätet skriver fram i sin självvärdering, exempelvis genomlysning av det kollegiala inflytandet och strategi för akademiskt lärarskap och aktiv studentmedverkan som bedömargruppen uppfattat håller på att tas fram. Sammantaget anser bedömargruppen att detta fortsatt är ett område för vidareutveckling och prioritering.

Bedömargruppen får vid platsbesöken uppfattningen att lärosätets vilja att engagera studenterna är tydlig, också utifrån ett studentperspektiv, vilket betraktas som en styrka. Lärosätet uttrycker i de underlag som bedömargruppen tagit del av en förväntan på studenternas ansvarstagande för bland annat sitt eget lärande, deltagande i kursvärderingar samt medverkan i beredande och beslutande organ. Bedömargruppen är av åsikten att för att engagera krävs det mer än en möjlighet att delta i möten och dialoger: det krävs bekräftelse att deltagandet gett resultat. Vid platsbesöket uttrycks att studenterna ibland upplever att lärosätet inte lyssnar på dem, vilket bedömargruppen anser motverkar viljan att delta, engagera sig och ta ansvar. I självvärderingen konstaterar lärosätet också att det finns brister i återkopplingen till studenterna av exempelvis utvärderingar. Det framgår heller inte i vilket sammanhang nya studenter introduceras till kvalitetsprocesserna. Bedömargruppen anser att för att skapa engagemang och vilja att delta i kvalitetsprocesserna hos studenterna, är studenternas förståelse för systematiken och återkoppling två centrala delar där lärosätet bör vidareutveckla sitt arbete.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet

systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av

kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet har kommit långt i sitt utvecklingsarbete med hur man på bästa sätt drar nytta av kvalitetssystemets resultat, inte minst utifrån det dialogbaserade arbetssättet och den kontinuerliga utvecklingen av kvalitetssystemet. Lärosätet bör dock med högre grad av systematik och transparens ta tillvara de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet, framför allt i lärosätets strategiska styrning.

I självvärderingen illustreras lärosätets verksamhetsplaneringscykel med ett årshjul som också visar hur information från kvalitetsuppföljningar systematiskt ska tas tillvara på lärosätesnivå och institutionsnivå. Lärosätet anger i självvärderingen att dess dialogbaserade styrning är grunden för att fånga upp både utvecklingsbehov och genomföra uppföljning av utvärderingar. Dialogerna korsar flera nivåer i organisationen och kopplar till årshjulet. Vid platsbesöken lyfter representanter för olika nivåer i organisationen fram kvalitetsdialogen som central. Vid återkopplingsdialogen ska institutionerna redovisa till högskoleledningen och fakultetsnämnden vilka prioriteringar och åtgärder som genomförts med anledning av genomförda utbildningsutvärderingar. Bedömargruppen anser att det är tydligt att lärosätets avsikt är att kvalitetsarbetet ska vara integrerat i högskolans ledning och styrning, och att förutsättningarna finns för att ta tillvara lärdomar och erfarenheter från kvalitetssystemet i verksamhets- och budgetplaneringen.

Den dialogbaserade metoden för att säkerställa kvalitet präglar lärosätet på samtliga nivåer, vilket framkommer i det sammanlagda bedömningsunderlaget. Det är dock inte alltid tydligt och transparent, varken för bedömargruppen eller lärosätesrepresentanterna, vad det precisa innehållet i dialogerna är eller ska vara, även om tematiken är bestämd på förhand. Detta är, enligt uppgifter vid platsbesöken, ett medvetet val från lärosätets sida, i syfte att få upp saker på agendan direkt från verksamheten som kanske inte skulle tas upp utifrån en dagordning som ledningen bestämt i förväg. I lärosätets dokumentation av kvalitetsdialogerna framgår det att det finns frågor som ställs från ledningen till verksamheten genomgående vid samtliga kvalitetsdialoger. Vid platsbesöken beskrivs dock kvalitetsdialogerna mer som tematiska och mycket bottom up-drivna snarare än dagordnings- och ledningsstyrda dialoger.

Bedömargruppen noterar också att dokumentationen från dialogerna varierar både i omfattning och kvalitet, vilket bekräftas av lärosätesrepresentanter vid platsbesöket. Dokumentationen från dialogen med Turismvetenskap, som bedömargruppen tagit del av, visar på en föredömlig presentation från ämnet, som i stor utsträckning fokuserar på just kvalitetsfrågor. Samma fokus är dock inte lika tydligt i de övriga exempel på dokumentation från motsvarande dialog från andra ämnen som bedömargruppen haft tillgång till. Bedömargruppens uppfattning är att detta pekar på betydelsen av en viss styrning av dialogernas innehåll så att ledningen kan få tillräcklig och relevant information för att kunna hantera långsiktiga utmaningar, snarare än generiska beskrivningar av verksamheten och riskera att bara fånga upp vad som är frågan för dagen.

Bedömargruppens uppfattning är att en konsekvens av hanteringen av dialogerna är att det inte blir tydligt vad som sker med det som tas upp vid en dialog, vad resultatet blir och återkopplingen tillbaka till verksamheten. Det kan vara tydligt för de medverkande, men blir icke-transparent för den som inte deltagit och kan därför svårligen bidra till ett bredare lärande inom organisationen. Bedömargruppen ifrågasätter därför hur samlat det strategiska kvalitetsarbetet kan bli och på vilken nivå styrningen sker, om ledningen har begränsat inflytande över vilka frågor som diskuteras när det kommer till kvalitet och kvalitetssäkring. Detta arbetssätt skapar också en risk att begränsa systematiken, i betydelsen att uppföljning inte kommer att ske på liknande sätt trots att ramen ser ut att vara densamma, vilket blir tydligt i dokumentationen från kvalitetsdialogerna. Det innebär i sin tur att ledningsnivåernas möjlighet att säkerställa kvaliteten i verksamheten kan variera, på grund av stor spridning i det underlag utifrån vilket man drar sina slutsatser. Det är helt enkelt inte givet att man vid en dialog har diskuterat det som ledningen behöver känna till. Bedömargruppen anser även att det är problematiskt att transparens, spårbarhet och kollegial insyn begränsas, genom att det exempelvis inte går att i förväg lämna synpunkter på frågor som ska tas upp vid en dialog om man inte känner till vad som står på agendan.

Bedömargruppen menar därmed att det gedigna dialogsystemet kan betraktas både som en styrka och en svaghet. Bedömargruppen anser därför att lärosätet bör se över strukturen för sina dialoger, för att öka transparens och tydlighet i vad de syftar till utifrån ett strategiskt kvalitetssäkringsperspektiv. Bedömargruppen anser att det skulle ge ledningen en bättre vägledning om vägval och prioriteringar för lärosätets långsiktiga utveckling.

Lärosätet uppger att fakultetsnämndens utvärderingscykel inte är färdigutvecklad, och den omfattar inte heller huvudområden på grundnivå eller s.k. enstaka kurser, vilket bedömargruppen betraktar som en brist. Lärosätet uppger att de inför nästa period av intern uppföljning och granskning ska se över arbetssättet, så att det till innehåll och omfattning blir mer systematiskt, bland annat genom att utvärdera hela miljöer snarare än specifika utbildningsprogram. Bedömargruppen ser positivt på att lärosätet dragit viktiga processuella lärdomar av de utbildningsutvärderingar som genomförts och utifrån dem förbättrar sitt kvalitetssäkringsarbete.

När det gäller data, så anger lärosätet att man samlar in den på flera olika sätt. I självvärderingen påtalas att kvantitativa data, material kopplat till rekrytering och material kopplat till externa och interna utvärderingar, självvärderingar, studenternas kursvärderingar samt lärarkollegiernas kursutvärderingar hanteras specifikt inom kvalitetssystemet. Det är dock inte tydligt för bedömargruppen hur data sammanställs och analyseras för att tas till vara i den strategiska styrningen, och det framgår vid platsbesöken att detta arbete inte präglas av systematik, eftersom de olika delarna av organisationen verkar ha kommit olika långt och bedriver sitt kvalitetsarbete på distinkt olika sätt. Det gäller inte minst processer för att systematiskt ta till vara utbildningsdata och relaterade analyser i kvalitetsarbetet. Bedömargruppen rekommenderar lärosätet att se över hur stödfunktionerna bättre kan stötta kärnverksamheten i att enkelt kunna plocka fram, systematisera och ha tillgång till den stora mängd information som samlas in av lärosätet, exempelvis om genomströmning, i form av kursvärderingar, etcetera.

Det finns exempel på interna uppföljningar som gett resultat, till exempel tillskapandet av en paraplyorganisation för samordning och uppföljning av masterprogram. Vid intervjuerna liksom i självvärderingen lyfts arbetet med förskollärarutbildningen fram som ett gott exempel på hur resultat från en utvärdering lett till faktiska åtgärder. Satsningarna har varit omfattande och har också gett resultat. Bedömargruppen vill dock betona att just detta exempel är en följd av extern uppföljning, där konsekvensen för lärosätet varit betydande och beslutet inte i lärosätets händer. Bedömargruppen anser att det är av största vikt att lärosätet försäkrar sig om att de strukturer och processer som krävs finns på plats, för att på egen hand identifiera brister och fatta de ibland svåra beslut som följer, oavsett var på skalan mellan avveckling och nysatsning man befinner sig. Detta synsätt verifieras också av högskoleledningen vid platsbesöken.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och

kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom

organisationen.

Inte uppfylld

Bedömargruppen anser att lärosätet inte säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter eller får en tillräcklig spridning inom organisationen. Bedömargruppen ser särskilt allvarligt på bristen på transparens kring dialoger och interna utbildningsutvärderingar, återkopplingen till studenter samt kommunikationen med externa samarbetspartner om utbildningskvalitet.

Lärosätet beskriver i den insända dokumentationen sin struktur för intern och extern publicering av information och resultat som genererats från kvalitetssystemet vilken huvudsakligen är webbaserad. Lärosätet betonar den enskilda medarbetarens och chefernas kommunikationsansvar. Cheferna ansvarar för att extern och intern kommunikation fungerar i den egna verksamheten, vilket sker genom institutionernas webbplats, e-post samt personal- och ledningsmöten. Det finns med andra ord flera informationskanaler där medarbetare och studenter kan ta del av information om och från kvalitetsarbetet.

Både en rik flora av dokument kommuniceras, och en mångfald av forum finns i linjeorganisationen för dialog och möten om kvalitetsfrågor. Av kommunikationspolicyn framgår dock inte hur det avgörs vilka mottagare som ska delges vilken information. Bedömargruppen anser att det förefaller ändamålsenligt för ett integrerat kvalitetsarbete att olika information sprids i olika kanaler, men konstaterar också att kommunikationen brister i systematik. Bedömargruppen menar att det inte heller är tydligt om det är lärosätets eller mottagarens behov som är i fokus för den kommunikation som sker.

I självvärderingen framgår att resultaten från kvalitetsdialogerna sammanställs av ämnes- och programmiljöerna och används i det fortsatta interna kvalitetsarbetet. Resultaten från återkopplingsdialogerna är tänkta att användas som underlag i verksamhetsdialogerna. Vid platsbesöken framgår att det i den innevarande utbildningsutvärderingscykeln för de interna utbildningsutvärderingar som ägs av fakultetsnämnden finns en överenskommelse om att dela resultatet av utvärderingarna endast med de direkt berörda, grundad i en omsorg om det granskade ämnet genom begränsad spridning av eventuella negativa resultat. Bedömargruppen menar dock att en kvalitetskultur måste kunna tillåta både goda exempel och identifiering av brister, för att den ska vara en drivkraft för utveckling. Bedömargruppens uppfattning är att lärosätet i och med sin hantering av utbildningsutvärderingarnas resultat brister i transparens och går miste om en möjlighet till kollegialt lärande. Lärosätet uttrycker vid platsbesöken att man kommit till samma slutsats, och bedömargruppen har uppfattat att man i nästa granskningsomgång kommer att förändra sina rutiner för kommunikation, vilket bedömargruppen anser är en helt nödvändig utveckling.

I självvärderingen beskrivs återkopplingen av resultaten av kursvärderingar till studenterna som otillräckliga. Detta har uppmärksammats i Universitetskanslersämbetets tillsyn 2020 och framförts till lärosätet av studentkåren. I studentinlagan framkommer också att det kan vara svårt att hitta relevant information samt att lärare hanterar studentwebben på olika sätt, vilket innebär att det tar tid att söka information. Bedömargruppen anser att det är viktigt att lärosätet snarast skapar bättre rutiner, så att information från kursvärderingar och kursutvärderingar, samt eventuella förändringar och åtgärder som ett resultat av dessa, kommuniceras till berörda studenter.

Det framgår också vid platsbesöken att personer som inte finns inom den egna organisationen har begränsad information om systemet och de resultat det genererar. Detta trots att de – i bedömargruppens mening – bör känna till vad som görs inom lärosätet, för att kunna agera utifrån sina roller som exempelvis mottagare av studenter i verksamhetsförlagd utbildning. Bedömargruppen anser därför att lärosätet bör se över och åtgärda sin kommunikation om kvalitetssystemet och dess resultat även till externa intressenter.