Styrning och organisation

Sammanvägd bedömning av bedömningsområdet

Inte tillfredsställande

Inom lärosätet finns ett stort engagemang i kvalitetsarbetet och den decentraliserade beslutsstrukturen säkerställer att många är involverade i detta arbete. Bedömargruppen upplever att det finns delaktighet, förståelse för den egna rollen och en stark kultur knuten till kvalitetsarbetet. Det externa samarbetet om inom Treklövern (ett gemensamt system för att granska utbildningskvaliteten tillsammans med Karlstads universitet och Linnéuniversitetet) fungerar överlag bra och säkerställer ett systematiskt och externt perspektiv på kvalitetsarbetet, enligt bedömargruppen. Lärosätet har integrerat kvalitetsarbetet i verksamhetsdialogerna, som är återkommande möten mellan de enskilda leden i organisationen, vilket är en god ambition eftersom det har potentialen att säkerställa en helhetssyn på kvalitetsarbetet.

Sammantaget är det ändå bedömargruppens uppfattning att bedömningsområdet inte är uppfyllt. Det är för lite fokus på det systematiska kvalitetsarbetet i verksamhetsdialogerna, lärosätets kvalitetssystem är svårt att avgränsa och bedömargruppen upplever inte att cykeln för "Planera-Gör-Studera-Lär" genomförs systematiskt med en systematisk prioritering och uppföljning av resultatet av kvalitetsarbetet. Dessutom anser bedömargruppen att det utbildningsnära och löpande kvalitetsarbetet som sker mellan Treklövergranskningarna inte tillräckligt säkerställer att problem identifieras och systematiskt tas om hand i organisationen, om det behövs. Det finns också för många obesatta platser för studentrepresentanter i lärosätets olika organ, och lärosätets arbete med att säkerställa studentrepresentationen bör intensifieras. Programråd och ämneskollegier har löpande formellt och informellt fokus på kvaliteten i utbildningarna, men bedömargruppen upplever att kvalitetsarbetet inte genomförs tillräckligt systematiskt.

Styrkor:

• Lärosätet har genom Treklövern en god utgångspunkt för kvalitetsarbetet med utbildningarna.

• Lärosätet har en pågående och integrerad dialog om utbildningskvalitet på många nivåer i organisationen.
• Det finns ett stort engagemang bland de många funktioner med ett decentraliserat ansvar för utbildningskvaliteten samt hos den undervisande personalen.

Utvecklingsområden:

• Lärosätet bör arbeta vidare med en tydligare process för kvalitetssystemet som ger en bättre överblick.
• Lärosätet bör fästa större vikt vid det kontinuerliga kvalitetssäkringsarbetet som pågår mellan de återkommande utbildningsvärderingarna.
• Lärosätet bör säkerställa att kvalitetsarbetet får tillräcklig tyngd i verksamhetsdialogerna.
• Lärosätet bör tydliggöra uppföljningen och kopplingen till de övergripande målen och strategierna. Lärosätet bör ha ambitionen att i kvalitetsarbetet använda PDSA-cykeln mer ändamålsenligt.
• Lärosätet bör säkerställa studentrepresentationen samt intensifiera arbetet med att skapa engagerande kursvärderingar.
• Lärosätet bör tydliggöra styrelsens och rektorns roll i kvalitetsarbetet.

1.1 Lärosätets kvalitetssystem är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna och det relaterar till övergripande mål och strategier som lärosätet fastställt för sin utbildningsverksamhet.

Inte uppfylld

Lärosätet har på flera nivåer i organisationen en kontinuerlig och i många fall lokalt förankrad praxis för kvalitetssäkring samt processer på både kurs- och programnivå (kursvärderingar och behandlingen av dem samt Treklövern). Dessutom ska utbildningskvalitet och kvalitetssäkring ingå i de kontinuerliga verksamhetsdialogerna. I självvärderingen anges flera strategiska mål med indikatorer som bland annat används i lokala utvecklingsprojekt. Trots kvalitetskulturen och praxisen för kvalitetssäkring, anser bedömargruppen inte att kvalitetssystemet är uppbyggt för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna. De sex delarna i kvalitetssystemet omfattar så många mindre delar och processer att bedömargruppen inte har kunnat följa den process enligt PDSA-cykeln (plan-do-study-act), som binder samman de sex delarna i kvalitetssystemet. Bedömargruppen anser dessutom att det är svårt att få överblick över vad som ryms innanför respektive utanför systemet. Bedömningsgrunden anses därmed inte uppfylld.

Lärosätets vision lyder enligt självvärderingen: "Mittuniversitetet är ett globalt universitet med regionalt engagemang där vi forskar och utbildar för hela livet". Lärosätet har enligt självvärderingen identifierat fyra områden som de vill förstärka och uppnå: hållbar utveckling, relevans, kvalitet och attraktivitet. Bedömargruppen har inte uppfattat att det finns en ändamålsenlig praxis där de strategiska målen systematiskt ingår i kvalitetssäkringsarbetet.

I självvärderingen beskriver lärosätet att de har ett cykliskt kvalitetssystem för utbildning som är uppbyggt utifrån principen "planera-gör-studera-lär" (PDSA-cykeln), och som inkluderar sex sammanlänkande delar, som beskriver hela kedjan i kvalitetssystemet:

• Den första delen – utgångspunkt för kvalitetsarbetet - innehåller styrdokument samt olika utbildningsnära förutsättningar, som lärarkompetens och infrastruktur.
• Den andra delen – kontinuerligt kvalitetsarbete – innefattar det löpande kvalitetsarbetet som sker i den dagliga verksamheten. I självvärderingen listar lärosätet en lång rad områden i det kontinuerliga kvalitetsarbetet, och kallar dem samtidigt "exempel".
• Den tredje delen – kvalitetsuppföljning – består av olika uppföljningsmetoder och aktiviteter, som indikatorer, kursvärderingar och medarbetarundersökningar. Även här beskriver lärosätet aktiviteterna som exempel på kvalitetsuppföljning.
• Den fjärde delen – kvalitetsutvärdering – består av mer omfattande genomlysningar av verksamheten, både egeninitierade och externa sådana.
• Den femte – rutiner för kommunikation och dialog – innefattar kommunikation av planerade eller genomförda åtgärder till följd av den tredje eller fjärde delen.
• Den sjätte delen – rutiner för utveckling och förnyelse –syftar till att ta hand om resultat från uppföljningar, utvärderingar och annat kvalitetsarbete. Lärosätet beskriver i självvärderingen hur den delen innefattar resurstillsättning för åtgärder samt att lärosätet för in uppdrag i verksamhetsplanen och aktivitetsplanerna på fakultets- och förvaltningsnivå. Sista delen i kvalitetssystemet ska också koppla in i den första delen på nytt, så att förutsättningarna kan uppdateras vid behov.

Bedömargruppen anser att både beskrivningen i självvärderingen och lärosätets praxis så som det framställdes under platsbesöken visar att det är svårt att avgränsa kvalitetssystemet samt säkerställa att kvalitetsarbetet går hela cykeln runt genom uppföljningen. De sex delarna i kvalitetssystemet omfattar så många mindre delar och processer att bedömargruppen varken i dokumentation eller vid platsbesöken har kunnat följa processen för PDSA-cykeln, som binder samman de sex delarna i kvalitetssystemet.

De utbildningar som inte utvärderas av UKÄ utvärderas enligt självvärderingen i en sexårscykel genom Treklövern. Treklövern är sedan 2018 ett samarbete med Karlstads universitet och Linnéuniversitetet och utvärderingen utgår från European Standards and Guidelines (ESG), högskolelagen, högskoleförordningen och SUHF:s kriterier. Forskarutbildningar som inte utvärderas i UKÄ:s sexårscykel utvärderas enligt självvärderingen inom lärosätets egeninitierade Assessment of Research and Co-production (ARC). De använda bedömningskriterierna i ARC kommer från högskolelagen och högskoleförordningen samt UKÄ:s Vägledning för utbildningsutvärdering på forskarnivå samt de bedömningskriterier för forskning som antogs 2019. De två egeninitierade utvärderingssystemen bygger på 6-årscykler.

Bedömargruppen anser att Treklövern har en viktig roll för att säkerställa utbildningskvaliteten samt att Treklövern följer processen för "planera-gör-studera-lär". Bedömargruppen instämmer i att samarbetet i Treklövern ger både en systematik och ett viktigt externt perspektiv på kvalitetssäkringen. Mot bakgrund av det långa tidsspannet mellan de periodiska granskningarna, är det viktigt att den kontinuerliga kvalitetssäkringen däremellan också är systematisk, enligt bedömargruppen. Det samlade systemet behöver bestå av båda delarna inte minst på grund av att lärosätet har kurser som inte ingår i Treklövern. Under platsbesöken hänvisade lärosätet till kursvärderingarna som mekanismer för att kvalitetssäkra kurser. Bedömargruppen anser dock att systemet framstår som svagt eftersom kursvärderingarna har så låg svarsfrekvens och inte i tillräcklig grad följs upp systematiskt och högre upp i organisationen.

Medan utfallet av de egeninitierade utvärderingarna med externa bedömare på ett systematiskt och transparent sätt bidrar till kvalitetsutveckling, kan bedömargruppen inte utifrån underlagen (till exempel minnesanteckningar från verksamhetsdialoger) och platsbesöken följa om resultatet från andra delar av systemet fångas upp i verksamhetsdialogerna. Det är också svårt att se hur de resultaten prioriteras i förhållande till varandra och hur de följs hela vägen genom processen för PDSA-cykeln. Platsbesöken har visat flera exempel på hur resultat på utbildningsnära nivå inte skickas vidare upp i organisationen samt att informella upplevelser av kvalitetsfrågor hamnar i fokus istället för resultaten från kursvärderingarna. Detta eftersom kursvärderingarna uppfattas som "tunna" trots att de beskrivs som kärnan i kvalitetssäkringen. Bedömargruppen har dessutom noterat att några brister i kvalitetssystemet som borde ha fångats upp i det kontinuerliga kvalitetsarbetet, först fångades upp i Treklöverutvärderingar. Eftersom utbildningsutvärderingar inom Treklövern sker sällan måste dessa kombineras med ändamålsenlig kontinuerlig kvalitetssäkring, enligt bedömargruppen. Exempelvis borde bristen på högskolepedagogiska kurser och personalsammansättningens "smala midja", som båda identifierades genom de återkommande utvärderingarna, Treklövern respektive ARC, fångats upp tidigare i det kontinuerliga kvalitetssäkringsarbetet.

Det framgår av självvärderingen att "för att säkerställa kvaliteten i utbildningarna är lärosätets kvalitetsarbete integrerat i verksamhetsstyrningen". Vidare framgår att lärosätet beskriver verksamhetsplaneringen som ett nav, där bland annat kvalitetssystemets resultat och lärosätets strategier konkretiseras och kopplas samman. Verksamhetsdialoger sker två gånger per år, där bland annat indikatorer relaterade till universitetets strategi aktivitetsplaner och utvärderingsresultat diskuteras.

Bedömargruppen konstaterar från platsbesöken att de decentraliserade forumen i organisationen, bland annat ämneskollegier och programråd, beskriver verksamhetsdialogerna som utgångspunkt för sitt kvalitetsarbete. Bedömargruppen förstår lärosätets ambition med en integrering, och håller med om att det också finns nackdelar med ett oberoende kvalitetssystem. Bedömargruppens uppfattning är emellertid att kvalitetsarbetet inte får tillräcklig plats och att verksamhetsstyrningen som den fungerar, inte leder till den systematik i uppföljningen som lärosätet önskar. Bedömargruppens uppfattning överensstämmer alltså med lärosätets, att en utveckling av verksamhetsdialogerna för att ytterligare fokusera på kvalitetsarbetet är ett utvecklingsområde. Samtidigt sätter bedömargruppen ett frågetecken för att verksamhetsdialogerna förmår inrymma hela kvalitetsprocessen.

Bedömargruppen har genom fördjupningsspåren tagit del av styrdokument och underlag från verksamhetsdialogerna. Bedömargruppen anser att lärosätets styrmodell är ett exempel på hur kvalitetssäkringen av utbildningarna är integrerad i lärosätets styrning. Dialogernas innehåll och underlag är omfattande och kvalitetsaspekter förekommer integrerat i andra punkter i dialogernas dagordning. Det visar förvisso på en hög grad av integration i den dagliga styrningen men bör samtidigt göra det svårt för lärosätet att få en överblick över dess kvalitetssäkring. Därmed blir det också svårt att åstadkomma ett transparent system som på bästa möjliga sätt säkerställer utbildningskvaliteten hela vägen genom de sex delarna av kvalitetssystemet, enligt bedömargruppen.

Dokumentet Rektorsdialog Rektor-Dekan HUV, som bedömargruppen tagit del av i fördjupningsspåret, är ett annat exempel på ett mycket omfattande dokument som visar att dialogen innefattar en lång rad aktiviteter och hur dessa har utvecklats. En rad initiativ med bäring på kvalitetssäkring beskrivs i dokumentet. Exempel är att kvalitetsförstärkning av kurser har inneburit fler lärarledda lektioner och lett till mer schemalagd tid, att distansutbildningen utvecklats för att öka kvalitet och genomströmning samt att medel för korta kurser har fördelats under 2020. Å ena sidan anser bedömargruppen att lärosätets dialoger innehåller en stor mängd skriftligt underlag, som också omfattar kvalitetsinitiativ inom utbildning. Å andra sidan är rapporteringen på en mycket övergripande nivå och kvalitetsaspekterna är utspridda i dokumentet, vilket gör det svårt att få överblick över kvalitetssäkringens status i dialogerna. Även i verksamhetsdialogerna mellan dekan och prefekter finns mycket skriftligt underlag och dagordningar med flertal punkter (underlag i fördjupningsspåret). Bedömargruppen ifrågasätter därför att utbildningarnas kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling får ändamålsenligt fokus i dialogerna. Bedömargruppen anser att kvalitetssäkringen i flera fall endast utgör en liten del av verksamhetsdialogerna, därmed är det svårt att förstå hur PDSA-cykeln säkerställs.

Ett dokument Delårsrapport 2020 i fördjupningsunderlaget har i första hand ett ekonomiskt perspektiv, men det nämns också några kvalitetsutvecklingsprojekt. Dessa beskrivs dock utan någon koppling till lärosätets kvalitetscykel, exempelvis utgångspunkten för projektet eller en efterföljande implementering. Det framgår dock av rapporten att lärosätet har satt igång en rad aktiviteter och i många fall omnämns också på vilka grunder de satts igång.

På decentraliserad nivå är dokumentet Kvalitetshöjande dialoger inom institutionen för elektronikkonstruktion och ämnet elektroteknik från fördjupningsunderlaget ett exempel på systematisk och återkopplande dialog om den konkreta utbildningskvaliteten. Däremot visar underlaget Verksamhetsdialog mellan prefekter i ämnet sociologi och genusvetenskap att dialogen primärt fokuserar på den ekonomiska uppföljningen. En punkt på dagordningen handlar om kvalitetssäkring, där det primära innehållet är att beskriva "aktiviteter som visar vad den höjda prislappen har gett".

Dokumentet Mittuniversitets Kvalitetsrapport är ett nytt initiativ från maj 2022 (bedömargruppen vet inte varför dokumentet togs fram eller vem som gjorde det). Här samlas och tydliggörs resultat från kvalitetssystemet på en universitetsövergripande nivå. Det framgår vem som är ansvarig, vad åtgärden är och vilken status som åtgärden har (röd, gul och grön). Bedömargruppen anser att det här nya initiativet ökar transparensen och ger en sammanhängande status för kvalitetssäkringsarbetet, vilket har varit svårt att hitta i andra dokument. De initiativ som beskrivs i dokumentet har som mål att säkerställa att lärosätet lever upp till lagstiftningen och följa upp tidigare externa utvärderingar eller de egeninitierade utvärderingarna Treklövern och ARC. Det är dock mindre klart hur initiativen hänger samman med lärosätets strategi och mål. Dokumentet ska ingå som "’ett inspel inför kommande verksamhetsplanering", vilket bedömargruppen inte anser vara en särskilt konkret process. Dessutom har ingen under platsbesöken hänvisat till dokumentet, vilket bedömargruppen ser som ett tecken på att initiativet ännu inte är en del av lärosätets kontinuerliga kvalitetsarbete.

Själva kvalitetssystemet följs enligt självvärderingen upp vart tredje år. Enligt styrdokumentet Kvalitetssystem för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå är det utbildningsrådet med stöd av universitetsledningens stab som ansvarar för att kartlägga genomförda aktiviteter och intervjua olika funktioner på lärosätet. Bedömargruppen har sett flera exempel på uppdaterade kvalitetssäkringsdokument, samt bedömer att kvalitetsrapporten som nämnts tidigare är ett exempel på att systemet uppdateras regelbundet. Samtidigt är det bedömargruppens uppfattning att lärosätet inte har en tydlig process för om och hur kärnverksamheten involveras i en uppdatering av kvalitetssystemet och exakt var ansvaret ligger. På platsbesöken frågade bedömargruppen om det utan att få några tydliga svar.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att kvalitetssystemet som det beskrivs i självvärderingen omfattar så många delar och processer att det inte går att följa systematiken vare sig i dokumentationen eller under platsbesöken. Verksamhetsdialogerna har överlag för lite fokus på kvalitetsfrågor, trots enstaka exempel på goda dialoger. Bedömargruppen anser därför att bedömningsgrunden inte är uppfylld.

1.2 Lärosätet har en kvalitetssäkringspolicy, eller motsvarande, som är offentlig och en del av den strategiska styrningen.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden är uppfylld. Kvalitetssäkringspolicyn är offentlig och tillgänglig på lärosätets webbplats. Bedömargruppen anser också att kvalitetssäkringspolicyn är en del av den strategiska styrningen på så vis att dialoger om utbildningskvalitet samt initiativ inom kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring principiellt ingår i verksamhetsdialogerna på många nivåer i organisationen. Fyra övergripande effektområden är i kvalitetssystemet utpekade som en länk mellan lärosätets löpande arbete och förverkligandet av strategin.

I styrdokumentet Kvalitetssystem för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå framgår lärosätets kvalitetspolicy. Enligt lärosätets självvärdering finns dokumentet publicerat på lärosätets webbplats. I policyn framgår att lärosätet ska ge utbildning av hög kvalitet och att utbildningen ska vara baserad på högkvalitativ forskning, framstående utbildningsmiljöer, välutvecklad samverkan samt god arbetsmiljö präglad av lika villkor. I policyn framgår också att "kvalitetsarbetet ska bidra till förverkligandet av universitetets vision och strategiska mål". Konkret görs detta genom indikatorer för effektområdena attraktivitet, relevans, kvalitet och hållbar utveckling, som följs upp varje år. Bedömargruppen anser att den beskrivningen är tydlig. På en principiell nivå ser bedömargruppen därmed en tydlig koppling till strategin. Platsbesöken visar att även den undervisande personalen förhåller sig till både strategin och kvalitetssäkringspolicyn, vilket bedömargruppen är positiv till.

Lärosätets kvalitetspolicy beskriver också i självvärderingen att lärosätets kvalitetsarbete ska vara integrerat i verksamheten och i verksamhetsstyrningen. Lärosätet preciserar att kopplingen till lärosätets verksamhetsstyrning sker genom att resultat från kvalitetssystemet diskuteras i verksamhetsdialogerna och därefter lyfts in i verksamhetsplaneringen. Bedömargruppen konstaterar emellertid (enligt 1.1 ovan) att frågor om kvalitetssäkring inte får tillräckligt med plats i verksamhetsdialogerna trots det integrerade formatet.

Bedömargruppen anser att både de skriftliga underlagen och platsbesöken ger en sammanhängande bild av en kvalitetspolicy som är tänkt att vara en del av den strategiska styrningen.

1.3 Lärosätet har en ändamålsenlig och tydligt definierad ansvarsfördelning för kvalitetsarbetet.

Uppfylld

Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden är uppfylld. Lärosätet har en tydlig ansvarsfördelning och en god beskrivning av den enskildes ansvar på lärosätet. I och med att lärosätet eftersträvar hög grad av decentraliserat engagemang anser bedömargruppen även att ansvarsfördelningen är ändamålsenlig.

I självvärderingen anger lärosätet att ansvarsfördelningen regleras bland annat genom arbetsordningen samt besluts- och delegationsordningarna, men också genom olika styrdokument för olika delar av kvalitetssystemet. I Kvalitetssystem för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå, där de mest centrala uppföljnings- och utvärderingsaktiviteterna beskrivs, anges vem som ansvarar för de olika aktiviteterna. Bedömargruppen menar att dokumenten ger en god överblick, men noterar att styrelsens och rektorns respektive roller inte framgår i relation till kvalitetsarbetet.

Lärosätet beskriver i självvärderingen sin decentraliserade organisation där kvalitetsarbetet i hög grad bedrivs på fakultetsnivå i kollegiala organ och beredningsgrupper. Bedömargruppen instämmer i att många funktioner har del i ansvaret för kvalitetsarbetet och att organen på fakultetsnivå har en viktig roll för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av lärosätets utbildningar.

På lärosätesövergripande nivå finns sedan 2018 två råd: ett utbildningsråd och ett forskningsråd. Enligt självvärderingen har de båda råden i uppdrag att arbeta med kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning samt vara rådgivande till rektor eller styrelse i strategiska frågor. Enligt Kvalitetssystem för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå ansvarar råden för några av de uppföljningar och granskningar som sker i kvalitetssystemet. Utbildningsrådet ansvarar till exempel för uppföljningen av själva kvalitetssystemets funktion och efterlevnad. Utbildningsrådet ansvarar också för studentenkäten som genomförs vartannat år, medan forskningsrådet ansvarar för enkäten till forskarstuderande. Forskningsrådet ansvarar också – tillsammans med råden för utbildning på forskarnivå – för kvalitetsutvärderingen av ämnen på forskarnivå som genomförs genom den externa utvärderingen Assessment of Research and Co-production (ARC) i en 6-årscykel.

Bedömargruppen anser att forsknings- och utbildningsrådet i överensstämmelse med ansvarsfördelningen, kontinuerligt tar upp viktiga övergripande områden till diskussion, och att detta sker med stor respekt för den decentraliserade beslutsordningen både mellan och inom fakulteterna. För uppdatering av kvalitetssystemet ansvarar utbildningsrådet, men lärosätet har ännu inte funnit en fast process för hur systemet ska utvecklas. Eftersom systemet är förhållandevis nytt, hänvisas först och främst till verksamhetscontrollern när det gäller förslag på uppdateringar. Bedömargruppen anser att utbildningsrådet tydligt och systematiskt bör ta ett ansvar för revideringar av kvalitetssystemet. Bedömargruppen uppfattar att utbildningsrådet är införstått med sitt tvärgående och lärosätesövergripande ansvar, men att arbetet med vissa kvalitetsfrågor – till exempel att utveckla kursvärderingarna – tar förhållandevis lång tid.

Enligt självvärderingen har fakultetsnämnderna ett övergripande ansvar för kvalitet och kvalitetsutveckling. Fakultetsnämnderna ska också besluta om långsiktiga strategier och aktivitetsplaner. På fakultetsnivå finns också råden för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, som är kollegiala organ och enligt självvärderingen ska utveckla och säkerställa kvalitet i utbildningen på grundnivå och avancerad nivå samt bereda frågor till fakultetsnämnderna. Råd för utbildning på forskarnivå har motsvarande roll för fakultetens forskarutbildning. Det finns också, enligt självvärderingen, ett samordningsråd för lärarutbildningen som enligt självvärderingen ska främja kvalitets- och utvecklingsfrågor för lärarutbildningen. Bedömargruppen anser att fakultetsnämnderna uppfyller kraven på sina roller och sitt ansvar.

På institutionsnivå finns programråd och ämneskollegium. Vid fakulteten för humanvetenskaper finns även forskarkollegium som ansvarar för kvalitet i forskarutbildningarna. Fakulteten för naturvetenskap, teknik och medier har planeringsområden som enligt självvärderingen har till uppgift att arbeta strategiskt och skapa kluster av forskargrupper. Bedömargruppen anser att ämneskollegierna och planeringsområdena uppfyller kraven på sina roller och sitt ansvar.

Bedömargruppen anser att ansvaret för kvalitetssäkringen finns hos många organ och funktioner i organisationen. Platsbesöken visar att alla är uppmärksamma på sitt eget ansvar, vet vem som har ansvaret på nästa nivå i systemet och hur de ska samarbeta med dem. På så sätt visade platsbesöken en klar ansvarsfördelning. Ett undantag är att styrelsen inte har en klar uppfattning om vilket konkret ansvar eller vilken roll man har i kvalitetssäkringsprocessen för utbildning. Rektorns roll verkar också mycket generellt beskriven. Bedömargruppen anser att även styrelsen och rektorn bör ha ett tydligt, men övergripande, ansvar för kvalitetsarbetet och att det ansvaret bör lyftas systematiskt.

Utifrån självvärderingen och annat underlag hade bedömningsgruppen initialt stora svårigheter att uppfatta om ansvarsfördelningen var tydlig, men det klargjordes vid platsbesöken. Ett lärosäte med en så decentraliserad struktur, två campus på olika orter, två fakulteter och många olika organisatoriska funktioner kräver också ett stort antal medarbetare med delansvar för kvalitetssäkringen. Det har därför varit svårt för bedömargruppen att få överblick över ansvarsfördelningen, som enligt bedömargruppen framstår som komplex. Det har också varit svårt att avgöra om ansvarsfördelningen är ändamålsenlig. Bedömargruppen anser att ansvarsfördelningen uttrycker lärosätets fokus på ett decentraliserat engagemang och decentraliserade beslutsprocesser. Bedömargruppen menar att ansvarsfördelningen ger stöd för det och därmed förefaller ändamålsenlig. När det gäller att säkerställa den överordnade strategiska riktningen och "best practice" eller erfarenhetsutbyte över fakultetsgränserna, förefaller emellertid ansvars- och rollfördelningen i några fall mindre tydlig på ledningsnivå (styrelsen, rektorn samt utbildnings- och forskningsråden).

1.4 Lärosätet har systematiska processer som uppmuntrar till delaktighet, engagemang och ansvar hos lärare, övrig personal samt studenter och doktorander

Uppfylld

Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden är uppfylld. All personal, särskilt lärarna, uppmuntras till delaktighet och är engagerade i kvalitetsarbetet. Bedömargruppen anser däremot att lärosätet mer aktivt behöver uppmuntra studenterna till delaktighet och engagemang.

I lärosätets självvärdering framgår att kollegiala principer är viktiga utgångspunkter för lärosätets organisation och styrning. Lärosätet ger i självvärderingen flera exempel på kollegiala organ på olika nivåer som enligt lärosätet ska samverka med linjeorganisationen och skapa delaktighet, engagemang och ansvar hos medarbetare. I självvärderingen nämns att endast hälften av platserna för studentrepresentation i olika organ var tillsatta 2021 och att kursvärderingarna anses som ett viktigt instrument för att uppmuntra studenternas engagemang och delaktighet.

Bedömargruppen upplevde vid platsbesöken att det finns ett stort engagemang och hög grad av delaktighet på många nivåer i organisationen. På alla nivåer i organisationen finns det forum, där utbildningskvalitet och kvalitetsarbete diskuteras regelbundet. Det gäller både de centrala organen utbildningsrådet och forskningsrådet samt de decentraliserade organen, som programråd, ämneskollegier och planeringsområden, men också mer informella kvalitetskonferenser och seminarier. Självvärderingen och platsbesöken visar att lärosätet arbetar för att säkerställa ett bättre studentdeltagande på olika nivåer, även för doktoranderna, men också att det är svårt att engagera studenterna (särskilt på programnivå). Bedömargruppen delar lärosätets uppfattning att det är problematiskt att så få platser för studentrepresentation är tillsatta, och att det är ett fortsatt utvecklingsområde för lärosätet att uppmuntra studenterna för delaktighet och engagemang för fler studentrepresentanter i lärosätets organ på olika nivåer. Platsbesöken visar att studenterna kan uppleva att miljön inte är tillräckligt inkluderande. Bedömargruppen menar därmed att studenternas engagemang och delaktighet är en utmaning för lärosätet, och att det utgör en påtaglig brist i kvalitetsarbetet.

Vid sidan av de kollegiala organen lyfter lärosätet fram verksamhetsdialogerna som viktiga processer för delaktighet, engagemang och ansvar. Verksamhetsdialogerna genomförs enligt självvärderingen på samtliga nivåer två gånger per år. Dialogerna ska vara utgångspunkter för den universitetsövergripande verksamhetsplanen vars innehåll i sin tur ska operationaliseras genom aktivitetsplaner på fakultets- och institutionsnivå. I självvärderingen konstaterar lärosätet att verksamhetsdialogerna kan behöva utvecklas för att fokusera mer på kvalitetsarbete. Bedömargruppen anser att det är ett minimikrav och angeläget att kvalitetsarbetet får en tydligare plats i verksamhetsdialogerna. Verksamhetsdialogerna innehåller många punkter på dagordningen under förhållandevis korta möten att det framstå som svårt att hinna diskutera kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling i tillräcklig omfattning, och därmed ge utrymme för engagemang och delaktighet i kvalitetsarbetet.

Självvärderingen visar att fakulteten för naturvetenskap, teknik och medier har instiftat en årlig kvalitetskonferens, där medarbetare och övriga intressenter kan delta. Bedömargruppen anser att liknande aktiviteter, som har huvudfokus på utbildningskvalitet och kvalitetssäkring, med fördel kan komplettera ett system som är så integrerat i den löpande styrningsprocessen.

Lärosätet lyfter också fram strategiska medel för utvecklingsprojekt, så kallade allmänna lärosätesprojektmedel (ALP), som ett verktyg för att uppmuntra till delaktighet, engagemang och ansvar för kvalitetsutveckling. Bedömargruppen menar att det är ett bra incitament för delaktighet, engagemang och ansvar, och konstaterar att lärosätet har satt igång en rad intressanta projekt med potential att utveckla utbildningskvaliteten. Bedömargruppen anser att det är ett bra initiativ att projekten presenteras på webbplatsen samt att de har lyfts på inspirationsdagar och chefsforum, men understryker samtidigt att lärosätet med fördel kan sprida erfarenheterna från projekten mer systematiskt så att flera institutioner kan dra nytta av dem. Således är det bedömargruppens uppfattning att ALP-medlen stimulerar till utveckling, men att det inte är helt tydligt att de är systematiskt kopplade till kvalitetssystemet och följer PDSA-cykeln, som enligt lärosätet binder samman kvalitetssystemets olika delar.

I självvärderingen framgår att lärosätet anser att kursvärderingarna är en viktig process för att uppmuntra studenterna till delaktighet och engagemang. Bedömargruppen instämmer i det, men konstaterar samtidigt att svarsfrekvensen många gånger är så låg och att det varit en återkommande utmaning för lärosätet att förbättra deltagande. Platsbesöken visar också att återkopplingen av kursvärderingarna till studenterna inte alltid fungerar. Lärosätet skriver i självvärderingen att lärosätet också har utmaningar med kursvärderingar för doktorandkurser och kurser med få deltagare (master in research), vilket bedömargruppen fick bekräftat vid platsbesöken.

En annan process som är viktig för studenternas deltagande är enligt självvärderingen tillsättningen av studentrepresentanter och doktorander i beredande och beslutande organ. I självvärderingen pekar dock lärosätet ut just tillsättningen av representanter som ett utvecklingsområde. Lärosätets årliga uppföljningar av studentrepresentationen pekar på att det, i synnerhet på institutionsnivå, är svårt att rekrytera intresserade studenter som representanter. Lärosätet menar att de försöker hantera problemet genom dialoger med studentkåren. Platsbesöken och studentinlagan visar att lärosätet på flera nivåer i organisationen har fokus på att säkerställa studentinflytande, men att dess insatser inte når alla studenter. Bedömargruppen konstaterar att studentkåren upplever att det finns ett konstruktivt samarbete med ledningen om att säkerställa studentinflytandet och att man har en god dialog om de utmaningar som kvarstår. När det gäller doktorandernas inflytande så är det bedömargruppens uppfattning att doktoranderna känner sig inkluderade. Däremot anser bedömargruppen utifrån platsbesöken att doktoranderna bör vara bättre representerade i de kollegiala organen samt även ett eget doktorandråd, så att deras engagemang inte enbart fokuserar på den egna utbildningen.

Sammantaget konstaterar bedömargruppen att det finns både engagemang och delaktighet på lärosätet. Lärosätet är uppmärksam på väsentliga utvecklingsområden, som vidareutveckling av verksamhetsdialoger, bättre spridning av ALP-resultat, kursvärderingar från kurser med få deltagare och fortsatt fokus på studentrepresentation. Bedömargruppen instämmer i att dessa områden bör stärkas.

1.5 Lärosätet säkerställer att de resultat och slutsatser som genereras av kvalitetssystemet systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen, kvalitetsarbetet och i utvecklingen av kvalitetssystemet.

Inte uppfylld

Bedömargruppen anser inte att bedömningsgrunden är uppfylld. Lärosätets kvalitetsarbete mellan och vid sidan av Treklöverutvärdering av utbildningar sker inte tillräckligt systematiskt och ingår inte i den strategiska styrningen.

Lärosätets kvalitetssystem består enligt självvärderingen av sex delar. I den sjätte och sista delen, som består av rutiner för utveckling och förnyelse, ska resultat som genereras i kvalitetssystemet tas om hand. Lärosätet beskriver i sin självvärdering hur två olika rutiner ryms inom den sjätte delen. Beroende på omfattningen av eventuella åtgärder och behovet av resurser ska åtgärderna antingen inkorporeras i verksamhetsplaneringen eller genomföras i den ordinarie verksamheten. I självvärderingen beskriver lärosätet också att kvalitetssystemet är integrerat i verksamhetsstyrningen. Lärosätet betonar särskilt verksamhetsdialogernas roll när det kommer till att säkerställa att resultat tas om hand. Vid verksamhetsdialogerna ska resultatet från uppföljningar och eventuella utvärderingar diskuteras och dialogen ligger sedan till grund för lärosätets verksamhetsplanering. Verksamhetsplaneringen är därefter grunden för aktivitetsplaner och ämnesstrategier. Lärosätesövergripande frågor från dialogerna går vidare till utbildningsrådet eller forskningsrådet.

Bedömargruppen uppfattar att det för utvärderingar genom Treklövern, ARC och UKÄ:s utbildningsutvärderingar, sker en systematisk uppföljning som stämmer överens med beskrivningen som är sammanfattad ovan. Det är således Treklöverrapportens väg genom lärosätet som använts i självvärderingen för att visa lärosätets uppföljningsprocess. Under platsbesöken hänvisade lärosätet övervägande till Treklövern, UKÄ:s utvärderingar och ARC när bedömargruppen ställde frågor om kvalitetssystemet och uppföljningsprocessen. Genom Treklövern utvärderas olika utbildningskluster vart sjätte år. Bedömargruppen vill betona att det utöver Treklövern är nödvändigt med ett kraftfullt och systematiskt system, som kontinuerligt tillhandahåller resultat och slutsatser som i sin tur mer systematiskt tas tillvara i den strategiska styrningen.

Bedömargruppen har inte sett belägg för att lärosätet gör systematiska sammanställningar av resultat från kvalitetsarbetet som kan användas som utgångspunkt för prioriterade åtgärder utifrån resultaten, vilket PDSA-cykeln föreskriver och som är lärosätets ambition. Den höga graden av decentralisering samt integreringen av kvalitetsarbetet i verksamhetsstyrningen och verksamhetsdialogerna gör att bedömargruppen anser systematiken som otydlig. Lärosätets systematik i det kontinuerliga kvalitetssäkringsarbetet, förefaller för bedömargruppen i första hand baseras på genomförande av verksamhetsdialoger, utifrån vad flera hänvisade till vid platsbesöken. Det finns alltså en systematik på så vis att verksamhetsdialogerna genomförs och att ämnet "kvalitet" är en del av dagordningen. Bedömargruppens granskning av underlag från fördjupningsspåret Verksamhetsdialogerna är emellertid att bedömargruppen saknar en ändamålsenlig systematik i insamling och analys av resultaten från kvalitetssystemet, som systematiskt diskuteras i dialogerna och tas vidare för att länka till den strategiska styrningen. Av de inskickade underlagen från verksamhetsdialogerna framgår att mötena är systematiskt genomförda och det finns också exempel i underlagen på punkter i dagordningen som berör kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Bedömargruppen menar dock att en omfattande dagordning under förhållandevis korta möten och utifrån underlagen i fördjupningsspåret samt att kvalitetssäkring inte utgör en egen punkt på dagordningen, inte är överensstämmer med ett säkerställande av att resultat och slutsatser systematiskt tas till vara i den strategiska styrningen.

Vid platsbesöken gavs exempel på kvalitetssäkringsfrågor som hanteras decentraliserat, till exempel i ämneskollegierna. I de utbildningsnära råden tar man ett stort ansvar och under platsbesöken menade man att "nästan allt handlar om kvalitet här". Trots ett stort fokus på kvalitet, är det emellertid en brist att resultaten inte tas vidare till nästa nivå på ett systematiskt sätt. Platsbesöken gav exempel på att kursrapporter inte tas upp systematiskt. Bedömargruppen uppfattade att man exempelvis i de utbildningsnära programråden, diskuterar konkreta frågor som "man vet är ett problem" utan att underlag används på ett systematiskt sätt. Platsbesöken visade också att man inte använder kursvärderingar som underlag, eftersom man anser att de är för tunna. Ett bristande fokus på kvalitetsfrågor i verksamhetsdialogerna, kopplat till en icke-systematisk och decentraliserad hantering av kvalitetsfrågor övertygar inte bedömargruppen av ett lärosäte med en ändamålsenlig systematisk uppföljning.

I självvärderingen menar lärosätet att resultat och slutsatser från kvalitetssystemet har använts för att utveckla just kvalitetssystemet, och ger exempel på olika justeringar som gjorts av bland annat indikatorer och granskningar. Vad gäller lärosätets användning av resultat för att utveckla kvalitetssystemet ytterligare, anser bedömargruppen att lärosätet ännu inte har tillräckligt med organisatorisk praxis. Det formella ansvaret har utbildningsrådet, men andra i organisationen ger inte uttryck för att vara involverade i ett systematiskt arbete med insamling av erfarenheter och vidareutveckling. Bedömargruppen menar att det beror på att systemet är förhållandevis nytt men att en praxis för detta längre fram kan utvecklas och implementeras i kvalitetssystemet.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att det kontinuerliga kvalitetsarbete som sker mellan de egeninitierade utvärderingarna som Treklövern och ARC, inte på ett tillräckligt och ändamålsenligt systematiskt sätt tas till vara i den strategiska styrningen. Bedömningsgrunden är därmed inte uppfylld.

1.6 Lärosätet säkerställer att den information som genereras av kvalitetssystemet publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt med relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen

Uppfylld

Bedömargruppen anser att bedömningsgrunden är uppfylld. Lärosätets webbsidor för kvalitet är en styrka, där informationen som genererats inom kvalitetssystemet, särskilt från de återkommande egeninitierade utbildningsutvärderingarna som där kommuniceras ändamålsenligt till relevanta intressenter. Bedömargruppen anser emellertid att det brister i återkopplingen till studenterna av resultat från den kontinuerliga uppföljningen av utbildningen.

Enligt självvärderingen finns det styrdokument, policyer och flera kommunikationsplaner som definierar vem som ansvarar för kommunikationen samt till vilka intressenter och hur kommunikationen ska ske. Rutiner för kommunikation och dialog utgör den femte delen i PDSA-cykeln som ska prägla lärosätets kvalitetssäkring. Kvalitetssystem för utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå preciserar vilka intressenterna är för de viktigaste uppföljnings- och utvärderingsaktiviteterna samt hur dialog och kommunikation om åtgärder ska genomföras. I Kommunikationsplan för Mittuniversitetets kvalitetssystem har lärosätet övergripande preciserat vilka intressenterna är för kvalitetsarbetet och gjort en intressentanalys av dem. Dessutom finns det särskilda kommunikationsplaner för de egeninitierade utvärderingarna Treklövern och Assessment of Research and Co-production (ARC).

Bedömargruppen anser att det är lätt att hitta information om kvalitetssystemet, Treklövern och ARC och att lärosätet kommunicerar resultaten på ett förtjänstfullt sätt, bland annat genom webbsidorna för kvalitet.

Vad gäller kursvärderingar och kursanalyser visar såväl platsbesöken som studentinlagan att lärosätet inte alltid återkopplar resultatet av kursvärderingarna på ett ändamålsenligt sätt. Utifrån det samlade underlag som bedömargruppen har tagit del av anser bedömargruppen att det för lärosätet ett fortsatt utvecklingsområde att på ett likvärdigt vis över hela lärosätet kommunicera hur tidigare kursvärderingar har använts i kvalitetsutvecklingen av kurserna. Såväl kommunikation som dialog med studenterna är viktiga vägar att delge studenterna resultaten som erhålls genom det kontinuerliga kvalitetsarbetet.

Sammanfattningsvis anser bedömargruppen att den information som genereras från kursvärderingar och kursanalyser inte publiceras och kommuniceras på ett ändamålsenligt sätt till lärosätets studenter (detta tas under andra bedömningsgrunder i yttrandet). Trots denna brist anser bedömargruppen att bedömningsgrunden är uppfylld mot bakgrund av att resultat som genereras av lärosätets kvalitetssystem publiceras och kommuniceras på lärosätets webbsidor för kvalitet, och därmed finns tillgängliga för relevanta intressenter och får en spridning inom organisationen.